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タスク管理をICTを活用してシンプル（Googleフォーム＋スプレッドシート）

Yamamoto

なんか教頭先生から相談されてたの思いついたからやってみたら、校内におけるタスク管理を向上させるシンプルな仕組みになりそう。

課題：学校に来校する外部の人間を確実に把握しておきたい。連絡のもれで教頭が把握していない状況がないようにしたい。

外部の人間の来校が決まった時点で各自がフォームから情報を入力し、スプレッドシートにデータベースとして集約して校内ポータルで共有する方法はどうだろうと考えた。

現在、欠席フォームで行っているのと発想は同じ。入力を各担当に分散させ、データとして集約する。管理職が確認できることはもちろん、校内ポータルへアクセス可能な職員全員が把握できるので、欠席の確認と同時に見てもらえば、外部関係者の情報も教諭できる。

１．生成AIへのプロンプト

#命令
Googleスプレッドシートで次の条件でデータを抽出するクエリ関数を作成せよ
#条件
１　1行目をタイトルとする
２　「回答」シートにあるB,I,C,D,E,F,G,H,Aのデータを抽出する
３　抽出後の列の順番は上記の通り
４　抽出後のデータをB列の日付がスプレッドシートを閲覧している日付に近い物から遠い順に並び替える。今日の日付よりも前のものは表示しない。

２．生成されたQUERY関数
=QUERY('回答'!B:I, "SELECT B, I, C, D, E, F, G, H WHERE B >= date '"&TEXT(TODAY(), "yyyy-mm-dd")&"' ORDER BY B ASC", 1)

３．今日と明日に色をつける条件付き書式のための式

今日
=AND($A1<>"", TEXT($A1, "yyyy-mm-dd")=TEXT(TODAY(), "yyyy-mm-dd"))

明日
=AND($A1<>"", TEXT($A1, "yyyy-mm-dd")=TEXT(TODAY() + 1, "yyyy-mm-dd"))

これらを加えると画像になる。

いい感じにできたけど、せっかくなら会議と〆切を付け加えたらタスク管理に使えるんじゃないかと考えた。来校者・会議・〆切の３つがあれば校内におけるタスク管理はかなりカバーできそう。

今は自宅なのでちょっと他人の意見も参考にしたい。そこで、ChatGPTさんに相談してみた。

私：
さらに、会議と〆切を付け加えた。来校者・会議・〆切の３つがあれば校内におけるタスク管理はかなりカバーできるんじゃないか。どうだろう？
AI：
はい、来校者、会議、そして〆切を含めることで、校内におけるタスク管理はかなりカバーされるでしょう。これらの要素は、多くの場合、学校内での活動やタスクの主要な要素を反映しています。

  1. 来校者: 学校内に訪れる人々やゲストのスケジュール管理は重要です。来校者の予定を把握し、適切な対応を取ることが必要です。

  2. 会議: 学校内の様々な部門やグループ間でのコミュニケーションや意思決定を行うために会議が重要です。会議のスケジュール、議題、参加者などを管理することは、学校組織の円滑な運営に欠かせません。

  3. 〆切: 学校内でのプロジェクトや課題における〆切の管理は、教員や生徒の間で重要です。タスクやプロジェクトの進捗状況を把握し、〆切を守ることで、効果的な学習や業務が行われます。

これらの要素を組み合わせることで、校内の様々な活動やタスクに関する情報が一元化され、効率的な運営が可能になります。また、情報の共有や調整がスムーズに行われるため、コミュニケーションの改善にも役立ちます。

私：
運用を複雑にしないためにもできるだけミニマムにしたいと思ってる。他に付け足した方がいい要素はあるかな？なければ、ないでOKです。
AI：
タスク管理をシンプルに保つために、できるだけミニマムにすることは理解できます。他の要素を付け加える必要があるかどうかは、学校の具体的なニーズや運用の複雑さによって異なりますが、以下の点を考慮することができます：

  1. リソース管理: 学校内で使用可能なリソース（教室、設備、資材など）の管理が重要である場合があります。特に施設の予約や利用状況の追跡が必要な場合は、リソース管理を考慮することができます。

  2. コミュニケーション管理: 学校内のスタッフや生徒とのコミュニケーションの追跡や管理が必要な場合もあります。メッセージングプラットフォームや電子メールの管理など、コミュニケーション手段の統合も考慮されるかもしれません。

  3. プロジェクト管理: 学校内の大規模なプロジェクトやイベントの管理が必要な場合、プロジェクト管理の機能を導入することが有益です。プロジェクトの進捗状況、タスクの割り当て、期日の管理などを統合することで、効率的なプロジェクト管理が可能になります。

以上の要素は、タスク管理をさらに補完することができますが、運用をシンプルに保つことも重要です。学校のニーズや運用の複雑さを考慮し、最も重要な要素に焦点を当てることが重要です。必要に応じて、段階的に機能を追加していくこともできます。

こんな感じのやり取りをしました。結果いけそうだと思ってます。
学校におけるリソース、特に教室環境はフォームで使用する場所として含めています。コミュニケーションは、対応者としてこれも含めてます。プロジェクト管理も、当然入っています。ね、いけそうじゃないかな？

あと、大切なのは情報の入力を各自がどしどしやることです。私の作ったシステムだからと入力作業まで任されると困ります。みんなが同時に使用して、ドンドン情報を入れることで、システムの価値も高まります。この辺のことをわかってもらえるようには努力しますー

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