仕事を進める上で意識すべきこと５選 ★今すぐできる★
あと少しで４月になります。
私は現在社会人２年目で、事務職として勤務しております。
私の職場は４月になると業務が入れ替わり、一から仕事を覚え直さなくてはなりません。もちろん引継ぎなどは行いますが、実際に作業をしてみないとわからないことが多く、スムーズに進められないことがあります。
そこで、再確認の意味を込めて、仕事を進める上で意識しておくべきことを書いていきたいと思います。当たり前のこともあるかもしれませんが、少しでも興味を持っていただければ幸いです。
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１ ｜ 確認作業を行う
仕事で最も非効率なことは、ミスから伴うやり直しの作業だと考えています。人間誰しもミスをしてしまうことはあります。私自身、細かいところをあまり確認せず " まぁ大丈夫だろう " と仕事を進めてしまい、ミスにつながってしまったことがありました。結局、ミスをカバーするための業務が増えてしまい、残業をすることになりかねません。
以上のように、曖昧なところは放置せず、確認を行い、理解した上で仕事を進める必要があります。
また、慣れてきた作業や単純な作業ほど確認が怠り、小さなミスにつながる可能性が高まります。仕事の内容を問わず、どんなことも確認作業を行いながら進めることが大切です。
２ ｜ 後でいいやは二度手間
これ、よくやってしまいがちなので本気で直したいです(笑)
メールをチェックする際、”何だかよくわからないから落ち着いた時にでも読もう”といって、メールを閉じてしまうこと…ありませんでしょうか。これよくやってしまうんです。
一回目読んでまた二回目も読むという行為が、かなりの無駄につながってしまっています。
例えば、少し内容が難しくて面倒だなと感じる仕事があったとします。これを面倒だからと後回しにするか、すぐに取り掛かるか。この二つの行動で仕事の進み具合が変わってくると思います。
私は、面倒なことほどすぐに取り掛かかるべきだと考えます。嫌な仕事を後回しにすると、"あ～やらなきゃなぁ"と頭の片隅でずっと思うのがとても嫌なので(笑)それに、後で焦って取り掛かるより、余裕のあるうちに進めることでミスを減らすことができると思います。
今後は、以下の３点を意識していきたいです。
✅メールの読む時間を決める
✅メールの内容に取り掛かる時間を作ってから開く
✅後でいいやは二度手間。すぐに取り掛かる
３ ｜ 仕事の計画を立てる
どんな仕事も、締め切りはあります。しかし、作業途中のいつまでにどの程度進めるか、については個人の裁量で進められると思います。この細かい部分について、ただ闇雲に進めるのではなく、大まかに計画を立てることが必要であると考えます。実際に、今日一日で全て片付けようと意気込んでしまうと、残業になってしまう可能性があるかもしれません（今の私笑）。
今後は、大まかに計画を立てる癖をつけながら仕事を進めていきたいと思います。
４ ｜ Excelでやることリストを作成する
【具体的な項目】
・No.
・作業内容
・締切日
・処理日
・済 / 未（プルダウン）
このように、かなりシンプルな作りにしています。
またシートを２つに分けています。
・ルーティンの ”定例業務”
・その他として "臨時業務"
【使用方法】
基本的には、新たに作業内容が追加されたら”臨時業務”に追記していく流れです。例えば、「～さんに電話で確認」「～の調査ものを進める」「書類のチェック」など、些細なこともすべて書き出しています。そして、作業が終了したら「済」にして次の業務に取り掛かる、という流れです。
【効果】
・仕事の優先順位が明確になる
・～をやり忘れた…というミスが減る
・何をすれば良いかと考える時間が減る
・「済」が増えると嬉しくなる
・土日を挟んでも先週まで自分が何をしていたか思い出せる
【感想】
社会人１年目は、いちいちやるべき作業を思い出しながら進めていました。結局、作業のし忘れが発覚し、締め切りギリギリになって焦って取り掛かったり記憶があります。しかし、２年目になってからやることリストを使用しました。結果、一つ一つの作業に余裕を持って取り掛かることができています。もちろん、仕事のやり忘れなどもなくなりました。やることリストに記載のあるものだけ行えば良いので、余計なことを考えずに進めることができます。
５ ｜ お昼休みは仕事をしない
毎回のお昼休みは、
ご飯食べる ⇒ Netflixでアニメ見る ⇒ 爆睡
というルーティーンです。寝ている途中、"ビクッ"となって恥ずかしくなります(笑)。お昼にリラックスできると、午後の仕事の集中力が高まるような気がします。頭の回転が速くなることにもつながるため、お昼にリラックスした方が結果的に仕事を早く進めることができると思います。
１年目の頃は、お昼休みにも仕事をしていて、全く余裕がなかったなと感じています。そして、午後も疲れた頭のまま仕事をし、遅くまで残業もして…かなりの悪循環でした。
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以上、仕事を進める上で意識すべきこと５選でした。
（そもそも、意識せずとも自然とできる方もいらっしゃると思いますが…）
私は、周りの方に比べると仕事が遅く、できる人とは言い難いです。理解力も乏しいため、業務が変わるこの４月が勝負の時期かもれません（泣）
なのでもし、”もっと～した方が良い！” ”～のように意識すると早く進められる！” など、他にも仕事に関して工夫していることがございましたら、ご教授いただければ幸いです！
ここまで読んでいただき、ありがとうございました。明日は金曜日、今週も最後なので頑張っていきましょう〜！