採用拡大フェーズに突入して採用ATSをHubspotからHERP Hireに移管した話
はじめに
こんにちは。キャディ株式会社のHRで採用のリーダーをしています。2019年の年末に、「HRMOSからHubspotに採用ATSを移管した」ってnoteを前任のあんでぃが出していたのですが、そこから1年半‥‥実は2021年6月にHERP Hireに移管しています。「キャディさん、Hubspotどうやって使ってるか教えて！」なんて聞かれることも多く「あ、いや、あの、もう、じつは」ってなってたこともあり、またHERP激ラブな我がチームを代表して、この移管にまつわる話をまとめたいと思います。
キャディは上記の記事の後、更なる採用拡大フェーズに突入し、採用目標も数倍以上、候補者数も数倍以上、採用オペレーション（面接設定など）するアシスタントも、現場の面接官も全てが数倍に増えてきたところでした。Hubspotに切り替えた時期にも十分に検討されたことでしたが、改めて「もう無理やあああああ（理由は後述）」となり、各種採用ATS提供企業に「今すぐ提案くださいっ！！！」と速攻で提案頂き、HERP導入に至りました。
移管したとはいえ、Hubspotの良かったところ
●レポートが自由に作れた
●ステージが自由に作れた（かなり細かく作っていました）
●フォームも自由自在
●一斉メールが送れる
どれもCRMならではの良さを生かした強みでした！ありがとうございます！
泣くほど困ってて新採用ATSに期待した5つのこと
では、参ります！
①媒体連携…これは、革命だ
Hubspotは採用向けのものではないので、連携できなくて当たり前ではあるのですが、これは革命が起きました。
Before HERP
書類選考担当はスカウト媒体（ビズリーチ・キャリトレ・AMBI‥‥等）＋媒体（Wantedly、リクナビ、エン・ジャパン‥‥等）にそれぞれにログインし、そこに書類選考結果、面接官の名前を記入。エージェント応募・自然応募はHubspotに直接入るので、それをアシスタントスタッフが漏れなどないか確認、そのあとに書類選考。書類選考通過者は各種媒体からプロフィール情報、書類を移管…（ただ手作業でコピペで入力していくという鬼作業）。とにかくログインする媒体も多く、各媒体から情報を移すのが大変でした‥‥特にWantedlyなどが、面接官が全員企業アカウントを持っているわけではないので、応募情報をどうやってHubspotに載せるか、四苦八苦‥‥
After HERP
この通り！ほとんどの媒体からの流入が自動連携で入るので書類選考担当も、一つの画面で。そのあとの面談セットもHERPから対応ができます。これはマジで革命が起きました。元々採用ATS使ってる人からしたら当たり前かもしれませんがｗ特にHERPは連携してる媒体が多いのが強みだと思います。
ページを開けるとこんな感じで、各媒体のプロフィールが「媒体プロフィール」のところからPDFで見れます。で、ビズリーチ側の詳細を見るときには「ビズリーチ」のところをクリックすればビズリーチの管理画面に飛べます。各媒体のアクセス権限は現場の面接官には渡していないので、このPDFでプロフィール見れるのはめちゃちゃ大事で有難いです。そして、メモ欄とタイムラインに次のステップを記入。「書類選考」ステージに移したものをアシスタントメンバーから連絡します。
②権限設定‥‥ここでも革命が起きた
Before HERP
採用においては、かなり個人情報が関わってきており、大切に扱う必要があります。キャディでは見てよい情報のレイヤーが複数ありました。
A. 履歴書・職歴書・前回面接の記録：マネジメント＋人事＋担当面接官
B. 現職給与・オファー金額：マネジメント＋人事リーダー以上＋労務
C. MG（ミッショングレード）：マネジメント＋人事リーダー以上＋労務
これが‥‥Hubspotだと‥‥本気でやればできるかもだけど‥‥ややこしすぎる‥‥どこまでを誰がどう見れるか、はとっても難しかったです。結局SlackのプライベートチャネルやDMが大量発生する結果に。
After HERP
まず面接官や選考、選考後のアトラクトに関わる人は名前を検索してぽちっと追加します。書類系OK！面接の記録OK！タイムラインのメモOK！です。逆にアサインされた候補者以外の情報は見れないので、そこも問題なし。
こちらはプライベートコーナー。基本的にマネジメント＋人事リーダー＋労務メンバーのみ入っています。必要に応じて別部署のリーダーが入ることも。ただし、ここでちゃんと待遇面やMG（等級）系の情報をやり取りしているので、他の面接官にはここの情報は見れないようになっています。
③評価情報の分析
Before HERP
Hubspotでは、さまざまなフィールド設定は自由なので、フィールドとして設定したものは色々とレポートにできて、非常に便利でした。が…面接官が書く面接記録がどうしてもフィールドとして持つのが煩雑過ぎて、「コメント欄にテキストベタ打ち」状態でした。つまり‥‥そう、分析ができない！何次面接でどういう評価だった人が最終内定・承諾につながっているのか、どの面接官がどういう評価を出しがちなのか、辞退率はどうか‥‥Qに一度力技でレポートを出すのが精いっぱい…そんな状況でした。
After HERP
