サークル/部活での不満を消す方法【組織運営】

こんにちは。あゆみと申します。このノートのテーマにそった役職で言うなら、大学公認の50人規模のサークルの副部長をしています。

このnoteにたどり着いた方は、組織や団体、何かしらの集団生活にお困りの方と思います。

「全然意見を聞いてもらえない」
「話し合いが長すぎる、全然進まん」
「メンバーがみんな仲良くない」

など、団体で活動する上で不満はたくさん出てきますよね。

何事も長く続かないこの性格のおかげで、これまでにおそらく他人よりも多くの「団体」に属してきました。地域コミュニティーに始まり、学校の生徒会に部活もかけもちし、大学ではサークル６つに、アルバイトもすでに6種類目、インターン先の企業様などなど…
数を見たからこそ、その運営方法について、どうしてうまくいかないのか、なぜけんかや不満が発生するのか、逆に指示がちゃんと通る組織の特徴はどのようなものかについて、気づけたことがあります。

また、団体におけるこの手の悩みに対する解決手法は「組織運営」というジャンルで体系的にまとめられています。
一般的には、会社において、人材を適材適所配置し、スムーズな運営を図るためのメソットのことを指すのですが（後で分かりやすく説明するのでわからなかったらふーん、と思っておいてください）部活動やサークル活動といった、集団活動一般にも生かせるのではないか？と思い、サークルなどでよく発生する問題の実例に一般的なメソット併せて書くことにしました。
せっかくなので、組織運営の大枠も理解できるように書いていますが、実際の問題の解決策だけ知りたい方は、目次から該当する項目に飛んでいただいても読むことができます。

1-1　そもそも組織運営とは

まず、言葉の定義を確認しましょう。組織運営は、組織マネジメントとも言い、組織マネジメントとは？「基礎フレームワークの”7S”や必要なスキルを解説」によると、「ヒト・モノ・お金・情報の4つを組織の目標に向かって配分すること」です。かみ砕くと、目標に向けての活動を、スムーズに、みんなが快適に行えるように、ヒト・モノ・お金・情報をどこにどれくらい使うか考えたり、管理したりすることです。今回は、利益目的ではない場合を考えていますので、主に、「人」や「情報」について書いています。
運動部で例えると、「大会での優勝を目指して練習する」というのが、目標のための活動であり、「そのための練習メニューはどうするのか、どんな道具を買うのか、作戦はどうするか考える」というのが組織運営に当たります。
組織運営に必要とされるのは以下の6つの力と言われています。

１目標設定力 - ぼんやりしたゴールを目標として設定する
２計画力 - ゴールから逆算し、プロセスに分割、スケジュール化する
３人材マネジメント力 - メンバーの強み弱みを把握し、配置したり指導する
４コミュニケーション能力 - メンバーの話を聞き、正しく理解する
５リスク回避力 - 変化に早く気づき、トラブル時のマニュアルを作成する
６評価力 - 頑張っている人を見つけ、正しく評価する

この6つを抑えておけば、組織運営については細かい調整を除けば、カバーできると思います。

も――っと簡単に、全体に共通する理論があります。
それは、
①密なコミュニケーションをもとに②シンプルなルールを作りそれに従う
ことです。２での実際の問題も、このフレームをもとにすると大体解決できます。この記事をせっかく読んでくださったのであれば、この2点だけでも覚えておいていただければ幸いです。

書くのは簡単ですが、実際実行するのはとても難しいことです。しかし、概念として知っておくだけでも、困ったときに検索できる（さらに深く知れる）ので知っていることが重要です。

1-2　リーダーシップとは違う？どう違う？

私も初めは、話し合いがうまくいかなかったり、メンバーの不満が出てくるのは、リーダーが実力がないからだと思っていました。でも、すごい社長（リーダー）の会社でも、社員の不満があったり、話し合いがうまくいかないというのはよくあることでした。
リーダーシップというのは、メンバーを目標達成のために導いていくスキルのことを指します。モチベーションを上げたり、目標を設定することがメインで、その道中で発生する問題については、気合で解決、みたいな方向にもっていきがちです。
メンバー全体をまとめ、チームを前に進めるのがリーダーシップ、メンバー個々のパフォーマンスが最大化するように調整するのが組織運営力と分けるといいでしょう。

