【Part1】職場を動かした2019年を振り返るー若手リーダーのSlack導入大作戦

こんにちはゆれ(@yr_sales)です。
新年明けましておめでとう御座います。
年末アップ予定で書いていましたが、量が増え、推敲を重ねるうちに、宴が始まり、年明けアップになってしまいました。言い訳です。さて、今年は2020年、まだかなと思っていた東京オリンピックもすぐそこですね。そして終わったばかりの2019年、公私共にたくさん変化があって、また挑戦も多い年でした。
平凡な時を過ごすことは時として大切ですけど、ずっとそれでは私はつまらないので、今年もたくさん変化とか、波乱が起きて、それを楽しめたら良いなと思っています。

さて、私にとって２本目のnoteは2019年の振り返りです。書きたいことを頭の中で棚卸ししながら書いたらかなりの量になってしまいました。なので、急遽パート分けすることにしました。
時に飛ばしたり、時に読んだりしていただけると嬉しいです。

【はじめに】職場全体への取り組みが多かった2019年

2019年もありがたいことに様々なことを経験をすることができて、自分の実績として積み重ねてきたものがいくつか有ります。そこでその内容を、いくつかピックアップして深掘りしたいと思います。

私の職種は営業ですが、配属先がMG常駐なしのオフィスのため、仕組み・取り組み自体をかなり自由度高く任せられている職場環境です。挑戦がしやすい、私にとってはありがたいことです。なので、営業で成果を出していれば、全体への取り組みなども同時に進めていくことができます。
個人としての成果を評価頂いてエリアリーダーとなった2019年は、オフィス全体を考えて行動することも多く、そのため振り返りも全体の取り組みが多めです。

※キャリアについては自己紹介noteで簡単に書いていますのでご覧ください。

※今回のお話の中で私が導入したSlackはフリープランです。何か取り組みはしたいけど、初めから社内でお金のかかることをすることは諸々のハードルが高い方もぜひ、ご参考に。

【ざっくり】こんなことをしました

メールの確認作業に多くの時間・工数を取られることを課題に感じ、その解決を目指して行動した2019年最初の職場全体施策。営業活動効率化のためのツールを探し、行動を重ねました。1月にChatworkを導入、その後3ヶ月間の運用を経て、4月からSlackに完全に切り替えて運用。現在は、全体連絡、営業ナレッジ共有、案件相談、進行管理から日々の雑談チックな話まで幅広く浸透しています。現在までに11,000件以上のメッセージが、毎週ほぼ全員の営業メンバーで運用されています。また予想をはるかに超える活用を頂いているため、今後MGに相談し有料プランへのプランアップができないか上申する予定です。

報連相をhackせよ！

もともと2018年の秋頃までは、オフィス内でのコミュニケーションはメールが主流で、しかもとりあえずCC現象（とりあえず関係ありそうな人をCCに入れる魔の現象）が多く、自分に実際あまり関係のない発信もドカドカとメーラーに届いてくる始末でした。
しかもこの状態で受信メールにフィルター（フォルダ分け）をしない人も多く、お客様や内部での重要なメール、要返信の案件など届いたメールへの確認漏れの多さ、レスポンスの遅さなどがかなり課題となってました。

リーダーmtgで発議したところ共感を得たので、これらの諸問題を解決できるようなツールがないかなあと考え、Webを動き回ったのですが、かなり種類があったので、まずはオフィスの現状と目指すゴールを確認することに。

【現状】
・当時あった「確認したメール」の工数がまあまあ負担。
・Inboxにどんどんメールが溜まり、ピックアップが大変。
・↑の影響でメールへのレスポンスがすごく遅い。
・全体共有がされていないので、同じ相談を受けることも多々。
・個々の設定でうまくやる人とできない人のギャップが大きい。

【ゴール】
・LINEの「既読」のように手軽に内容確認できる。
・案件ごとにやり取りが分けられ、情報が整然としている状態。
・気軽に返信ができる（負担に感じない）仕組み・UIを整える。
・相談やり取りや、ナレッジが1箇所にまとまり、全員で共有できる体制。
・個々の設定なしである程度統一した設定ができるツール導入。

そして、この差を埋めるためにあったら良い機能を導き出すと、

【求める機能】
・確認作業の工数削減
　→ワンアクションで「確認したよ！」がわかる。
・案件整理
　→ルームやチャンネルのような機能がついている。
・レスポンスタイム短縮（チャット感覚で手軽に）
　→チャットのような形で短文でも気軽にやり取りできるUI。
・案件相談（センシティブなもの除く）
　→1on1の相談内容でもオープンかつ手軽に他メンバーが閲覧できる。

