プレゼンテーションの秘訣

前提
営業であれば、多くの場合に関わるプレゼンテーション。
定義は業界や商材により変わりますし、シチュエーションは様々です。

一般的なプレゼンテーションに関する情報はネットに多く存在します。
今回は、SaaS企業で9年以上努めてきた中で、私が今まで学んだことや気を付けてきたポイントを記事にまとめました。

準備フェーズ

提案書を読むのは厳禁

結構な頻度で目にします。
抑揚をつけたとしても、資料を読み上げるのは意味がありません。
何故なら読めば分かることだからです。
視聴者は、「読めば分かるよ」と思うことでしょう。
1ページで何を伝えたいのか？
1ページを一言で言うと？
という意識を持って、伝えたいことを要約すると印象に残りやすいです。

提案書を腹落ちさせる

提案書を自ら作成するか、専属部署などが作成されるかにより難易度は変わりますが、伝えるべきポイントや1つのスライドで伝えるべきことを理解しましょう。
自分が納得出来ていなければ、当然お客様にも伝わりません。

1分/5分にまとめる

提案書のボリュームによって変わりますが、多くは30分〜60分のプレゼンが一般的だと想います。
注）公共団体や自治体、東京都などのプレゼンは15分というのもあります。

その提案書、1分や5分で伝えるとしたら？という観点で要約することが大事です。
有名な言葉で「Less Is More」というミース・ファン・デル・ローエの言葉があります。
※同氏の「神は細部に宿る」という言葉も好きです。

「少ない方が豊かである」という意味で、減らすというよりも絞り込むということです。

提案書においては、内容を要約をすることで、自身が大事であることが残ります。
そうすると、プレゼンにおけるハイライトとすべき内容が洗い出される論理です。

場馴れしよう

以前の職場では、年2回、全社員への発表会を営業全員が各自行っていました。
当時70名前後の社員が居ました。それほど大勢の前でプレゼンする機会は多くはありません。
その経験をしてほしい、という意図で場を設けてくださいました。
入社直後は緊張しましたし、思うように行かない場面もありましたが、70名規模のプレゼンと同じ体験が出来たことは、プラスになりました。

直前フェーズ

イメージトレーニングしよう！

会場を下見出来たらBESTですが、細かい所まで確認出来る機会は少ないでしょう。ただ、大凡の規模（参加者数）などは確認出来ることが多いです。
人数規模を把握した上で、その情景を想像しましょう。
何もプレゼンは大人数とは限りません。
少人数のプレゼンだと、距離感も近くなるので声のトーンや大きさにも気を配りましょう。
また、プロジェクターやモニターがあるとも限りません。
紙の提案資料で説明するシチュエーションかもしれません。
事前に得られる情報を元にイメージトレーニングしましょう。

ロープレしよう！

プレゼン前に行う社内ロープレを
「内容や話し方に問題無いか見てもらう」
と思っている方が多いのではないでしょうか？
その要素もあるかもしれませんが、準備不足の現れではないでしょうか？
もちろん準備段階の事前ロープレ段階で確認することは良いですが、直前のロープレでは適切ではありません。

では、どうするのか？
これは私独自の考えですが、
「この熱い想いのこもったプレゼンで感動してください！」
と社内や日々やり取りしている身近な方々であっても感動してほしい気持ちでロープレするようにしています。

もちろん、「この辺りがわかりにくかった」「もっと○○にしたほうが良いのでは？」という意見を頂けることもあります。
その意見は真摯に受け止め、プレゼン内容に取り入れましょう。
そうすると、プレゼン自体が、自分以外にも会社全体の想いが乗ったプレゼンに昇華します！

シチュエーションを理解しよう！

プレゼンの場は、あなたを見ているわけではありません。
視聴者の興味は、人ではく話の内容です。
言動や外見を見ているわけではないです。
それ故、緊張を超えるほどの熱意を持って挑みましょう。

読み込み！

プレゼンに挑むやり方は千差万別。
私は台本を作ることが多かったですね。
元々、公共系専門だったので時間制限ある場合がほとんどでした。特に15分〜20分というのが多いです。
そのため、台本を作り、通しで話して時間を図ります。
もちろん最初は伝えたいことが多いので、文字に起こして要約していき、各センテンスでどの程度時間を要するかをチェックします。
重要センテンスは少し時間を多めに取り、その他を時間内に収まるよう配分します。
時間でバッサリ終了というのも多いので、最後にプレゼンを総括する部分がカットされてしまうととても残念なプレゼンになるので、タイム・コントロールが欠かせませんでした。
慣れもありますが、ほとんどのプレゼンで、誤差30秒程度でしっかりプレゼン出来るようになりました！！