画像はフォームの冒頭だけですが、この後に複数の項目がセットされており、選択式で入力するところも複数あります。項目はそれなりにあるのですが、面談・面接で必ずお話しをお伺いするポイントにもなるので面接のナビゲーション機能も果たしています。これを面談種類別に作成しています。
フィールドがあるので、分析ができる！ということで、もろもろレポートを作っていますが、その辺の話をしているともう一つnoteが書けてしまうので、今日は割愛して、次の号に取っておきます。面接の改善や、面接のアサインメント検討、ペルソナの設定、各媒体別の振り返り…と使っています。
またHERPに標準で搭載されてるレポートシリーズがいい仕事をしています。以下は数字全部モザイクで申し訳ないですが、細かく経路別・求人別に候補者数とその通過率・到達率が出て、クイックに振り返りに活用できます。あとは秒で各種データがCSVダウンロードできるのも喜びポイントです。
④採用オペレーションにおける負荷の軽減
Before HERP
採用に関わるオペレーションのアシスタントも1-2名だったところから、3-5名体制に。そこで、チームの共通Gmailアドレスを使って対応をしていました。やはり数が増えるにつれて、どれが返信済か、対応済か調整中か調整済か‥‥確認と確認の確認に非常に時間がかかっていました。また候補者への連絡とその候補者に関するエージェント様への連絡があちこち別れてしまう問題もありました。
After HERP
HERPのメール機能、候補者メールとエージェントメールがちゃんと候補者別にまとまる…！天才！そして返信が必要なメールだけがちゃんと「確認・返信が必要なメールタブ」にまとまる…！天才！ここにも革命が起きました。
この「返信」のところですが、返信すると勝手に返信済になり、また返信不要のメールはこのタブを「返信済」にぽちっとすると返信済になります。
⑤小さいけどちりつもで辛かったこと
力尽きてきました。最後です。ちょっとしたことだけどちりつもで辛いことシリーズです。これも面接官含めた満足度の総和を含むとかなり大きい。
Before：新しい面接官の追加が管理者のみで設定が2-3分かかったこと…
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After：ログインリンクを面接官が「Slackでログイン」ってするだけ！（ログインリンクもずっと共通なので発行する手間も何もなし！ちなみに別で書こうと思いますが、リファラル（社員紹介）にもHERPを使用しているので、面接官以外の社員もHERPアカウントをゲスト権限で発行しています。（ゲスト権限なら人数制限なし、価格変更なし！）
Before：書いてる途中の面接の記録が突然画面落ちて消える‥‥
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After：途中でもなんでも保存される！！！！！！！！！！神！
面接官からの採用ATS移管の最大課題はこれでしたｗ「面接のメモが途中で消えないものにしてくれ」←20人以上に言われました。
まとめと今後の期待
まとめると、元々キャディ仕様に作り上げたHubspotは当時のチーム体制・採用規模、また分析、レポートやフォームを含めた自由なカスタマイズで活躍してくれました。が、さらに事業拡大するフェーズにおいてはちょっと耐えられなくなってきました。特に候補者増＋面接官増＋取り扱い媒体増のこのタイミングにおいては、HERPに切り替えていなかったらと思うとゾッとすらします。もちろん、採用規模がキャディほどではない場合も、そもそも採用に関わるリソースが限定的なケースも多いと思うので、そういった会社さんでもHERPは活躍してくれると思います。（個人の見解です。）
あとはHERPさんの製品はもちろん営業、カスタマーサクセスのみなさんのレベルの高さ、レスの速さ、至誠ある対応に感動しています。最初の提案時も我々の課題のヒアリングに一番時間を取って頂き、自分たちでも迷走していたところをまとめて頂きました。カスタマーサクセスのみなさんはキャディにあった説明会の開催から困ったときにSlackで訪ねるとすぐにお返事いただけます。これは導入時は重視してなかったものの、今となっては超重要ポイントです。
とここまでHERP LOVEなお話しをしていますが、もちろん今後への期待もあります。HERPさんはこのあたりの期待をお伝えすると即レスで今の検討状況を教えてくれ＆まだない場合は今後取り組んでいくことを教えてくれる＆実際にこの数か月でも機能アップデートがあり、期待たっぷりです！
●求人ページの多言語対応（今期より海外採用始めるので急務！）
●候補者の写真やプレゼンのスクショなど画像データどこかに貼りたい
●メールへの返信、書いた人にだけ通知出す機能ほしい
●予約送信‥‥！
●HERP NUTUREへのメール配信機能（いま案内してもらっています！）
とめちゃくちゃ長くなりましたが、この6月にキャディが採用ATSを移管したお話しでした。この辺どう使ってるの？とか移管の時の苦労話教えて…？ぶっちゃけここで書けてないことあるでしょ？とかそもそもどんな採用やってるの？と興味持っていただいた方は是非この辺もどうぞ！
直接聞いてみたいことがある方はこちらでもお待ちしております！
では、今週もHERPと共にキャディの新しい仲間探し、頑張ってまいります！
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