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Zoomを使って大規模セミナーをする場合は入念に準備しないと事故るかも

昨日、初めてZoomを使ってオンライン会計塾という120名規模のセミナーを開催してみました。

結論から言って、わりとしんどいです。

プロ選手を13年もやっていればそれなりに講演会の講師経験もあってアベレージで言えば年数回程度ですが数百名規模の講演もやりましたし、ストックされている経験談もあるので特に準備とかカンペとか無くても1時間話せと言われたら話せます。

が、しかし。

「講演慣れてるし、オンラインでもやれることは変わらないし、Zoomミーティングも最近はほぼ毎日仕事で使ってるから」って甘く見ていると場数踏んでいる講師でもたぶん事故ります。

なので、これからZoomを使って100人超えの大規模セミナーをしようとしている方はこの記事をご参考にして頂けたらと思います。ちなみに双方向性を大事にしている講演スタイルなのでウェビナー機能ではなく、ミーティングの人数制限を有料プランで100人→500人に増量して実施しました。

オンラインセミナーは鋼のメンタルが必要

さて、受講者との双方向コミュニケーションを取らない一方通行方式であれば、普段のセミナーとあまり変わり無いでしょうし問題となることは無いかもしれません。

ただし、「無反応もしくは無反応なのではないかという疑念を抱えた中でも耐えていつも通り話せる鋼のメンタル」があればの話です。

小慣れた登壇者の場合、アドリブで喋りながらも受講者の微妙な表情の変化を見ながら「今の話は理解してなさそうだな」とか「食いつきが良さそうだな」といった判断をして臨機応変にトークのアプローチを変えていると思います。しかしそれを読み取ることが非常に難しいです。昨日は途中から「無反応じゃないんだ、ネットの向こうで笑ってくれているんだ」と自分に言い聞かせながら話していたことを、受講生の皆さんはきっと知らないでしょう。

あまり意識していませんでしたが、講演会って一人で喋っているようでも、特定の誰かの「ウンウン」という頷きとかにだいぶ救われているんだなって再認識しましたね。

で、Zoomで大規模ミーティングする際には最大でも1画面に25名ずつしか表示されないので受講生の表情を見れる範囲は限定的です。また、一番やっかいなのが画面共有をしている際には表示面積がさらに少なくなり、もはや表情を把握するのは不可能です。(ディスプレイ増やそうにも余計な負荷をかけて万が一Zoomが講演中に飛んだりしたら大事故だな、と。Mac新OSのCatalinaの新機能「Sidecar」は、Catalinaの評判が悪すぎてアップデートを躊躇した。)

そのため、仮に大半の理解が追いついていないにも関わらずガンガン話を進めてしまうと満足度が下がる一方なので、大丈夫かな?と不安を抱えながら一人語りを続けることになります。

会話のキャッチボールに難あり

受講生の集中力に対する第一の阻害要因って、機材トラブルなどのハード面の環境要因だと思うんです。現場会場で行う講演会ではせいぜいマイクのテストとプロジェクターが映るか程度の確認ですよね。とはいえ環境チェックを入念にする理由は、環境でトラブった時の満足度がかなり低くなるということの現れです。

オンラインではこの環境要因で気をつけるべきポイントが山ほどあります。マイク、カメラ、照明、ネット接続、Zoomアプリその他必要なソフトを動かすことに十分耐え得るスペックのPC、(僕は手書き注釈もたまに使うスタイルなので)iPad、それぞれの電源など。

せっかくいい話を準備して完璧に遂行したと思ったのにマイクの音声が聞こえなくて理解出来ませんでしたとか、結構悔しいですよね。今もフィードバックを頂いているのですが、残念ながら音声が一部聞こえづらかった方も若干名いたようで(受講者さんのネット環境要因かもしれないけど)、120名もいれば数名はトラブル出てしまうな・・といった感じです。