これらを実現できるツールを探すべく、私は旅に出るのですが…。

温度感の壁に直面…不安にあったヒント。

あれ…。Slackじゃん…ってなった人、いませんか。
私もなりました。
実は、私自身がプライベートでSlackの使用経験があったので、早い段階でSlackを中心に情報収集をしていました。

一方、この頃所内向けには、前述の課題とゴールのような内容をまとめたものを作成しました。加えて、検討中のサービスとしてSlack、Chatwork、LINEWORKSの主な機能などをかんたんにまとめ、このようないわゆるビジネスコミュニケーションツール（以下、ビジコミュツール）の導入に対する意見を募りました。

すると…

【アンケート結果】
・簡単にやり取りができるようになるのはうれしい！
・オフィス内のコミュニケーション量も増えそうで期待。
・ITベンチャーっぽい、かっこいい。
・メールで見れてるのになんで変えるの？
・機械は苦手。
・慣れてる環境を変えたくない。
・本当にみんなが使いこなせるの？

Oh...
結構後ろ向きの人が多かったんです。
慣れたものを変えるのって時間も体力もいるし、腰が重いんですよね。

もちろんそこを押し切ってもいい活用は望めない。
ただ、これらの人たちにはとある共通点があったんです。

1.ビジコミュツールをしらない。
後ろ向き回答を頂いた方々、「これらのサービスを見聞きしたことがありますか？」という回答には、全員NOでした。つまり簡単なまとめは渡しているものの、その全容がわからない。現状の仕組みから突然得体の知れないものに変える不安（適応できるかどうか）のようなものがあるのでは？と感じました。

2.現状の課題を問題に感じる人が多かった。
後ろ向き回答の方々の多くが、現状の課題を強く認識していました。当時は「じゃあなんで解決しようとしているのに反発するの…」なんて思っていたんですが…。
これ即ち、現状の課題を強く感じる人ほど、今の仕組みに依存してる人。つまり、前述の1.のような今の仕組みが変わることへの不安がベースにあると考えました。

自分のオフィスにあった導入施策って…？

このアンケートを受け、施策の方向性は以下のように、

現状の課題を解決できて、機能は多すぎず、操作性が難しすぎないビジコミュツールを導入する。（無料の範囲で）

※ビジコミュツール導入の実績が営業所ではゼロだったため、当時ここに予算を頂くことはできませんでした。（かなしみ）

そして導入に際して重要なことは以下のように考えました。

・できること、操作を理解してもらうこと（大前提）
・少しづつ優位さを感じてもらうこと（メールより便利）
・自分が一番活用し、発信し続けること

粘り強く。これが一番大事で大変だったな、と今振り返ると思います…。
自発的に発信するのが自分だけでもめげなかったあの時の自分、偉いぞ。
方針も決まり、改めて各ツールについて情報を集め…

チョイスしたのはSlackじゃなくて…

決定した導入ツールは…Chatwork!!!!!
そうです。Slackじゃなかったんです。でもSlackのことちゃんと考えてました。実は3ヶ月Chatworkを使って、その後Slackに移行することにしたのです。

すごく悩みました、特に3ヶ月後にまた新しいツールに移行することの反発に。でもなぜこんな変則的な導入を当時決めたかというと、機能面ではSlack、取っ付きやすさでは、Chatworkに軍配があると感じていました。

【Chatwork（フリープラン）】
・日本製でUIに柔らかみ
・基本的な概念（グループ・メンション）を学びやすい。
・作れるグループに上限あり（14個まで）

【Slack（フリープラン）】
・チャンネル作成に制限なし
・連携アプリ多数（Google drive,Outlookとも連携できる）
・多機能ゆえに操作の簡単さでいうとChatworkより弱い
・giphyなどたのしみ系連携アプリも要素として多い

あくまで個人的感想です！
SlackはもともとIT系で多く導入されていることもありコマンド（/remindなどの入力）を知っていると楽など、いきなりだと難しい部分も多いと感じていました。なので、まずはChatworkでビジコミュツールとはどんな感じなのか？を知ってもらい、その後機能面で充実したSlackへと移行してもらうことにしたのです。ゴールフローはこのような形に。

そして、その後は流れるように事は進み、全体説明会のスケジュールの確保、Chatwork・Slackの紹介や全体の導入スケジュール、簡単な操作についてのレクチャー資料を作成しました。

運用開始。嬉しい誤算。

紆余曲折を経て、ようやく運用を開始したChatwork。レクチャー中に何度か説明に苦慮する場面はありましたが、使う感覚としての「LINEみたいなものです！」と、メンションの説明での「Twitterみたいなものです！」はマジで多用しました。偉大な2大SNSサービスに最大級の感謝を。

