書くコミュニケーションを大事にしよう

こんにちは、やまてつです。

リモートワークが常識となる中、高いWeb会議の頻度により、作業時間が奪われがちではないですか？

作業時間が取れない方にとって、書くコミュニケーションは救世主となり得る方法です。

ご多分に漏れず、僕も度重なるWeb会議の犠牲者であり、どうすれば頻度を減らせるかを常に模索しています。

僕の場合、出向という身なのでお客様の都合上、文句は言えないのですがそれでもいかにWeb会議を減らすかについては常に考えています。

理由は家事の時間を取りたいというのもあるんですけどね。

そこで、この記事では「書くコミュニケーションの利点と課題」について触れてみます。

Web会議の頻度と問題点

現代のビジネス環境では、Web会議が頻繁に行われています。

特に、最近僕が参画しているプロジェクトでは、管理職が少しでもわからないことがあれるすぐにWeb会議を開く傾向があります。

わからないのは仕方ないのですが、1時間の会議後にさらに特定のメンバーだけを集めたフォローアップ電話が行われることが多く、実質的に2時間以上も会議に費やされるケースも少なくありません。

はっきりいって、僕はこの状況は異常だと思います。

現在の取り組みと課題

僕個人として思うのは、テキストベースのコミュニケーションを行っていない方が多くいるのではないかということです。

特に、年配の管理職には「話せばわかる」というバイアスが根強く、悪気がなくても電話することで頭の中を整理する習慣があるため、電話が多用されるのです。

しかし、話される側にとっては記憶整理の反響板としてしか使われず、多くの部下にとっては時間が奪われている印象しかありません。

自分の身が空くのは、定時後で毎日残業している方もいるのではないでしょうか。

僕は副業ライターとして、仕事もしていますが、コミュニケーションの大半はテキストベースでのコミュニケーションです。

それでも、納期がズレたりですとか依頼物の認識がズレていることは稀です。

また、プロジェクト内で仕事をお願いしている方にも同じようにテキストベースでお願いしています。

しかし、この場合、メンバーが残業していることはほとんどない上に納期前倒しである程度のクオリティで資料も出してくれています。

テキストベースであっても、しっかりとした指示やコミュニケーションをとれば、仕事は進むのです。

テキストベースのコミュニケーションの利点

僕個人として思うテキストベースのコミュニケーションの利点は以下2つです。

• 話を整理してから返信できる

• 作業時間を確保できる

話を整理してから返信できる

テキストベースのコミュニケーションでは、話を整理してから返信することが可能です。

相手の返信内容の意図を自分なりに汲み取って返信できるので、情報を正確な伝達が行われます。

もちろん、うまくいかないこともありますけどね。

ただ、電話の場合、話を整理してから話す時間はあまりないケースがほとんどです。

また、電話だと話題がコロコロと変わるので、結局何について話していたのかわからなくなることも少なくありません。

書くことで頭の中で整理しながらコミュニケーションがとれるので、仕事も円滑に進むのではないかと感じます。

作業時間を確保できる

テキストコミュニケーションは、リアルタイムで応答が求められる電話と異なり、作業時間を確保しやすいのが特徴です。

これにより、自分のペースで効率よく業務を進めることが可能です。

僕自身、電話でのコミュニケーションでは仕事が進まない人間なので、この考えはとても大事にしています。

ひとえに、ADHD気味の自分の性格や脳の特性によるとは思うのですけどね。

もし僕と同じように思っている方がいれば、ぜひテキストベースでのコミュニケーションは試してほしいですね。

今後の改善案

それでも、度重なるWeb会議に悩まされる方にとって僕なりの改善案を考えてみました。

フォローアップの時間制限

フォローアップの電話は30分以内に終わらせるように設定しましょう。

理由はぶっちゃけなんでもいいです。

トイレ行くとか、このあと話す時間がある議事録を書く時間がほしいとか。

何かしら理由をつけて、30分以内に終わらせましょう。

ただし、これは自分が30分以内に会議の内容を理解していることが条件です。

議事録の作成と共有

30分だけじゃ把握できないという方は、Web会議の議事録をとってみましょう。

頼まれていなくても、自分なりにやることや重要な発言を記録し共有することでフォローアップの時間が減らせます。

「何言ってたのか思い出せないんだよね―」
「いや、◯◯さんこういってたやん」
「そうか！じゃ◯◯しといてくれ」
「了解っす。」

って感じで、話が進むこともあります。

むしろ、頼まれていない仕事をしているという印象も与えられるので得しかありません。

自分の作業時間を取る

上の2つをやっても時間が取れないという方は、あらかじめ自分の作業時間をOutlookなどのカレンダーに予定を入れ込みましょう。

何言われても、あなただけの時間です。

それでも、電話してくるのであれば「すいません。作業時間取りたいです」とハッキリことわってください。

自分の作業時間を確保することで、残業を減らしましょう。

それでも、上司や同僚が変わらないようであれば、その会社はあなたの居場所ではありません。

転職するなり異動するなりして、その上司や同僚の方と離れましょう。

まとめ

書くコミュニケーションは、業務を効率的に進めるために有効な手段です。

僕は、どの企業もテキストベースのコミュニケーションがもう少し増えれば生産性はかなり上がると考えています。

話すことで頭の中を整理される方がいるのも、痛いほどわかります。

しかし、人と話せるのであれば、テキストコミュニケーションもできるはずです。

電話できるくらい、人と話せるのであれば、そういった歩み寄りができるはずだと僕は信じています。

ぜひ、今日から実践してみてください。