声の大きい人が場を支配しないファシリテーション

会議をしていると、声の大きな人、常に発言し続ける人が場の空気を作ってしまい、他の参加者があまり意見を出せずに無駄な時間を過ごしたことがあるという経験をしたことがないでしょうか。

仕事をする中で、全て関わる人を選べられればこうした事態も起きないですが、大半は色々なタイプの人と仕事をすることになります。

今回は会議で特定の人が場を支配しないために、私が行ってきたファシリテーション系の方法を紹介します。

事前準備をする

会議を効率よく回すためには、会議前の事前準備が大事だと考えています。

最も重要なのはアジェンダを作成し、前日までに参加者に共有し、各人が考える時間を作れる状態にすることです。

会議になってから考えるとなると、得意な人/不得意な人が出てきてしまい、結果的にその場で考えて発言する人に偏りがちになるため、少しでもフラットな状況を作るために前日には内容を共有することをお勧めします。

心の準備をする

声の大きな人、常に発言し続ける人が会議にいる状態でファシリテーションをするのは気が重いという人も多いと思います。また、そうした人がいる中でファシリテートする場合、相手を「止める」ことも出てくるため、人間関係を気にする場合もあると思います。

ただ、それで自由にさせてしまうと話があらぬ方向性になり、結果的に自分を苦しめる可能性があるので、覚悟を決めるかいい意味で割り切るようにしましょう。

相手を煙たがらず、1人の参加者として扱う

声の大きな人、常に発言し続ける人は苦手という人も多いと思いますが、一方で1人の参加者ではあるので、決して煙たがらずに参加者としてフラットに対応しましょう。

もし、やたら気を使ったり煙たがったりすると、対応された人が今度は勘違いや嫌な気持ちになるので注意が必要です。

また、フラットに対応することで、全体的に意見が出やすくなります。

参加者が均等に発言できるように話を振る

フラットな状態にしても、そのまま自由にしていると偏ることは多々あります。そうした状態を作り出さないためにも、ファシリテーターが発言を均等になるようある程度コントロールするようにしましょう。

慣れないうちは感覚で良いので、それまで話してない人、または話したそうにしているが発言タイミングを伺ってそうな人に振ってあげるとよいと思います。

ただ、参加者が少なければよりフラットに発言機会を作ることもできますが、大人数の会議だと難しいので、あまり意識しすぎないよう注意しましょう。

話の重要ポイントを参加者がすぐ確認できるようにする

議論が本来の目的と違う方向に進んだという経験をされた方も多いと思います。また、違う方向に進んでいるのに気づかない、または気づいているが言いづらいといった状況も起こりえます。

そうした事態を回避しやすくするためにも、会議の重要ポイントを誰でもみられる場所にきちんと書いておくことで、脱線しづらくなりますし、脱線している時にも指摘しやすくなります。

脱線し始めたらすぐに元の状態に戻す

上で紹介した内容と被る部分もありますが、話が脱線し始めたらすぐに目的のための議論に戻すようにしましょう。話が拡散して収集がつきづらいのと、最初に紹介した熟考タイプの人が対応しづらくなるのを回避できます。

脱線した内容も議論が必要なものなら、別時間をとって対応するのか、本題よりも急ぎの場合は、その場の会議では内容を整理して各人の宿題にした上で、別時間で開催可能なら変更するのがお勧めです。

スピード感重視で、その場の会議で決める場合、簡易的な話のポイントを整理し、全員が新しく話す目的を理解できるように努めましょう。

いかがでしたでしょうか。
ここで紹介した内容は、私がこれまで実践してきた方法ですが、ファシリテーション力が高い人なら他の解決方法もあるかもしれません。少しでも会議で困っている方の参考になれば幸いです。