はじめは、まずは楽しみながら操作に慣れてほしい！という気持ちで、「ようこそグループ」を作成、定例の飲み会の連絡をしたり、使い方のTipsを週2〜3で自分から発信したり、とにかく発言の機会を提供することと、静かになる時間が長く続かないように努力しました。

そして、運用開始から1ヶ月程度で、週次発信の1つをChatworkを使って行う事を朝礼にて提案、めでたく皆さんに快諾されます。この頃になると、当初心配していた「後ろ向きの方々」からは、意外と使いやすいじゃん。とか、絵文字とかゲームみたいで面白い。とか理由はなんにせよビジコミュツールへのアレルギーというものはほぼ見られなくなりました。

そして、嬉しい誤算もありました。
当初全体での運用をベースに諸々を考えていたわけですが、自分onlyのチャット（自分自身にしか見えないメモ的運用ができるチャット。Slackでいうところの（自分）と書かれたDM）を使ってTodo管理をしたり、お客様先とのやり取りのメモにしたり、個人で使い方を工夫してChatworkをさらに活用してくれている方がかなりいたのです！うれしかったなあ。

そして迎えた本番移行。

Chatworkの導入期間は2019年1月〜3月末。この間にChatworkをかなり使い込んで頂けた方も数名いました。そこで、Slackの導入に際しては、この方達の協力も頂いて4名の導入チームを編成。それぞれ担当する営業メンバーを決めて、Slack導入当初の1〜2ヶ月については、個別に利用状況や操作の不安点などを定期的にフォローアップしてもらう体制を構築しました。

また、Slack移行については、「Chatworkでいう「xxx」は「zzz」になります。」という風に、Chatworkを使って頂いていた事をうまく活用することで、機能面の理解もChatworkの時よりも俄然早くなった気がしています。

一方でSlackでは、ゴールフローに基づいてChatworkの時にはなかったような情報をまとめるチャンネルも作成しました。

・商品ごとのアップデート、質問用チャンネル
・協働案件、提案ナレッジ、ビジネスコンテンツの共有チャンネル

このようなチャンネル群、特にコンテンツ発信系については、自発的に情報を発信するマインドがないと過疎化して死んでゆく傾向がありますが、ここについても導入チームが日替わりで投稿をしてチャンネルを生かしつつ、他の方との話し合いの中でも、

「それぜひSlackで発信してください！」

をキーフレーズに情報発信の機会を提供。リアクションボタンなどで反響が生まれる事で発信することをよく思うメンバーも徐々に増えていきました。

全体を振り返ると想定以上に良い運用ができた。

こうして、メール地獄からの脱出のきっかけに始まった我がオフィスの報連相hackは、Chatwork導入を経てSlack運用という大きな新天地でようやく土が固まってきたところです。

予想以上によかったと感じるのは、日常的な連絡事項の発信など、想定を遥かに上回る活用を頂いている事です。
ここの要因は様々あるとは思いますが、Slack導入時にある程度その類のツールへの適応力が全員にあった事、導入チームの支援や、発信の際の周りからの反応（レスやリアクション）が多く、発信者になる事に楽しさを感じてくれた方が多くそれがいい意味で伝染した事などがあると思います。
弊社の商品には BtoB SaaSの商品があり、これはお客様内で如何に多くの方に使っていただくかが重要なポイントの一つですが、まさにこれと同じような事が起きたようにも思えます。

一方で改善が必要な点もあります。
情報量が多くなり、求める情報へのリーチに時間がかかるようになった事。フリープランの検索上限10,000件も超えているのでこの辺はMGとも話し合う予定です。

今後は活動支援・売上へのコミットへ

今後の展望です。
現在、情報の共有という観点では一定の成果を出せているSlackですが、次はその情報を使った日々の営業活動の支援・その先の売上へのコミットを意識して運用していきたいと思っています。

まずは営業活動への支援として、日々のアウトプット支援とサポートタイミングの最適化などを目的にタスク管理ツール「Trello」を全体展開すべく、自身の所属するチームで試験運用中です。
こちらを参考にさせて頂いております。

あとがき

思えば、6000字超の大作になっちゃいました…。
はじめての全体を巻き込んだ働きかけ。難しくはありましたが、最高のやりがいとこれからも続くカイゼンが楽しみです。

そして、2019年を振り返るはずが元日に投稿してしまったことお許しを…。
Part2は、「営業管理をhackせよ。前例のないチームリーダーになって。」
をお送りする予定。（hackどころかゼロベースの話が多くなる可能性大）

また、私自身の行った施策は、予算のない中でやっているものがほぼなので、会社の予算はないけど、職場のために動きたい…と言う方の参考になればうれしいな、とも思っています。

今年も勉強の場、発信の場としてnoteを活用していきたいと思います。
どうぞよろしくお願いします。
そして長文お付き合い頂き、ありがとうございました！