#3 Excel脱却！ Accessクエリで必要なフィールドだけの表にする
Excelユーザー必見！Accessクエリで業務効率を飛躍的に向上させる方法を、図解入りでわかりやすく解説中。
必ずチェックして、業務を効率化しよう！
今回は業務効率化の最初の一歩になります。
クエリとは何なのか？、
Accessでデータを抽出する方法ってどうするのか？
超ベーシックな操作で簡単なのでぜひ覚えてくださいね。
最後のページまで実践していただくことでクエリを理解したも同然です！！
まずは、Excelでの列の選択をご覧ください
たくさんの列項目がありますね。
この中から必要な４列だけ取り出します↓
Excelではコピペして別表に張り付ける、あるいは必要でない列をdeleteする方法が考えられます。
上のExcelの列変更と同じことをAccessでもやってみましょう。
Accessを使用すると、元のテーブルを変更せずに、さまざまなテーブル操作を感覚的に行うことができますよ。
今回のサンプルデータは#1でExcelからAccessへインポートしたデータを用います。
インポート方法はこちらをご覧ください。
↓
1.Accessで必要な列だけ表示する（クエリを作る）
「必要な列だけ表示」するために、クエリで指示をしてみます。
例題:
元テーブル（元表）から、
"氏名"
"氏名（ひらがな）"
"氏名（カタカナ）"
"氏名（ローマ字）"
の４項目だけを表にしてください。
完成イメージはこちら↓
Excelの例と同じ結果になります。
それでは実践しましょう。
まずは作業する場所「デザインビュー」の準備です。クエリをつくる場所になります。
「作成」をタブ選択、「クエリデザイン」をクリック
ウィンドウが立ち上がるので、テーブル「Accessクエリサンプル」が選択された状態で「追加」をクリック。
「閉じる」でウィンドウをクローズ。
「デザインビュー」に切り替わり、「Accessクエリサンプル」テーブルが配置されました。
「デザインビュー」では列項目（カラム）の選択や抽出条件の入力などが行えます。
デザイン（抽出指示）を行い、実行すると、結果が得られるという流れです。
※デザインビューで抽出指示をすることをクエリと呼びます。
４項目だけを選んで表示指示してみましょう
最初に「氏名」を表示項目にします。
「氏名」をクリックしたまま、ドラッグして真下のフィールドへドロップします。
最初はちょっとコツがいるかもしれません。
次に、「氏名ひらがな）」をドロップします。
残りの２項目も同じくフィールドへドラッグします（以下参照）
３つ目の表示項目「氏名（カタカナ）」をドラッグします。
最後に「氏名（ローマ字）」をドラッグします。
４項目が配置されましたね。
左上にある「表示」または「実行！」をクリックします。
選択した4項目だけが表示されました
◆Shiftキーで複数項目を一度にドラッグ
上の例では１つづつ項目をドラッグしましたが、もっと簡単な方法をお伝えします。
連続する項目はShiftキーで一度にドラッグすることができます。
Shiftキーを押しながら"氏名"～ "氏名（ローマ字）"まで４列連続で選択します。
４項目を選択したまま下のフィールドへドラッグします
４項目が一度に並びました。
１つ１つの項目をドラッグ&ドロップするより簡単ですよね。
「表示」または「実行！」をクリック
４列だけが表示されましたね。完成です。
こちらの方が簡単ですね。
2.クエリの保存
最後にクエリを保存しましょう。
「クエリ1」の右上の×をクリックします。
「はい」をクリック
「Q01_4項目表示」にクエリ名を変えてOKを押します。
左ウィンドウの「クエリ」に保存されました。
これをダブルクリックすることで、中身の表を見ることができます。
条件を変更したい場合は、デザインビューに変えて項目の入れ替えなどを行います。
3.おさらい--デザインビューで抽出・選択作業
データを操作する方法は、
①初期画面（Accessを立ち上げたときの画面）から
②画面をデザインビューにする（クエリの作成開始）
③デザインビューで抽出や列の選択を行う（クエリ）
④実行・選択ボタンで表示する（クエリの表示）
となります
抽出操作はデザインビューに切り替えて行うことを覚えてくださいね。
Accessを理解する上で一番重要なところなので理解してくださいね。
改めてクエリで抽出する流れをみてみましょう。
①Accessの初期画面
初期画面です
さあ、抽出を行いましょう。
②デザインビューを表示します
「作成」タブ→「クエリデザイン」をクリックします。
対象のテーブルを選択して「追加」または何も選択せずに「閉じる」をクリックします。
さきほどの例では「追加」を選びましたね。
今回は「閉じる」をクリックしてみましょう。
デザインビュー画面に変わりました（「クエリ1」のタブになります。）。
テーブルを選択せずに「閉じる」を選んだのでテーブルはありませんね。
③デザインビューで抽出や列の選択を行う
テーブル「Accessクエリサンプル」を「クエリ1」のエリアにドラッグします。
テーブルが表示されました。
ドラッグする方法でもテーブルを表示することができます。
テーブルの数がたくさんあるときは、この方法が便利ですよ。
下のエリアに項目をドラッグして抽出や列の追加を行います。
④実行・選択ボタンで表示する
「表示」または「実行」をクリックします。
抽出指示した内容が表示されます。
今回のまとめ
・テーブルから必要な列だけをクエリにできる
・クエリは保存できる
・クエリはデザインビューで抽出指示を行う
今日のかんたんな内容を理解するだけで、クエリの概要はほとんど把握したことになります。
あなたはもっともっと業務効率をはかれますよ。
次回はさらに列に関する基本操作について解説いたします！
データを取り込む方法、こちらのページもご参照ください。
今回の説明を含む、現場で使えるAccess基本クエリ22選をまとめました。Excelでは難しいデータ抽出の基本になります。ぜひともご活用ください。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？