「平成ミドル・マネジメント覚書」#16 仕事術① : 形式的な会議はヘビメタでいい

１０．仕事術
仕事のやり方編
○逆算で仕事をする
・達成すべき成果と期限から逆引きで、だんどりとスケジュールを考える。
・途中段階のマイルストーンについても、アウトプットをイメージする。
・一度設定したアウトプットのイメージと期限はずらさない。
・「あるべき姿」から「やるべき作業」を考える。多くのひとは、「できる作業」から着手するので、いつまで経っても「あるべき姿」に到達しない。
 
○スピードアップのポイント
・作業そのものを速くするより、間のつなぎのロスを減らす方が効果的である。
・後でまとめてやらない
 
○全体像を描きだす
・全体像の整理パターンは、①業務プロセスに沿って、②関係者を書きだす、③縦横の数値の表、のいずれか。
・③では、「計」があっているかを確認する。
 
○「効率的な会議」よりも「効果的な会議」
・会議で重要なのは「効率」よりむしろ「効果」。
・「会議を効率化しよう」という意見はよくあるが、「会議を効果がでるものにしよう」という意見は聞いたことがない。「効果がでない会議」ならば止めるべきである。「効率」を議論する前に、まず「効果」が出ているのかどうかを確認すべきではないか。
・単発の会議は成果につながらない。会議自体をＰＤＣＡサイクル化する。
・終わった後の雑談がメイン。根回し4割、本番2割、フォロー4割で対応すること。
 
○大人数の会議は形式的でいい
・大人数が集まって短時間議論してもよい結論は出ない。少人数の関係者でしっかり議論した結果を形式的な会議で効率的に了承すればよい。
・形式的な会議は、ヘビメタ同様、様式美の世界(後述参照)。みんながヘッドバンギングしているのがベスト。
 
○説得と納得
・論理で相手を説得することはできても、納得は得られない。納得が得られなければ、魂がこもった行動にはつながらない。したがって、ディベートをして相手を説得してはならない。
・「ラリーを続ける」ことが大事。
・サービスエースやスマッシュは厳禁。相手が打ち返しやすい球を返す。相手と呼吸があってきたら、サイドに振ってみる。相手の球がラインを割っても、気づかない振りをしてラリーを続ける。
 
○議論は一度発散させてから収束すべし
・よく、「議論が発散している」というひとがいるが、実は、自分が進めたいように議論が進んでいないと言っているに過ぎないことがある。
・いろいろな立場のひとのいろいろな意見を聞き届けること。お茶は最後の一滴がおいしい。そこまで待つ。
 
○仕事のリズムを作る
・一日、一週間、一月、一年をどのようなサイクルで回すか。前回より何がよくて何がよくないかを自分で把握しやすくするために、リズムを作る。
 
○指示・命令はどうあるべきか
・仕組み化されていない指示・命令、納得感のない指示・命令が遵守されることはない。　
・「つり革におつかまりください」は聞き流されるが、「工事箇所を通りますので揺れます」なら、つり革をつかんでくれる。
・指示は、指示内容の履行状況の把握とフィードバックまでのサイクルを描いた上で行う。
 
○伝言ゲームの「歩留まり」を把握する
・会議等で伝えたつもりのことは、下にはまったく伝わっていない。確認してみればいい。
 
○形式化しているものは様式美まで高める
・いっそのこと。その中から見えるものが実はある。
 
○「基本的なこと」＝「簡単なこと」ではない
・基本の確認・定着をルーチンに組み込むことが重要である。