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「Notion」ってどう使うの? 自分なりの情報の整理方法まとめ(2019年3月)

Notionについてレビュー記事を書いてからというもの、「使ってみたよ」という報告をもらうと同時に、「結局どんなふうに使えばいいのか分からない……」という嘆きもよく聞きます。

なので今回は、実際に自分がNotionをどういう風に活用しているかをまとめてみようと思います。(他にもいろいろページをつくっていますが、今回紹介する5つの基本パターンのどれかを応用した形なので、個別に紹介するのもあれだなと思い割愛しました)

Notionのレビュー記事はこちら ▼

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1)親ページ

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「あれ、どこにあったっけ?」と探すのがイヤなので、(Notionの使い方レビューでも書きましたが)親ページ的な場所を用意して、そこからいろんなところにアクセスできるポータルをつくっています。プライベート関連の内容は「自宅」に、仕事関連の内容は「仕事」という親ページをつくり、そのページ内にすべて集約させています。

また、MacやiPadアプリで見るときには、横にページを並べて一覧表化・階層化させることができるので、何がどこにあるのかパッと見て分かりやすいのも特徴です。

【3月5日 追記】
「親ページってどうやってつくっているんですか?(他のページと何が違うの?)」と聞かれたんですが、他のページと同じです。ただ、ページを「親ページ」だと “見立てている” だけです。階層構造なども自分でルールを決めているだけなので、Notionの機能としては至極シンプル。そこから、自分で見やすいようにルール化・構造化をしているという感じです。

2)プロジェクト

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親ページの下の階層に、いくつものプロジェクトページをつくっています。1案件1プロジェクトが定番。上記(↑)は、日経とnoteが共同で運営している「Nサロン」の有賀ゼミのページ。講義内容を決めるために作成しました。Notionはテンプレも簡単につくることができるので、プロジェクトをスタートするときには、基本的に以下の項目が自動的に追加されるようになっています。

・タスク名(動詞で書く ex. 〇〇の見積書を××に依頼する)
・ステータス(未着手, 対応中, 依頼中, 対応済, 対応せず)
・締切日
・メモ

また、プロジェクトとは別途に、2018年12月にピースオブケイクのオフィスが移転しイベントを開催することが増えたため、「イベントテンプレ」も作成しました。基本的にはこれを埋めていけば開催できると思います(ゲストに出ていただけるか、集客できるかは別の話ですが……)。

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3)タスク

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これまでタスク管理は「Things 3」というアプリを使っていましたが、タスクアプリには書いたけどNotionに書き忘れ(逆も然り)が増えてきました。どうしようかなと思い考えたのが、Notion内ですべてのタスク管理を行えないか?ということでした。

やり方は簡単。『タスク』という空ページをつくり、タスクの表リンクをコピペするだけ。

(2)でつくったプロジェクトタスク表は、「Copy Link」をクリックすると、表の内容をNotion内でリンクすることができます。そのリンクを『タスク』にペーストして「Create Linked Database」すればOK。

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現在進行しているプロジェクトタスクが1ページに集約できるので、現在何が進んでいて & 何が止まっているかを一目で見渡すことができます。さらに、ステータスや締切日などでフィルターをかけられるので、自分の使い方に合わせて見やすくすることも可能です。

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4)議事録

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打合せのときの議事録は、何を話すのかをまとめておき、短時間で濃い話し合いをすることが大切です。そのため、事前に議事録テンプレをつくっておき、ボタンを押せばすぐに書きはじめられるようにしています。そして、つくった議事録ページはそのプロジェクトにリンクさせておくことで、プロジェクト内に情報が集約し、あれどこ?状態をなくすことが可能です。

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5)データベース

ここからは、個人的に集めている趣味ストック情報をどうやってまとめているかを書いてみようと思います。


■ 読んだ記事(タイトル分析)
最近リリースされた「スプレッドシート機能」。表の横列をどんどん増やして、自分なりにカスタマイズすることができます。

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■ 素敵なプロダクト

自分が好きだったり、誰かが紹介していて素敵だなと思ったプロダクトをカテゴリー分けして保存しています。

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■ おすすめごはん情報
これまでGoogleマップに保存していたんですが、誰にその情報を教えてもらったのか忘れてしまい、うかつにピンをつけられなくなってしまったので、この際Notionに移行しようと思い、ちまちま進めています。

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■ グッときた言葉
記事や本を読んでいて、素敵だなと思った言葉をまとめています。

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他にも、「依頼したいクリエイター」「ウェブツール」「行きたい場所」など、いろいろ場合分けしてまとめています。

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そういえば、ぽんずさんが僕が以前書いたnoteを読んで、こんなnoteを書いてくれました。うれしいなぁ。ありがとうございます!



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noteディレクター / 整理・整頓・アレンジが得意で、Product Hunt巡りが日課です。週3日の自炊で使い切れるレシピ集「#週3レシピ」の撮影・試食を担当しています。サークルでは、生活記録をリアルタイムで公開してます。