リモートで生産性が127%に向上！！！リモートワークマネジメントにおける1on1の6つの型！

こんにちは！白潟総研の吉本です。

コロナの影響によって多くの人がリモートワークに移行した結果、
「部下マネジメント」をどうすればいいのか？？
あちらこちらで議論されるようになりました。

我々、白潟総合研究所もフルリモートに移行して丸１年、
「部下マネジメント」には本当に苦しみました。

何と言ってもリアルとリモートでは、
環境も違えば、そこに影響される社員の感覚も変わってきます。

今回は、私が白潟総合研究所の管理職として、
どのような経験をし、
どんな部下マネジメントに至ったのか、
そして、その結果どんなことが起きたのかをご紹介します。

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リアルとリモートにおける部下マネジメントのちがい

リアルとリモートワークでは、部下マネジメントに大きな違いがあります。

まずは、物理的な距離です。
リアルの場合は、部下は自分の近くにいますが、
リモートの場合は遠くにいます。
そのため、
今まで何となく端から見ていて気付けていた表情や勤務態度が
わからなくなるのです。

見えるものが異なってくるので、管理の仕方も当然変わってきます。
普段の仕事の様子が見えてこないので、
どうしても結果を中心とした管理になりがちです。

その他にも様々な面で「違い」があります。
次の表は、それらの違いを一覧でまとめたものです。
唯一、「部下からの上司へのおもい」だけは
リアルよりもリモートの方が強くなる場合がありますが、
基本的には、
リモートよりもリアルの方がマネジメントをしやすいことが
お分かりいただけると思います。

リズムを意図的に作って生まれた驚異の生産性127%

リアルとリモートでここまで部下マネジメントに差が出てくるとは
思っていませんでした。
改めて気がついたのは、リアルの場合は思った以上に
直接的なコミュニケーション外で、
もっと言うと「雰囲気」を感じ取ることで、
部下のマネジメントを補助していたことが意外にも多いということです。

ならば、どうすれば良いのか？

結論から言うと、
「意図的にコミュニケーションの頻度を増やす」ということが、
重要なのです。

日立製作所のフェローである矢野和夫氏が、
AIでビッグデータを解析した結果として提唱している
「幸せなリモートワークのための4か条」（https://comemo.nikkei.com/n/ne77dfc8ba81b）でも、
「5分会話を頻繁に行うこと」が、重要だとされています。

この5分会話を意図的に行うことで、
部下の声色やトーン、話すスピードから部下の状態を把握できます。
これにより、少なくとも部下のリモートワークにおける
「一人でも何でもやらなくてはならい」というストレスや、
「こんな細かいことをわざわざチャットや電話で聴くのも気が引ける」
という遠慮を軽減することができます。
結果として、
頻繁な声がけで部下のモチベーションを維持しやすくなるのです。

さらに、この頻繁な声がけはモチベーションを維持するだけでなく、
どうしても乱れがちになる仕事へのリズムを作ることにもなります。
リモートワークでの部下マネジメントにおいて大きな悩みだったのが、
「部下が結果を気にするあまり、リアル以上にダラダラと残業しがち」
という点でした。
リアルの場合は、
あまりに根詰めていたり、悩んでいたりした場合に私から
「その仕事、後回しでも良いよ」とか
「明日改めて取り組んだ方が効率良いかもよ」とか
話しかけることができたので、非効率的な残業を抑止できていました。

しかし、様子が見えないので完全に声がけのタイミングを逸していました。

そこで、
まずは「朝・昼・夕」3回の1on1を行う時間を作ることにしました。

朝は、部下の午前中に行う仕事の確認とゴールを設定、
昼は、「午前のゴールの達成度合いの確認」と
 「午後の仕事の確認」、
「午後のゴールの設定」
夕方は、「午後のゴールの達成度合いの確認」

