事前準備

今日も読んで頂き、有難うございました。

昨日は顧問先との打ち合わせが１件と夜はJCの委員会でした。
JCでは次年度の理事と埼玉ブロックでは総括幹事という役職の内定が決まってまして、準備が始まっているんですが、JCの会議は自分のためになりますね。

理事会や財政審査会議で上程される議案を事前に読み込んでから会議に臨むことで指摘事項をわかりやすく伝えるために頭を使ったり、他の理事も同じような姿勢で臨むので、その意見が自分の知見に繋がったりもします。
改めてJCの奥深さを知ることができた日でした。

今日のテーマは「事前準備」

事前準備が大切ということは一度は耳にしたことがあるはずですが、皆さんできてますか？

事前準備をしているつもりでも実は足りていなかったということはよくあるかと思います（自分含めて💦）
よく会議で司会をすることがあるんですが、なんの前触れもなく、いきなり議題が上程されることって司会をやっていると焦ることが多いです。
しかもそういう会議の時は確実に終了予定時刻が大幅に遅れます。

会議だけでなく、私の場合、相談を受けることも仕事なので、相談内容があらかじめわかっていないときちんと答えられるかな、不安にさせないかなとこちらが不安になってしまうことも多々です笑

この２つに共通して言えることは事前に「こんな内容を議題にしますよ」「こんな相談をしますよ」と一声あるだけでもだいぶ不安が軽減されますし、事前に調べておくことができるので、安心できますよということです。

テーマに入る前にJCの例でお伝えした事前に上程される議案を読み込んで意見や質問をまとめておくというのも事前準備になります。
事前準備をしておくだけで予定されていた時間内に終わらせれるだけでなく、全員が同じ姿勢に臨むことで多方面の意見を吸い上げることができ、結果的に上程された議題のブラッシュアップにも繋がります。

これは相談も同じで事前に相談内容と論点を把握しておくことで下調べをした上でお互い臨むことができるので、こちらも充実した相談に繋がります。

ついつい忙しくなってしまうと忘れがちな事前準備ですが、相手の満足度を上げるために必要なことですので、準備の時間をしっかり取ることを忘れずに取り組んでいきたいですね。