『会議』とだけ呼ぶのは最も生産性が低い方法です｜売上の上がる会議

こんにちは！株式会社フォーバルの山本裕介です。今回は質問が特に多い"売上の上がる会議"シリーズの『会議の名前』についてを書きたいと思います。以前、会議の基本設計の中で記載はしたのですがもう少し説明を詳しくということで要望がありましたので1テーマのみの記事を書くこととしました。

すでに楽しく名前を付けて成果につなげてらっしゃる方はスルーしていただいても良いかと思います！

『会議の名前』について気になる方や、今回初めて読むという方は是非読み進めていただけますと幸いです。

ちなみに、はじめての方は会議の基本設計についての記事の中で『会議の名前』について記載しておりますのでこちらもご覧ください！

１．名前一つで生産性が変わる理由

『さあ、明日の10時から会議やるからみんな来てねー！！！！』

こう言われて、皆さんはどう思いますか？『え！！！！急だな～』くらいですか？？？『何の会議するんだろ？』『何か問題でもあったのかな？』などと思う方もいらっしゃるのではないでしょうか？

※そもそも超緊急の会議以外は基本設計でお伝えしている通り事前に会議進行予定表を配信して何を話すか、何を決めるのか、などがわかっていた状態で開催すべきことではありますがここでは名前だけにこだわって説明していきたいと思いますのでご了承ください！

例えば上記の言い方ではなく『A社からの案件が緊急納期で入ってきてしまったので全員でどうやって品質良く期日通りに収められるかの作戦会議をするよ！！！』とでも言ってくれたらちょっと変わりませんか？コミュニケーションの取れている会社であれば普段の会話からしっかりと伝えていると思いますが、ここで私がお伝えしたいのは『目的』や『目標』がはっきりわかる名前の方が参加者にビシっと伝わりやすいということです。
※突っ込みどころ満載な例なので粗さがしはしないでくださいね

■会議名の変更例
×目的がよくわからない名前
『会議やるよ～』

●目的がわかりやすい名前
A社からの案件が緊急納期で入ってきてしまったので全員でどうやって品質良く期日通りに収められるかの作戦会議

極端に違うのですが後者の方が参加者は、『どういう経緯で案件が来たのか確認したい』『どんな要望なんだろう』『予算どうなのかな』『メンバーの今週の予定はどうかな、調べておこう』などと、目的や目標に向かって事前に準備をしたり考えを持ったりできそうですよね。

もちろん、基本設計でもお伝えしている通り、会議の進行予定表をもって『会議の目的・目標』や『何を協議するか・決めるのか』、そして『誰がどんな情報を用意しておくべきか』なども事前に準備して会議前に必要な素材を皆で共有して考えを持ってから会議に集合する！のがあるべき姿であるということは言うまでもありません。

しかし、この例だけでも『名前』の大切さ、有効性はご理解いただけるのではないかと思っております。

２．覚えやすい名前が良い

先ほどはわかりやすい名前の例として『A社からの案件が緊急納期で入ってきてしまったので全員でどうやって品質良く期日通りに収められるかの作戦会議』を挙げましたが、この名前をお勧めしているわけではありません。

※ただし、中身が何だか分からないようなただの『会議』という名前は辞めた方が良い！ということは断言しておきます。

さて、ここでさらにお勧めしたいのが『みんなが覚えやすい名前』にするということです。覚えやすいというのは、とても大切なことなのです。商品、サービスについても『名前の憶えやすさ』はとても大事だと言われているようですし、成果の出る営業の方も『名前と顔を覚えられる』傾向にあるようですよ。

なぜ覚えやすい方が良いのか。
これは組織になじんで定着することが大事だからです。違和感のある名前であればおそらく長く使われることはないでしょう。

前項で書いたように、『目的や目標』が明確で、さらに『覚えやすい』名前の会議であれば、『会議名』を言っただけで全員の意識がピシっと一瞬で統一されることがイメージできませんか？そして、これは何かに似ていますね。

そうです、『作戦名』ですね。（※誰がわかるのか・・・クレームは今回はお受けしません！）

みなさんは戦争で『作戦名』があることはご存知でしょうか？歴史の教科書で少し学んだ記憶がありますが、軍は作戦名を用いて組織を動かしていたのではないかと思います。検索するとたくさんの作戦名が出てきますね・・

