mtgの生産性を上げるための3つのポイント
カレンダーを見ると、予定はぎっしり。mtgをこなしているだけで、１日が終わってしまった。。。というこ方は多いのではないでしょうか。
定例や過去には必要だったかもしれないルールに対して、「今、本当に必要か？」繰り返し見直すことで、新たな価値を生み出すための時間を作ることができます。
そこで、今回はmtgを生産的に進める方法についてご紹介をしたいと思います。
1. mtgのアジェンダが明確である。
事前にアジェンダの共有を行っていること。具体的には２−５つ程度のmtgで話し合う内容とその目的がガイダンスとしてまとまっており、その内容を持って、mtgを進行している状態です。mtgの目的が、参加者同士と合意形成が取れていることも重要です。そのためmtgの事前に共有しアジェンダの確認をすることが望ましいです。管理職の方は、事前にアジェンダのレビューをすることをおすすめします。
2.アジェンダに応じて参加者が適切にアサインされている。
mtgオーナーはどうしていいかわからないまま、「とりあえず人を集める」ことをしていませんか。
その分参加者同士の認識の齟齬や話が枝分かれ的に脱線しているようなことはあります。
一人ひとりの時間は有限で、それぞれに価値があります。参加者が多くなれば多くなるほど、その分のコストもかかることは言わずもがなですが、意識を持って日々の業務を行なっている人は意外と少ないように思います。
ここでシステム開発の現場を例に上げます。
どの機能を改修するかなどを決めていく時は、実際にそのシステムを運用している現場担当の参加が必須になりますが、上層部や直接の業務と関わりのない（細部を知る必要のない）部門の責任者が出席している場合があります。
出来るだけ上層部や他部門には、ゴールの共有と決定事項について合意をとるようにしましょう。社内での役割分担が明確に共有できていないという可能性もあります。
3.なぜ意思決定をするか基準が明確である。
ここでも、アジェンダの決定がmtgを効果的に進められるかどうかが鍵になります。mtgで達成したい意思決定は、何のためにすることなのか？
理解が異なれば、議論は平行線になり、意思決定の場においても判断する側も判断しきれないという状況が生じてしまいます。
多くの場合は、担当者から部分的な説明に止まり、管理職は、意思決定ではなく、背景の理解するために時間がかかってしまいます。
mtgオーナーは、なぜこの結論に至ったか？根拠を影響度（重要度）、工数、そして本人の考えを持って、明確に伝えるようにしましょう。
ここでは、一定のフォーマットを作って、なぜ決定したかの履歴を一目でわかるようなシートを作って、埋めてもらうことをおすすめします。
例えば、GoogleDesign docのようなフレームワークを使うことがおすすめです。
意思決定に至るための判断基準が不明瞭だと、本来達成したかった目的と関係のない議題に移行してしまったり、本質的ではない決定をしてしまうことになってしまいます。
せっかくの限られた時間。だからこそ有効に使って一人ひとりの生産性を高めていけるようにしていきたいものですね。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？