#業務ハック(01)_Gmail
こんにちは！えがです。
事業企画の経験から、
業務効率の改善に取り組みました。
その内容を共有していきます！
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・業務効率の改善に行き着いたわけ
＊事業企画の時の業務量、業務幅が常にキャパ越え。
断らないという信念のもと、
仕事を引き受けていたら上司が6人に。
業務依頼のコントロールなんてできません。
もう、常にパッツパツ。笑
＊初めての事業企画でわからない横文字が多発。勉強時間を確保したい！
始めはPLもBSもわからず、
数式もSUMぐらいしか使えなかったです。
それでも業務は飛んでくる。。
何とかするしかないです。
どうしても調べながらやるので時間がかかります。
それでもこの経験が
自分の力になる実感があったので
どうにか時間を確保したかったんです。
そうしているうちに、
・どうしたら早く業務が進められるか
・”タスク処理”をいかに早く対応するか
・業務の優先順位をどうつけていくか
を考えていました。
やってみたら何とかできるものです。笑
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・業務ハック_Gmail
まず取り組んだのは、Gmailの効率化です。
01. フォルダ分けの設定
02. 自動振り分け設定
03. テンプレートの設定
04. スヌーズの活用
05. メールの返信は24時間以内を徹底
【 私のGmailのルール 】
・受信トレイは毎日空にする！
アーカイブをフル活用する。
・返せるものはすぐ返す。
できる限り自分ボールにしない。
即レスすることで信用度も上がるし、
一石二鳥です！
・社内のコミュニケーションは
時間短縮のために基本チャット。
丁寧に伝えたいもの、
残してほしいものだけメール！
どうしても受信トレイに残す場合は、
未完了のタスクのみ。
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01. フォルダ分けの設定
基本的には下記のような分類をしていました。
・人ごと：Aさん、Bさんごとのフォルダを作りました
・プロジェクトごと：プロジェクトごとに関連メールをまとめました
例）01.経営数字 02.顧客情報 03.キャンペーン
・共有メール：正直すぐに見なくても良いような...（←あかん笑）
人ごと・プロジェクトごとは対応完了したら、アーカイブ。
共有メールは「受信トレイをスキップ（アーカイブ）」する設定に。
これでこの共有メールたちは
自動的に受信トレイには入りません。
（一定期間経過したらまとめてちゃんと見てました。笑）
◇ メール上部の縦3点 ＞ メールの自動振り分け設定 ＞ フィルタを作成
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02. 自動振り分け設定
フォルダを作ったら、
次はメールごとにアーカイブした時に
自動的にフォルダに入るようにタグをつけます。
・メールアドレスでの設定
・キーワードが文面に入っていた時の設定
など、タグが付き漏れないように二重、三重につけておくと◎
◇ メール上部の縦3点 ＞ メールの自動振り分け設定
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03. テンプレートの設定
よく使うメール文面を保存しておけます！
これが超便利！
毎日使う日報や、
定期通達の文面など数種類保存しておけます。
テンプレートを使う時は
下記のテンプレートの挿入から選ぶだけ！
保存する時に署名も保存してしまうと、
メールを新規作成した時に
署名がダブルになってしまうので
保存の時は消すことをお勧めします。
（保存できる内容） タイトル ・ 文面
（保存できない内容）送り先メールアドレス
◇まずはテンプレートが設定できるように！
歯車マーク ＞ 設定 ＞ 詳細設定 ＞「テンプレートを有効にする」
◇テンプレートの設定
新規メール作成 ＞ 右下の縦3点 ＞ テンプレート（保存と上書きに注意!）
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04. スヌーズの活用
スヌーズは私のリマインド機能です。
これがないと頭パンクします。
日時と時間を設定しておけば、
その時までアーカイブされて
設定のタイミングで受信トレイに戻ってきてくれます。
例えば、会議の資料は会議の前々日に目を通すからその時までスヌーズ。
そうすることで頭の中から排除。
その時まで忘れます。
今考えなくていいことは、考えるべき時まで一旦隠し容量を空けましょう。
◇メールの右側、もしくは上にある「時計マーク」
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05. メールの返信は24時間以内を徹底
大事なのは 即レス！
「見ました！」だけでも返信します。
自分でボールを持つ時間をできる限り短くする。これが一番です。
・対応するにはどれくらい時間がかかるのか
・誰かと一緒に進めるべき案件なのか
その対応の優先順位をつけて返信できたらスケジュールに落とします。
例えば、Aさんから依頼された内容でもBさんの知見が必要な場合。
Aさんにメールを見たことを伝え、期限を確認します。
1週間後と言われたとして、完了の3日前ぐらいを期限にしてBさんへ連絡。
このBさんにお願いしている間で他のタスクを対応します。
こうして依頼内容の度合いで期限を調整しながら
ボールが返ってくるタイミングを調整して順々に対応していきます。
イメージとしては、
テニスでフライを打って 返ってくるまでの間に
サッカーボールを味方にパスして ゴールしてもらい
バレーボールを打ち返した時に テニスボールが返ってくる
みたいな感じです！
（余計分かりにくいでしょうか・・？笑）
そして自分の手から離れた瞬間、一旦忘れる！容量を空ける！
さらに言うと、できる限りで気をつけていることは、
期限は1週間と言われた場合は5日ほどで返せるスケジュールで組みます。
こうすることで信用残高は上がるし、
万一の時にリカバリーができます。
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以上が、私が日々実践していたGmailの使い方です。
また、上記の通り 社内コミュニケーションは基本チャットです。
・chatwork
・Slack
・Google チャット / ハングアウト
・Salesforceのchatter
色々ありますが、メールとチャットの使い分けも効率化には重要です。
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