されにこれらハード面に細心の注意を払っても、Zoomのマイクオンオフ操作、カメラオンオフ操作、画面共有時の画面遷移の特徴、ある特定のエラーが出た際の対処など、ソフト面の理解を踏まえた上でさらに通常の講演をしていく難しさがあります。あと、我が家には窓の外で雑音がしたら吠える犬と、寝る前に泣き出す1歳児という魔物たちがいます。

そんなこんな考えてたら本番に不安を覚え、前日に練習がてら事務局数名を相手に冒頭だけ聞いてもらったら、予想通りリハは壮大なトラブル続きで大失敗(というよりも酷い準備不足)。これどう思います?と振るだけでもマイクオン操作で2秒くらいの時差が生まれ、たった数秒でも意外と会話のキャッチボールってどん詰まりになって以後ペースが乱れることが分かりました。

これって普通に5,6人でのwebミーティングでも発生する、オンラインあるあるかなと思うのですが、これを講演会で多発されると受講生側のストレスも蓄積されてシラけさせてしまう要因になると思ったので早急に対策を考えました。具体的にはタイムラグを計算に入れた上で自分の話す言葉の長さを調整したり、相手にマイクのオンをする時間を十分に与えたりなどの細かい工夫ですかね。

賛否両論のブレイクアウトルーム機能

Zoomにはブレイクアウトルーム機能という別室へ案内して少人数でグループディスカッションができる機能があるのですが、その遷移時点で回線が切れてしまった人が1名、シーンが変わって驚いて誤ってログアウトしてしまった方が2名いました。リハでは捕捉出来ない現象だったので120名もいれば、、、という確率論なので仕方ないです。幸いすぐに再追加で送ることが出来たので大丈夫でした。

また、これは事前に把握していたのですが、ブレイクアウトルームからメインセッションに帰ってくると横向き設定にしていたカメラが縦向きにリセットされてしまう仕様があります。これ知っていたのですぐに直したはずですがアンケートで「あそこから縦向きに変わってしまいました」と一人だけ。(これは未だに謎。。)

さらに別件で心拍数が上がった出来事がありまして、自分のスマホ(予備合わせ計3台ログインで共同ホストにしていた)をブレイクアウトルームから退室させた際にZoomの挙動がおかしく2台ともログアウトしてしまい、「まさかミーティング自体を全終了してしまった?」という大事故がリアルによぎりましたが、メインPCは無事でした。ただ、ボタン一つでそのリスクと常に隣り合わせにあるんだなと急に怖くなりました。。

なお、ブレイクアウトルーム自体を使うことに対しては、事前に予想していましたが賛否両論ありました。申込みページ冒頭にグループディスカッションを実施しますとは記載したものの、それがブレイクアウトルーム機能を使った少人数セッションだというイメージまでは多くの方に伝わっていなかったと思うので、配慮が行き届いておらず反省しております。1割弱程度の方からグループセッションはちょっと・・・という感想を頂きました。(それ以外は概ね好意的ではありましたが。)

ただ今回に限っては双方向性やコミュニティを重視していきたいという内容だったので、もう少し事前の情報伝達を上手くしてニーズの不一致が無いように務めたいと思います。

事前準備したこと

僕なりに事前準備したことを書いておきます。

まずは機材の準備です。実際に買って使ったものをご紹介します。

(1)マイク
予算の許す限りは良い性能のやつを買うべきです。これだけで満足度が違います。軒並みマイクが売り切れでしたがこれだけは在庫あり。商品ページだとスタンド付いているように見えるけど実際は付いてないのでご注意。
888M マランツプロ USBコンデンサーマイク

(2)マイクスタンド
自立式よりデスクアームの方が机の面積を取らず、角度的にも集音効率が高いので買ってめちゃくちゃよかった。上記マイクとの相性もOKです。
Roycel マイクスタンド マイクアーム コンデンサーマイク用

(3)リングライト
女子かよ!って多方面からツッコミされましたが、顔が明るく照らされると印象も良くなるので講演会では推奨。USB給電出来るけどあえてPCに余計な負荷かけたくなかったのでコンセントに直差ししました。
LEDリングライト - OhaYoo 外径8in USBライト

