To　Doリストは取扱注意のツールです

かつて毎日遅くまで残業をしていた頃、
私はTo　Doリストをつくって仕事を進
めていました。

もちろんやるべき仕事を書き出すこと
は大切なことです。

To　Doリストを活用して、上手に仕事
を進めている方もいらっしゃるでしょ
う。

上手く行っている方はそのまま進めて
いただければと思います。

しかし、To　Doリストを使っているけ
ど上手くいかないという方も、研修や
講演などでたくさんお会いしてきまし
た。

私がそうでした。

次のような問題がありました。

1．明日は20個タスクがあると忙しく
なったと勘違いしていた。

2．20個のタスクを本当にやるべき仕
事か見直していかなった。

3．全体像が把握できていなかった。

1の問題は、簡単に終わらせることが
できる仕事から着手していたことです。

20個のタスクは朝の時点でプレッシ
ャーです。

心理的重圧から解放されようと、最
初に簡単に終わらせることのできる
仕事を5つ処理します。

経費精算、○○社の△△様にメール、
業務課へ手配書をメール。

このやり方ですと、本当に重要で時
間がかかる仕事を後回しにしてしま
うわけです。

「あと15個か、4分の1が終わったの
か」と達成感に浸るも、実は30分の
1も終わっていない状態です。

2の問題、すべての仕事を「やらな
ければならない仕事」としていう前
提にしてしまっています。

プロセスを簡略化できないか、場合
によってはやめることができないか
を検討してみましょう。

すべての仕事は無理かもしれません
が、削減・縮小できる仕事はいくつ
かあるでしょう。

例えば、A社企画書作成、B社企画書
作成、C社企画書作成とある場合、
汎用的なものを作成して、個別対応
を減らすと考えるのもいいでしょう。

実現度が低く、いつも企画書だけ出
してくれという取引先向けには思い
きって、汎用的企画書のみにすると
いうのも手です。

実現度や成果が低い仕事に振り回さ
れて重要な仕事が疎かになっていた
というケースは多く見ています。

3の問題は、1日のスケジュールとTo　
Doリストが紐づけられていないとい
うことです。

仮に朝は頭を使うクリエイティブな
仕事が得意であれば、企画書作成、
午後の少し眠くなる時間帯はオンラ
イン面談を入れると決め、タスクを
はめ込みます。

そうでなく本当はクリエイティブな
仕事をしたいのに、まずは事務処理
やメール対応を朝にし、結局午後の
能率が落ちかけている時間帯にクリ
エイティブな仕事をするのでは、時
間がかかるだけです。

もちろん朝でなく夕方に一番能率が
上がるなら、夕方に企画書作成など
をすればいいでしょう。

大事なのは自分の傾向を知って、そ
こに合わせて業務の計画を立てるこ
とです。

ポイントとして、昨日も書きました
が何でもすぐやらなきゃという考え
に支配されることと、できるだけ多
く仕事を詰め込んでしまうことは避
けるようにしましょう。

特にオンラインワークが増えてきた
方は、仕事を多く詰め込んでしまう
方が多いようですので、ご注意くだ
さい。