本番フェーズ

視聴者を見よう！

ある程度プレゼン慣れする必要はありますが、視聴者を見ることは大事です。何故なら、視聴者の表情は安心材料になるからです。
頷いている人、にこやかに同調してくれていそうな人を発見したら、その方達に向けて話し掛けるイメージでプレゼンするのがおすすめです。

プロジェクターは見ない！

大型プレゼンだと、自身の後方にプロジェクターがあったりします。
※手元や前方下などにスライドが見える環境であることが前提
プロジェクターを見てしまうと、当然視聴者の顔が見えなくなります。
結果として、周りの反応を見ることが出来ない＝自身の主観が強くなってしまうのでおすすめ出来ません。

好意的視聴者を探そう！

前項目で記載したとおり、笑顔の人や頷いくれる人を見つけましょう。
笑顔や頷きは、非言語コミュニケーションの一種です。
プレゼンの場で声は出せませんので、応援してくれているのと同じです。
サッカーでもホームとアウェーの場合、歓声が大きくなるホーム戦が有利とされます。

緊張してしまったら？

場馴れしてなければ緊張するのは当たり前です。
それなりにプレゼンを経験していても、多少の緊張はするものです。
その緊張感を楽しみましょう。
そして、緊張していることを認めつつ、それを超える想いで伝えたいことを考えましょう。

自分より視聴者視点！

上手く話せているか？を気にする必要はありません。
言葉に詰まったり、間が出来てしまっても気にすることはありません。
自分を気にするよりも視聴者の反応を気にしましょう。
好意的な人がいれば、拠り所にすべきですし、反応が芳しく無ければ、言葉を分かりやすく言い換えたり、よりシンプルに説明するよう意識してみましょう。

抑揚をつけよう

テンションをコントロールすることも大事です。

プレゼンだと気持ちが高揚していることが多いでしょう。
しかし、そのままの勢いで熱く語りすぎるのは良くないです。
何故なら、伝えたいポイント、音楽で言う「サビ」が分からなくなるからです。
抑揚を意識してプレゼンすることで、伝えたいポイントがより伝わりやすくなります。

タイム・コントロールは重要！

直前フェーズで台本作成する際にも触れた時間配分。
プレゼン時はほぼ必ず携帯のストップウォッチを表示させます。
台本を作るタイプなので、想定より「早い」「遅い」を見ながら、話をまとめたり、少し厚みを持たせたりします。
これも、慣れないうちは伝えることに集中してしまいがちなので、ある程度時間を確認出来る程度の余裕を持てるようになることが必要です。

よくある対策Q&A

以前教えていただいたことですが、皆さんにも共有します。

• 視聴者を「じゃがいも」と思え！じゃない！！

  • 視聴者の表情が大事なので、じゃがいもに見立ててしまったら駄目です。

• 手のひらに人を書いて飲む？？

  • 科学的根拠は何もありません。故に緊張感が和らぐことは無いです。

  • ただし、人によっては気持ちを切り替えたりスイッチを入れたりする行為として行う場合には意味があります。

    • 人によっては、スイッチの入れ方は様々で、ネクタイをグッと締めたり、大きく背伸びしたりすることでもOKです。

• 緊張しなくなることはある？

  • 多くのプレゼンを経験すると慣れます。場馴れすればド緊張することは無くなります。心地よい緊張感を楽しめるようになります。より多くのプレゼンを経験しましょう。

• 手足が震えるほどビビってしまったらどうしよう？

  • 武者震いだと思いましょう！

まとめ

会社に属していれば、人数は異なりますが、社内で発表したり打ち合わせで意見を述べる機会も多いでしょう。
営業マンであるならば、大小関係なく、いかなる場面もプレゼンと同じ気持ちで望みましょう。
プレゼンの機会は多くないですし、ある意味一発勝負の場です。
場馴れするためにも、日々の小さな機会も無駄にしない気持ちが大事です。

最近はオンラインという場面が増えていますし、対面より視聴者の反応が見え難い側面はありますが、時代の流れと割り切って慣れましょう。

私はプレゼンが好きです。
1,000万規模の案件にも関わらず、自治体や公共団体だと15分プレゼンとか懐かしいです。
某自治体では、5名の審査員が表情変えること無いプレゼンもありました。
某病院で体育館かと思うくらい広い会場で30名以上へのプレゼンなども経験しました。

最近はプレゼン機会も減っていましたが、自治体や公共団体に向けたプレゼン機会を増やしていきたいですね。

Let's Enjoy Presentation！！

#仕事について話そう