(4)iPhone用の三脚
昔自撮り棒としての用途で買ったものの、三脚にもなって使い勝手の良さに気付きました。メインカメラiPhone 11 proの三脚用として今回は使用。
自撮り棒 Bluetooth セルカ棒 軽量 無線 三脚/一脚兼用

(5)MacBook pro用のUSBハブ
まぁ別に講演に限らず重宝しているんですが、マイク、マウス、リングライト等を接続するならハブは必須です。ハブが「ケーブルレス」なのがいかに無用なストレスを軽減するかということは使って初めて分かります。
dodocool MacBook Pro ハブ

(6)iPad pro 12.9インチ+Apple Pencil 2 +iPhone 11 pro+MacBook Pro
アップル信者ばりのラインナップ。iPadはZoomのホワイトボード機能を使って注釈をつけるなら必須。MacBook Pro付属のインカメ画質が劣悪すぎるのでiPhone 11proの背面カメラを別アカで使用し、スポットライト機能で常時固定していました。よってiPadと合わせ3アカウント体制。(でもプレゼン資料はkey noteではなくパワポというね。)

(7)静電気で貼り付くホワイトボードシート
万が一何らかのトラブルでiPadその他が機能しない事態が発生したらこれを壁に貼って簡易ホワイトボード化して、最悪形にしようというリスクヘッジで座席後ろに配備していました。結局使わなかったけど。
セーラー万年筆 ホワイトボード どこでもシート

以上、物理的な準備ですね。次に訓練的な事前準備です。

(8)Zoom機能の網羅的なリサーチ
細かい仕様まで隅々まで調べ、全てスムーズに迷いなく切り替えが出来る様に実験を重ねました。僕の場合は3台でZoom入るのでより入念にって感じです。ちなみに同じアカウントで複数台で入れますが、「ホスト」と「共同ホスト」は完全に同じ権限があるわけではないです。アンケート、ブレイクアウトルームはなぜか共同ホストには表示されませんでした。(調べると権限付与されるとも書いてあるけど。)結構ここの範囲が使い勝手悪く、オペレーションに悩みました。権限周りはもう少し研究の余地ありです。

(9)マイク音量のチェック
これは実際にレコーディングして聞いてみるしかないです。合わせてレコーディングされる範囲のチェック。共有画面まで含むかギャラリービューまで含むかなど、範囲は設定で細かく変更できます。

(10)メインカメラを守る
iPhoneの仕様ですが、フル充電で始めたとしても「バッテリー残量が○○%です」というポップアップが出た瞬間カメラがリセットされるので充電繋ぎっぱなしが良いです。未確認ですが電話やメッセがきたら同様にリセットされる恐れがあるので、LINE通知やFBメッセンジャーは全てOFFにしました。

(11)トラブルがあっても慌てない
これは鉄則ですね。講演で登壇する人は鋼のメンタルを常にキープです。オンラインセミナーはトラブルが起こるだろう前提で心の準備をしておくべきです。あたふたしてしまったら、その緊張感が受講生にも伝わります。

終わりに

これだけ事故るよ事故るよーと言いながら、結論としては僕はそこまで大きなトラブルもなく終えることが出来ました。まぁそれなりには準備をしたので。いつも通りの感じでゆるく入っていたら撃沈していたかもしれません。

ところで、途中で「これYouTubeライブっぽいなぁ」と思ったんですよね。初めてYouTubeライブをやった時もやや寂しい感じがしましたが、チャット欄がそれなりに盛り上がってくれたので話に詰まることは無かったんですよね。(これはプロ選手の特権かもですが。)

それはオンライン講演でも同様で、チャットでも無言のハンドシグナルでも良いので相槌らしきものがあればスムーズにいくと分かったので、途中で素直に「何か反応お願いしますね〜」とお伝えしたところ、画面上でウンウンしてくれる方が増えてくれました。感謝感激。おかげで何とかテンポ良く完遂出来ました。皆様ありがとうございました。

Youtubeライブやっといてよかった〜(宣伝で終わるスタイル


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