2　実際の問題を解決しよう

2-1　決める・実行するのに時間がかかりすぎる

例えば、「最近、練習がだらけてきているのではないか」という話題で話し合っているのに、練習メニューがそもそもよくないとか、個人の用事が忙しいと発言したひとの用事を詳しく問い詰めるのに時間を使ってしまって喧嘩が起きるとか、なかなか練習の改善にたどり着けないといった場合です。
この問題の原因は、
①目標が共有されていない
②決定・実行の条件が不透明である
のどちらかです。
①の場合、この話し合いが何のために行われていて、「何を決めればゴールか」というのが共有されていないことによって無駄な寄り道が多くなってしまっていると考えられます。話し合いの途中でも、逐一、目標からずれがないか確認することが大切です。また、ゴールまでが遠い場合は、ゴールにたどり着くまでに何を決めればいいのかを細かく設定すると良いでしょう。
例の場合であれば、最終ゴールは「練習がだらける理由を突き止めて改善する」とし、だらけているところはどこか→なぜか→どうすれば改善するか、という細かいフローを設定することで改善されそうです。
実行にも時間がかかるときは②にあてはまります。②では、具体的には「誰が、いつ、どうすること」＝「決定・実行」という定義がされていない、もしくはここでバラバラだということです。
これも、先ほどの例に当てはめて話すなら、練習がだらけていたという問題に対して、部長が「練習さぼらないでね」と注意することで解決したとみなすのか、出席率が9割を超えたら解決したとみなすか、といったことがもやもやとしている状態です。
これを解決するためには、どのように意思決定をしたり、だれが指示を出し、結果を見るのか決め、最終的にはそれを習慣やルールになるまで定着させる必要があります。

2-2　団体が大きすぎて全体が何をしているのかよくわからない

この不満が起きる原因は団体内でのコミュニケーションの不足です。組織の形には大きく分けてトップダウン型とネットワーク型がありますが、どちらでも、末端にいる人には十分な情報がいき渡らないことがよくあります。本来であれば、一番いいのは、1回の共有で全体に情報が伝わる方法を構築することですが、サークルや部活の規模感であれば、何してるんですか？と先輩や運営メンバーに話しかけることで解決できそうです。最終的にはシステムとして全員に伝わるようにすることが、環境や人が入れ替わっても独裁を防ぎ、健全な環境を維持することに繋がります。

2-3　メンバーが増えない・減る

2-2のような理由が発端で「参加している感がない」「疎外感を感じる」といったことが原因で発生することもある問題です。メンバーが増えない理由としては、広報の問題や、他の団体との差別化ができていないことがあります。発信している情報は本当に受け取り手が欲している情報かどうか（目標）を再設定したり、参加を阻む原因となっている問題を見つけ、取り除くことで解決できます。

2-4　話し合いのたびに同じ問題が発生する

これも、2-1と同じ部分に原因があることが多いです。話し合いで決めること、実行の方法や決定から実行までをフローとして決めてしまうことで同じ問題に何度も当たることを避けられます。

2-5　みんなが好き勝手やってまとまらない

これは、組織のルールが全員に正しく認識されていないか、認識しているのに自分の意見を通したいためにわがままを言っている場合の2通りあります。前者の場合は、①ルールを決める②共有することが必要です。会社と異なって、このルールの決定を代表ができないことが部活やサークルの難しいところですが、本来、団体は目標に向かって運営されているはずですので、その目標を再確認するところから入れば比較的スムーズに決めれるのではないでしょうか。どうしてもいくつかの目標に分かれてしまう場合は、二つの団体に分けたり、分野を分けるといった柔軟な考え方をしてもいいと思います。後者の場合は、組織運営ではなく、個人に問題があるので、本題とは離れますが、個人的な経験では、無視するか、納得のいくまで話し合うことで解決できます。その際、わがままな人と同じレベルで個人的な意見を言うのではなく、団体としての方針やシステムを確認しつつ話しましょう。そうでなければ、あなたも好き勝手やる人の一部になりかねません。

2-6　自分らしさを出せない・否定される

本当にあなたの発言や行動がすべて否定されるならそれはいじめです。それによるストレスが多大なら、その団体を抜けることをお勧めします。でも、ルールにそぐわない範囲で自分らしさを出せないと思っているなら、あなたが2-5の好き勝手やる側に回ってしまっている可能性があります。
どちらでもない場合に考えられるのが、コミュニケーションの不足です。別の人や、別の表現を使ってコミュニケーションをとってみると、うまく伝わるかもしれません。

3　まとめ - うまい組織運営とは？

１でも述べましたが、
①密なコミュニケーションをもとに②シンプルなルールを作りそれに従う
この2点がどの団体にも言えることだと思います。これを達成するための細かな力や具体的な方法についてはこのnoteや外部の記事を参考にしながらひとつづつ変えていくしかありません。タイトルを見てすばらしい魔法のような方法を期待してここまで読んでくださった方には申し訳ないですが、現実は一歩一歩進む以外に魔法みたいな方法はないです。もし困ったことがあればぜひコメントやツイッターにDMを送っていただければ対応いたします！
みんなで楽しい運営を目指しましょう～

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