Googleサイトで情報共有をしていく話
こんにちは、沖縄県は浦添市にある座波商会の広報担当です。
弊社はGoogle Workspace を契約しているのですが改めてサービスページなどを見て機能を眺めてみると、こんなこともできたのか！あんなこともできるようになってる！と発見があって楽しくなります。
今回はGoogleサイトを活用して社内の情報をためていく仕組みを作っていった過程や、どのように使っているのかなど、この半年間の取り組みをご紹介したいと思います。
Google Workspace を契約している企業さんであれば、特にプラスで費用がかかるものでもないのでおすすめです。
取り組み前の状態
座波商会は2019年と2020年とでメンバーが一気に増えてきており、特に入社時に説明していく資料やツールの設定など『あの情報どこだっけ？』『これってどうなっていますか？』みたいな話が頻繁に起こりました。
各グループの情報や学びなんかも、ちゃんとしたルールが定まっていたわけではないので、Googleドライブ上に溜まっている場合もあるが、情報がアップデートされていなかったり運用面の課題もありました。
もう少し具体的に説明しますと、以下のようなどこかで聞いたことあるような状態でした。ファイルの置き場所が複数あってよく分からなかったり、Slackで過去の情報を探していくと見つかるけど、それがどこかにまとまっていることがない状態です。会社全体でも言えることですし、各グループも同じような状態でした。
Googleドライブ
・ドキュメント類は基本Googleドライブにある
・Googleドライブの構造も継ぎ足し継ぎ足しでファイルが探しにくい
・マニュアルなど、入必要なファイルも散らばっている
・PCやツールの設定方法などもドキュメントがあったり個人でまとめてたり
社内サーバー
・写真や制作ファイルなどの容量が大きいデータ
・Googleドライブを導入する前のデータ
・昔の名残でGoogleドライブに移行しきれていないものも
Slack
・その時の気付きや情報をSlackに投稿するものの情報が流れていく
・情報をストックしていくには使いづらい
人数が増えて情報量も増えてきたので、社内メンバーからも「社内情報を整理したい」とか「属人化されている業務を見える化しておきたい」などの声が徐々に大きくなってきたタイミングでもありました。
また、各メンバーの持っている知識や経験を共有できる場所に積み上げていき、組織の学びとしていくことも期待して、取り組みを開始し始めたのです。
組織にフィットするか検証
じゃあ、どんなツールを使って情報を取りまとめていこうか？という話になります。最近もどんどん導入している企業も多く事例もたくさん出始めているnotionやesa、Scrapboxなど様々なツールもあり夢は広がります。
大体の情報共有ツールは1ユーザーあたりいくら、という料金設定です。情報共有ツールですので全員が使えるようになっている必要もありますし、導入するからにはちゃんと活用して欲しい、というのもあります。
ツールを導入しても全く使われないなんて話もありますし、まずは座波商会のメンバーがツールを『使って書き残すことができるか』『書き残す習慣があるのか』など見極めていく必要があります。
一度冷静になり無料で少しづつ検証をしていこう、という考えに立ち戻りました。そこで出てきたのが「Googleサイト」です。Googleサイトを詳しく説明はしませんが、Webサイトが簡単に作れてしまうツールになります。
参考
・Google サイトでできること
・リモートワークと遠隔学習のための Google サイトの活用方法
そこで、まずはサンプルを作ってみようとなり、新入社員がきたときに見てもらえるようなチュートリアル用のサイトを作成してみました。
上の画像の左側がトップページ（インデックス）で、右側がそれぞれ説明していく詳細なページになります。だいたい30ページ弱くらいのサイトですが以下のような手順で進めていきました。
1. 目次を作る
どんな内容が必要なのか、とにかく思いつくままにざっと書き出してみる。書き出したあとにカテゴリーごとに分類する。
2. 空のページを量産する
今回は30ページ弱のボリュームだが、まずは情報を入れる前にページだけ作ってしまう。自分が分かる部分はざっと情報を埋めておく。
3. ページごとにメンバーをアサイン
社内の情報をすべて把握しているわけではないので自分がわからないところに関しては、空のページに箇条書きとか整えなくてもいいから情報を入れてみて欲しいです、と依頼する。
4. ページを整える
情報が入ってさえすれば、あとは他のページと合わせて体裁を整えれば完成です。
