時間簿で、自分の時間の使い方を見える化してみよう～目からウロコのタイムマネジメントシート無料ダウンロードつき
時間密度を上げて、同じ時間でより多くの価値を生み出すためには、そのためのスキルがあります。
まず、「現在の自分が、どんな時間の使い方をしているのか」を知る事から始まります。
これは、会社であれば、自社内の業務の全てを「暗黙知」から「形式知」に落とし込み、また「部分最適」志向から「全体最適」志向に組織を変化させるために効果的なプロセスなのです。
個人だったら、ズバリ自分がどんな時間の使い方をしているかを見える化して、時間密度を高めるとても効果的なツールとして活用できます。
これは、その昔、自社でISO9001の認証を取ったときに、当時お世話になったコンサルティング会社と一緒に行ったプロセスをアレンジしています。
やり方は、シンプルな3ステップ☆
ステップ１：毎日の時間簿を1週間記入する
まずは現状把握です。
自分が一日に行ったことを、30分刻みで、すべて記録します。
そのためのとっても便利なツールが
ゆかふぇスタイルタイムマネジメントシート（時間簿/委任業務発見シート）です☆
時間簿/委任業務発見シートは、ダウンロードできるようにしましたので、よければご活用くださいね☆
時間簿の記録中は、自分が行ったことを、小さなことまですべて書き出します。
記録を始めた初日は、こんなタスクがずらりと並びました。
・デイリープランを立てる
・ウォーキングと朝の日課
・植物と花の世話
・市役所で印鑑証明取得
・郵便局で収入印紙購入
・銀行で手形入金処理
・ヨドバシカメラでフォトフレーム8個購入
・ハローワークで求人手続きについて確認・用紙と記入要綱を受け取る
・メールチェックと返信
・ファイリング
・経理業務（支払い・資金繰り表更新）
・銀行の担当者さんと打合せ/今月分積立集金と制度融資の件
・進行中案件のディレクション（クライアント・パートナーとの進行管理・連絡業務）
・ブログエントリー
・問い合わせ対応・お試しコンサルティングアポイント入れ
・自社マーケティング業務（メルマガ発行準備）
・手帳のタイマネページをアレンジして現状タイムマネジメント用のシートを作成
・上記の月曜日分を記入
・未来の委任業務発見・振り分けリスティングシート作成
・もう一人の取締役と採用と経営についてミーティング・タイマネシート記入のコンセンサス共有
ふー、けっこうありました。
こうやって自分のやったことを全て書き出してみると、いろんなことが見えてきます。
この記録を取った当時は、社員を採用する前で、人手がないので、なんでもかんでも自分でやってましたねぇ。
ステップ２：ABCD分析を行う。
仕事上での時間の使い方には、緊急度と重要度を組み合わせた、４つの区分があります。
第１領域・・・緊急で重要なこと（仕事上のアポイント・締め切りのある担当プロジェクト業務など）
第２領域・・・緊急でないが重要なこと（経営計画・人生設計計画や準備）
第３領域・・・緊急だが重要でないこと（飛び込みの電話、ある種の会食や面談など）
第４領域・・・緊急でも重要でもないこと（気晴らしのネットサーフィン、単なるおしゃべりなど）
うっかりしていると、第一領域の日常業務に忙殺されて、
一番大切な第２領域の仕事が後回しになってしまいがちですが、
本来はこの領域の仕事こそが、経営者の最も重要な役目だったりします。
ステップ３：委任できる業務を洗い出してリスト化する。
まず、 第３領域と第４領域の業務は限りなく減らします。
そして、第１領域のうち、
「自分でなくてはできない仕事」 と
「自分でなくてもできる仕事（人に委任できる仕事）」 に分けます。
そして、委任できる業務をリスト化します。
次に、それを誰に委任できるか？ を同様に加えていきます。
ここまでできたら、後は、各々の業務を委任すると決めた人や会社に依頼すればよいのです。
そして、生まれた時間で、「自分にしかできない仕事」により多くの時間を振り分けるようにすれば、
より時間密度が上がり、成果も上がるようになります。
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■私は最近までニートで無気力な日々を過ごしていたのですが、
ゆかさんからのメルマガを読んでいるうちに励まされ、
働き始める事ができるようになりました。
■始まったばかりですが、僕にとってこのメールは
日々の楽しみになりそうです。
勇気が出て、元気もいただけて、おまけに自分自身の思考が変わる。
いつも素敵な気付きをありがとうございます。
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