【失敗プロジェクト】予算超過の闇に迷わず！初心者プロジェクトマネージャーが知るべき４つのポイント！

こんな方へオススメです！

・プロジェクトマネージャーになりたい方
　
・現在プロジェクトを進めている方
　
・プロジェクトマネジメントに関する知識やスキルに自信のない方
　
・初めてプロジェクトを担当する方　
　
・プロジェクトの成功に向けて改善を考えている方

こんな方へオススメです！

そこで本コラムでは、iPM naviに参加している大手コンサルファームの社員・出身者が、実際に”プロのPMアドバイザー”で参画した失敗プロジェクトを立て直した実例を紹介します。

お疲れ様です、ゆーろー@常駐しないPMOです。

プロジェクトマネージャーとして、初めてプロジェクトを担当すると、失敗する可能性が高いものです。

失敗は避けられないものではありませんが、失敗した経験から学び、次回は成功に向けた改善を行うことができます。

そこで、私も参加しているiPM naviとChatGPTがコラボレーションして、あなたに向けたスキルアップできるコラムを配信しています。

このコラムでは、失敗プロジェクトの事例を元に初心者プロジェクトマネージャーが陥りがちな問題点や改善方についてアドバイスをしていきます。

１.はじめに

失敗プロジェクトから学ぶプロジェクトマネジメントの重要性について解説します。

今回の失敗プロジェクトでは、詳細設計の作業工数見積もりの誤りにより予算超過が発生しました。

このコンテンツでは、予算超過を回避するために必要な解決策として、基本設計工程の重要性、業務要件の正確な理解、リスクバッファー工数の適切な設定について詳しくご紹介します。

２.失敗プロジェクトの事例

２.１.プロジェクトのスコープと体制

・クライアントは大手コンビニチェーン企業

・クライアントの情報システム部で基幹業務の新規開発を実施

・顧客管理、商品管理、仕入れ管理がシステム化対象

・中堅SierのA社が開発全般を請け負う

・開発体制は業務チーム、基盤チーム、テストチーム、管理チームで構成

・プロジェクトマネージャーはA社の佐藤（PM初心者）

２.２.失敗プロジェクトの内容

現在の作業は、詳細設計工程です。

「詳細設計工程の作業工数の見積もりを間違えて予算が超過する」という問題が起こりました。

当該工程が５０%経過したときに、クライアントの業務要件に対して間違った理解をしていたことで、基本設計が間違っていて、業務要件を詳細設計に反映できないことが判明しました。

そこで初心者プロジェクトマネージャーは、プロジェクトオーナーに予算の追加とリリース日を変更してくれるように求めました。

しかし、プロジェクトオーナーは「作業の工数見積りは、契約の時点で合意している！今さら、予算の追加はできない！」とクレームがありました。

初心者プロジェクトマネージャーは、この問題を回避することができず、

・ システムのリリース日が大幅に遅れた。

・基本設計と詳細設計を、やり直すための開発メンバーの追加による大幅な工数の超過が起こった。

このようにプロジェクトが破綻して失敗に終わりました。

**守秘義務により企業名・団体名・個人名等は架空名称となります。

３.失敗の原因

この原因は、以下の通りでした。

（１）基本設計工程で業務要件の追加や修正が発生した。

（２）基本設計工程で追加された業務要件を誤って理解していた。

（３）不測の事態に備えたリスクバッファー工数が間違っていた。

４.ChatGPTのアドバイス

ChtGPTではデータを収集して分析した結果から解決策を導いています。

（１）基本設計工程の重要性の再確認
基本設計工程では、業務要件を正確に把握し、システムの設計方針を確立する重要なステップです。

この工程で適切な基本設計を行うことで、詳細設計における誤りや変更のリスクを軽減することができます。

基本設計に時間をかけることで、後々の追加工数や予算超過を防ぐことができます。

（２）業務要件の正確な理解
重要なのは、クライアントの業務要件を正確に理解することです。

失敗プロジェクトでは、初心者プロジェクトマネージャーが業務要件を詳細設計に正しく反映できず、問題が生じました。

要件定義の際には、クライアントとのコミュニケーションを重視し、確認の取れた要件仕様書を作成することが不可欠です。

また、業務要件に変更や追加があった場合には、適切な変更管理プロセスを確立し、関係者との合意を得ることが重要です。 正確な業務要件の理解と変更管理の適切な実施により、詳細設計の品質向上と予算超過の回避が可能となります。

（３）リスクバッファー工数の適切な設定
不測の事態に備えるためには、適切なリスクバッファー工数の設定が必要です。

失敗プロジェクトでは、リスクバッファー工数が間違っていたため、予算超過が発生しました。

プロジェクトマネージャーは、リスクを予測し、余裕を持った見積もりを行うことでリスクバッファーを確保すべきです。

適切なリスクバッファー工数を設定することで、予算超過への対策が可能となります。

５.iPM naviプロコンサルのアドバイス

Pro consultant iPM navi えのき

iPM naviに参加しているプロコンサルの実践経験から得たノウハウを活かして、失敗しないための解決策を解説します。

（１）作業工数を再見積もりと順次リリース
失敗プロジェクトの反省を踏まえ、作業工数の再見積もりとビジネスインパクトの強いシステム機能の順次リリースです。

詳細設計の見積もりミスによって予算超過が発生したため、工数を再評価し、必要な機能を優先的にリリースすることで、ビジネス上の価値を最大化します。

クライアントとのコミュニケーションを密にし、要件の優先順位を設定しましょう。

ビジネスインパクトの高い機能を早期に提供することで、プロジェクトの成功を目指します。

（２）作業工数を再見積もりよスケジュールを見直し
作業工数の再見積もりとプロジェクトのスケジュール見直しです。

詳細設計の工数見積もりのミスが予算超過を引き起こしましたが、再評価を行うことで現実的な見積もりを導き出しましょう。

さらに、見積もりに基づいてプロジェクトのスケジュールを見直し、リソースの適切な配置やタスクの優先順位を調整します。

計画の透明性を高め、ステークホルダーとの共有を図ることで、プロジェクトの進捗状況を管理し、リスクを最小限に抑えます。

（３）リスクの共有とプロジェクト中止の検討
現在のプロジェクトのリスクをクライアントに伝え、納得してもらえなかったら、プロジェクトを中止することです。

クライアントとのコミュニケーションを重視し、リスクを正直に共有することで、プロジェクトの進行における不確実性を最小限に抑えることができます。

この解決策は、クライアントとの信頼関係を構築する上で重要です。

プロジェクトマネージャーとして、クライアントに対して透明性を持ってプロジェクトの状況を伝え、リスクに対する適切な対応策を提案します。

クライアントがプロジェクトのリスクを理解し、共感してくれる場合は、予算やスケジュールの調整などの解決策を模索することができます。

しかし、クライアントがリスクに対して理解を示さず、プロジェクトの継続が不可能であると判断される場合は、プロジェクトを中止する勇気を持つことも重要です。

この判断は困難なものかもしれませんが、プロジェクトの失敗を避けるためには、時には断腸の思いで中止する決断をすることも必要です。

６.プロジェクトマネージャー必見！最適な解決策

経験豊かなiPM naviのプロコンサルの知見とChatGPTのAIパワーが結集し、あなたのプロジェクトに最適な解決策をアドバイスします。

経験とAIの統合が、効果的な意思決定と成功につながります。

プロジェクトの挑戦に立ち向かうなら、この最適な解決策をを活用してください！

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