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Atlassianツールでマネジメントしてみた

octet@業務ハッカー

この記事はBrainPad Advent Calender 2022 21日目の記事です。

はじめに

2019年12月22日の投稿以来で、丸3年ぶりと大変ご無沙汰しました。
以前の投稿からわたしが担当する業務は何度か変わってまして、特に今年はさまざまなSaaSサービスの導入を行っておりました。
そういった事情から、大好きなAtlassianツールを使用するのは社内ナレッジツールとして活用している「Confluence（Cloud）」がメインでした。

Confluenceの良さ

わたしが思うConfluenceのメリットは、複数人が同時に同じページを追記していけるところです。
会議の際は必ずConfluenceを開いて、会議に参加しながらConfluenceにも発言（投稿）していくスタイルが鉄板になっています。
特にオンライン会議が増えた現状は、このツール無しでは考えられないくらいほどで、有難く使わせていただいてます(⌒∇⌒)

問題点

会議体によってはですが、複数人のさまざまなプロジェクト案件や作業タスクの進捗を「会議で報告を受ける→議事録を作成する」のに限界を感じていました。
特にわたしがいるチームはさまざまな分野の対応を行っているので、新たな業務追加やそれに伴う業務への不明点や対応方針の確認など、各メンバーと議論が必要になり、そのたびにミーティングをしていました。
これは「ミーティングが増える＝議事録作成の時間も増える」となり、結果的に生産性が下がっているのを実感しました。

プラスアルファで考えてみた

自分のタスクが回せないのは自分のせいなんだけど、メンバーがどんどん増えるたびにConfluenceで作成した手順書や過去の議事録を探したりして説明するけど機微な部分が伝わらない。
業務の判断軸や案件ごとにどんなステークホルダーと交渉を進めたらいいのかなど、これらをナレッジとして残すのをサボると似たような業務が多い場合は引継ぎのたびに説明して時間がかかる、、、
そういった悩みも含めて解決しないと堂々巡りだなと感じたので、非エンジニアチームのわたしたちですが、全業務をAtlassianのJiraで運用する方向で業務整理しました。

会議のフレームワークを決める

上図にある通り業務の内容に応じたJiraプロジェクトを全て用意しました。Jiraのチケットにメンバーからの詳細な内容や経過情報が随時記載されていくので、これらをナレッジとして活用します。また、タスクごとに確認事項があればチケット内で必要な人とメンションしながら即時進めてもらうことで、対応が滞らない環境を作ることができたかなと思います。
結果、以下の情報に絞って発表してもらうことで会議時間の短縮を図ることができました。（週1回60分）

  1. 全体への共有事項（追加案件や既存案件の方針変更など）

  2. 業務別（Jiraプロジェクト別）の進捗状況

    1. 各案件で、ボトルネックがある場合はその要因について

    2. 新たに検討が必要だと思われる課題や提案事項の共有

  3. 業務関係者とのやり取りで、クレームや要望を受けつけた情報があれば

副次的な効果

業務情報をJiraに集約したことで上図にある４つの効果があったことに気づきました。得られる情報はさまざまなものがありますが「業務進捗の把握」は、Jiraが得意とするところだと思います。

そしてワークフローにすべての業務を組み込み、なにを契機に（トリガ）、どうする（アクション）のかを明確に定義しました。
新たな業務が追加されるたびにそのパターンへ組み込んでいくだけなので、業務の立ち上がりはよりスピーディーになり「業務フローの標準化」も実現できました。

また、決まったワークフローに新たな業務担当者をアサインすると、過去の事例はJiraチケットの中にすべて在る状態なので、ナレッジを探す手間もそうですが、担当者への引継ぎにおいては時間をかけずに業務の立ち上がりが見込めるという嬉しい誤算があり、「業務引継ぎの簡便化」が達成できました。

最後の「個人スキルの把握」ができた要因は業務進捗のアウトプットをJiraに統一したことに尽きます。
個人スキルといっても担当している内容によってさまざまなので一概にいえない部分はありますが、わたしが重視している「個々人の業務に対する目線やタスクへの取り組み方、何を意識してゴールを達成していくのか」は、都度のミーティングや日々の業務に忙殺されながら把握していくのはなかなか困難です。
それを案件のふり返りのタイミングや評価の時期に、あらためて全体俯瞰できる環境があるというのは僥倖でした。
加えて、細かい業務のフォローはJira上でやり取りし、会議の場では機微な情報はあえて省いて大まかな情報の方向性を定めることに注力できるようになったので、情報整理のすみ分けができたかなと思います。

最新Jiraの機能を酷使する

全業務をJiraで運用することができたのは、ひとえにAtlassianの機能が充実していたからです！
今回はビジネス向けのテンプレートを擁したJira Work Managementを使いました。これは諸々の設定値を容易に実装することができる優れもの。
エンジニアじゃなくても使いこなせるように配慮された機能が満載になっています。
そして、マネジメントする立場として嬉しいインサイト機能もデフォルトで用意されているので、使用者の進捗や稼働バランスなどの情報が確認でき、手集計せずとも数値化した情報を日々把握できるという環境が用意されているので活用しない手はありません。

ダッシュボード（要約）

下図はステータス、優先度、ワークロードなどの要約を集約した情報です。

タブの充実

これまでのJira Softwareにあった「ボード」以外の機能も増えています。
業務の知りたい視点に応じた切り口が用意されているおかげで、Jiraを使うメリットが圧倒的に増えました。

自動化

もちろん、Jiraをいきなり使えない人たちもいるので、使い手が戸惑わないように、Jiraを組み込む段階で以下のことを工夫しました。

  • 使い手が普段使っているツールで情報取得できるようにする

    • Slackフォームに入力　→　Jiraにチケット自動起票

    • Jiraのステータス変更やコメント追記　→　Slack通知

  • 業務内容別に担当者を割り当てる

    • Jiraの担当者を自動登録

    • アサイン担当者へSlack通知

このように、手運用しているものを自動化することで現場の生産性が向上するのを実感していますので、優先度を決めて今後もどしどし実装していく予定です。

さいごに

今年の夏はマネジメントの課題について頭を抱えていたわたしですが、最新の「Jira Work Management」を活用したことで、以下の恩恵を頂きました！

  1. 会議時間の短縮

  2. 業務整理にかける時間の短縮

  3. チームマネジメントの効率化

せっかくなので、今回経験したことをフレームワーク化して、社内の各部へナレッジ共有していきながら、ビジネス全体のスケールアップに貢献していこうと思っています。（来年の抱負！）

最後まで読んでいただきありがとうございました。残りのアドベントカレンダーもぜひお楽しみください。
https://qiita.com/advent-calendar/2022/brainpad

参考：今回使用した Jira Work Management のリンクを貼りますね。https://www.atlassian.com/ja/software/jira/work-management


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