ここで注意することは、メンバーにも手伝ってもらいますが書くことに抵抗を感じさせないように依頼をすることでしょうか。このときは体裁とかは気にしないで情報だけ提供して欲しいけど、社内の誰でも編集できるのでGoogleサイト上に書いてねって依頼をしています。
そして出来上がったチュートリアルサイトを全社に共有したところ、みんなからの反応はすごくいい感じで「○○とかも入れてはどうか？」などのフィードバックが出てきたり、修正点があったら勝手に直してくれたりなど、なかなかイケそうな感触がありました。うれしいですね。
小さいグループから始める
チュートリアルサイトでは社内の評判も良かったので次のステップです。今度はそれをグループに持ち込んだときに機能するかどうかを試してみました。
ちょうどわたしが所属している事業開発部もメンバーが増え、定例MTGがスタートしたりとチームとして動いていくタイミングでもあったので「ナレッジサイト」という名前をつけて事業開発部のナレッジサイトを立ち上げてみました。
ここでの使われ方としては以下のようになります。
ミーティング議事録
ミーティング用のページを作り、各自がミーティング前に共有事項を書き込んでおく。ミーティング中に何かあれば誰かしらが追記していく。ミーティング後はこのページがそのまま議事録になる。
プロジェクトごとの情報集約
各プロジェクト（事業や広報、採用など）の新たに気づいたことや解決したこと、取り組んできたことをどんどん記入していく。
業務で使用するデータや資料などはGoogleドライブや他のツールに散らばっている場合もあるので、Googleサイトのナレッジサイト側ではどの資料がどこにあるのか？がすぐに分かるように記載していくようなイメージです。
実際の画面ですが、こんな感じでテキストベースでページが出来上がっていきます。
1つのチームから始めたナレッジサイトも、利用開始までの障壁の低さ、Googleサイトの使い方の簡単さ、リアルタイムに編集の良さなどメンバーの評判も上々で、このやり方が定着するのにさほど時間はかかりませんでした。
とにかく導入する障壁は取り除く
1ヶ月くらい利用をしていく中で、部門を横断する会議などでもこれに書き込んだものを見せたりしていると、他のメンバーたちも興味を持ってくれるようになってきました。
そして、ついにこのナレッジサイトを全社に導入していこうとなったのです。ただいきなり別部門にも同じようにやってくださいね、というわけにはいきませんので、以下のようなことをコアメンバーでやっていきました。
1. サイトのテンプレートづくり
サイトの枠組みと目次を、どんな情報をまとめたら良いかのサンプルを作る。
2. 目次は一緒に作る
テンプレートを作った上で、各部門で必要な情報やためていくべきノウハウは何なのかを一緒に考え、まずは目次だけを完成させる。目次ができれば後は詳細を入力してもらうだけ。
3. はじめは伴走して入力を手伝う
まずは書いてもらう経験をつけていくことで、書くことになれてもらう。多少のデザインやルールについては気にしない。これは後で整えてあげる。
4. 書いてもらったらお礼を言う
とにかくお礼を言って、ナレッジサイトに踏み込んでもらった事に感謝！
そんな感じで全社導入にしていき、いまではチュートリアルサイト＋全社横断のサイト＋各部門ごとのサイトの計6つのサイトを立ち上げることができ、日々情報が更新されていっています。
全社横断のサイトの方には個人ページも用意されており、簡単に個人が自由に書き込めるエリアも用意しています。ここで記入された内容がきっかけで社内コミュニケーションが生まれる場合もあります。
これからの取り組み
全社に導入したとは言え、まだまだ習慣化にはいたっていません。運用がスタートして間もない状態ですが、これからも以下のことに取り組みつつ、社内のナレッジが整理されている状態を目指しています。
1. 常にナレッジ化できそうな情報を探す
Slackでの情報をチェックしながら、ナレッジサイトに登録できそうな情報があれば、こちらから呼びかけるなどの努力は必要。
2. 情報を整理＆アップデート
定期的にメンテナンスしていかないと、情報が古くなり意味のないものになってしまう。定期的に見直していくルールを策定し、実施も含め社内に浸透させていく必要がある。
いかがだったでしょうか？
まだまだ情報を書いて残していくことに関してはこれからの部分もありまあす。すぐ導入できるもので社内で、利用されるかを検証しながら導入範囲を広げていくのができた取り組みだったと思います。
これから社内の情報をまとめていくことを考えている方に参考になれば幸いです！
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