この3つの1on1で、まずは仕事を行うリズムを作ることにしたのです。

午前・午後に設定するゴールは、3つずつ。
そうすることで1つのゴールに対して1時間の仕事が割り振られます。

1時間しっかりと集中して仕事に取り組んで、
休憩をはさんで、
また新たに1時間しっかりと集中して仕事に取り組む。
というリズムが生まれました。

この「リズムづくり」は功を奏し、目の前の仕事に集中しやすいというリモートワークの特長とも相まって生産性を高めることになります。

結果、全体で、リアルの時と比較し、生産性が127%に向上しました。

行き着いた６つの1on1を中心とした部下マネジメント

仕事のリズムづくりとして、3つの1on1を行っていましたが、
一方で部下の「悩みやおもい」を聞く仕組みは、不十分でした。

そのため、これらを把握するためにさらに1on1の種類を増やし、
かつ整理ができるところは統合することで結果として、
現在では、６つの1on1を行っています。

その6つの1on1をまとめて一覧にしたものが以下の図です。

1つずつ解説していきます。

①5分1on1
　 頻度：1日1回、朝に実施。5分程度。
目的：部下が仕事に集中できる環境が整っているかどうかの確認。
「睡眠」「食事」「体調」と「気になっていること」「悩んでいること」の確認。
「気になっていること」や「悩んでいること」が、
その場で解決できなさそうであれば、
改めて「スポット1on1」の時間を設けてそこで解決していく

②ゴール設定1on1（ゴール達成1on1と同時に行う場合もあり）
　頻度：午前に1回、午後に1回。15分～30分程度。
　目的：午前（or午後）に達成すべき3つのゴールを上司と部下で決める。
1時間ごとのゴールを3つ設定する。
このゴールは、単なるタスクではなく、成長ゴールとして設定。
「成果」もしくは「QTC（Quality:品質、Time:作業時間、Cost:費用）」を
意識して設定することで、仕事を通してどのように成長するのかを
上司と部下の間で認識を一致させる。

③ゴール達成1on1（ゴール設定1on1と同時に行う場合もあり）
頻度：午前に1回、午後に1回。15分～30分程度。
　目的：午前（or午後）に達成すべき3つのゴールの達成度合いを確認。
ゴールの達成度合いを振り返り、どういった成長ができているのか、
どのような課題や改善策があるのか、
仕事を通してどのように成長するのかを
上司と部下の間で認識を一致させる。

④ウィークリー1on1
頻度：週に1回。30分～1時間程度。
目的：部下本人の悩みや気になることの解消。自立的に成長するためのきっかけを作る。
 部下が仕事の中で悩んでいることや気になっていることをひたすら上司が聴く時間。
部下に悩みがない場合は、部下が中長期（1ヶ月～３ヶ月程度）で
どのように成長したいのか、
どのようなことができるようになりたいのか、
そのためにどのようなことに取り組んでいくのかを
具体的なアクションに落としていく。

⑤スポット1on1
　頻度：都度。30分～1時間程度。
目的：部下本人の悩みや気になることの解消。
5分1on1やウィークリー1on1で解決できない悩みや相談事があった場合に
改めて時間を取って行う。
また、それ以外にも部下から相談事があった場合に行う。
部下の悩みや気になることをひたすら聴き、
上司と部下で解決策を決定する。

⑥ぬるっと1on1
頻度：都度。時間制限なし
目的：部下本人の悩みや気になることの解消。
上司と部下の人間関係構築。
他の1on1で上司が部下の話を汲み取り切れなかったと感じた時に実施。
お酒を飲みながらや食事をしながら、
お互いのことをより深く知ったり、
今考えていることなどを共有したりする時間。
リアルでいうところの「サシ飲み」や「サシ飯」に近い。

これらの1on1を取り入れることで、
現在では、以下のような1on1とリズムが出来上がっています。

いかがだったでしょうか？
リモートワークはリアルに比べて、
とにかく「お互いの顔が見えない」もの。
ぜひ、適宜1on1を実施していただきながら、
コミュニケーションの頻度を意図的に増やし、
生産性を向上させるリズムづくりをしていただければ幸いです。

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1on1以外のリモートワークにおけるポイントも網羅されていますので、
ぜひ一度、ご覧いただければ幸いです。

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最後までお読みいただきありがとうございました！！

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