なぜ作戦名を使うか？というと、『短い言葉を言えば組織の末端までに速く正しく情報が伝わり、計画が一気に進むから』だと私は考えます。たぶんあっていると思います。

それくらい、名前って大事だって話ですね。ここで私が言いたい事は、名前の中身（定義や意味）を全員でしっかり共有しておくことが大事だということです。それならばみんなが覚えやすければ名前はフリースタイルだということです。私がとやかく言うことではないと考えています。

そして、覚えやすさは使いやすさになりますので、是非社内で流行らせていただきたいなと思います。

３．全員が同じ認識でいる状態を作ること

ここまで読んでいただくと疑問が出る方もいらっしゃると思います。書いている私も『どっち？』と感じております。笑

■会議の名前で重要なこと
❶目的や目標がわかりやすい名前の方が良い
❷覚えやすい名前の方が良い

この2つが同居することなんてあるんだろうか、そういう疑問もあるかもしれません。実際やってみるとわかりやすさを優先するとちょっと長くなったりするし、覚えやすさを優先すると中身がぼやけたりしますね。その通りなんですけど、ちょうどいいところに拘って答えを見つけていただければなと思います。（無責任💦）

・・・実はこの3つ目が最も重要なことなのです。
（ここまでたどり着いていただいた方はおめでとうございます！）

どんな名前にしようと、『何のために、何を目指して、この会議をするか』を参加者全員が共通認識を持つことこそが"売上の上がる会議”における1番のポイントなのです。

ものすごく当たり前のことを、いかにも私が考えました！的に書きましたが、本当にそうなのです。だからこそ『基本に忠実にやれば必ず経営数値に変化が出る』と言っているのです。基本に忠実にの基本が正にこれなのです。

だからこそ、会議の進行予定表はしっかりと建てつけなければならないし、会議が始まる時には事前に配信した進行表に書いてありますが『目的・目標』を冒頭に全員に宣言した方が良いんですね。聞き飽きて体に染み込むまで言い続け、見せ続け、刷り込み続けなければなりません。

一つ大切なことを書いておきます。

『伝えたからもうわかっているだろう』
『何度も言っているし』
『進行表に書いてあるし』
『入社5年目だし』

だからって『全員がもう同じだけの認識ができている』という証拠にはなりませんのでご注意ください！これは参加者が悪いのではなく、伝える側が悪いのでもありません。（努力という意味ではどちらも反省すべきです）

単純に、人はそういうもんなんです。自分が思っているよりも自分は他人の話なんて聞いていないですし、相手も自分の言っていることを自分が認識しているようには理解していないんですよ。なぜならば、他人同士だから全く同じような理解に簡単に至る訳がないのです。

と、思っておけば、伝わっていなくても落ち込むこともないですし、ただ毎回しっかりと伝え続ければいいと思えるわけです。

もちろん、回数を重ねていく中で浸透は必ずしていきますので、是非諦めずに、端折らずに、みんなが同じ認識になるようにその場を作っていきましょう。

まずできる手っ取り早い方法が『会議の予定表』を作って配信するということなのです。

４．今日からできること（ちょっと事例あり）

ここまでお読みいただいたからには是非行動に移していただくことが最良の道だと思います。読むだけでは大して価値が無い情報ですが、実際にやってみると今回の記事の意図が何となくわかってくると思います。

あるお客様では3年目にしてやっと『意図がわかってきた！』感動している経営者もいらっしゃいました( ；∀；)

ということで、以下のような会議名で運用している方がいたらまずは名前から変えてみましょう！最初は社員から『長っ！！！！』と突っ込まれるほどの長い名前でもいいと思います。
飲食店では文章みたいな名前のお店も割とあると聞いておりますし・・・

これは『俺の魚を喰ってみろ！！』さんですね。『よっしゃ！喰ってやろうか』と言わせんばかりの名前ですね。自信があることも伝わってきます。

渋谷の居酒屋さんですね・・・その名も『地下だけど入ったら雰囲気が良くて料理人がしっかり食事を作ってお酒もたくさんあって楽しいお店。ごんべえ 』だそうです。笑

ここまでくるとイメージが湧きすぎますね！

とまあ、話は逸れましたが、まずは会議の名前に拘ってみてください！
それでは！