【図解832~836】仕事は「同じ種類」でまとめよう

【グラフ型】種類の違う仕事が混ざっていると、種類が変わるごとに集中力を切り替えなくてはならない。これでは集中力は高まらないし、時間もかかる。

【グラフ型】種類の違う仕事が混ざっている時は、まず同じ種類の仕事をまとめ、それから同じ種類のグループごとに片付けていくとよい。そうすると集中力も高まり、かかる時間も短くて済む。

【マトリックス型】仕事をまとめる時は仕事自体の性質だけでなく、自分の経験の多さも考慮すると精度が高まる。

不確定性が低く経験も多い「慣れたルーチンワーク」なら高速道路のようにサクサク進むが、それ以外は多かれ少なかれ考える要素があるもの。考える要素がある仕事は、スピードを追い求めるよりは少し腰を据えて取り組む方が視野も広がり、かえってスムーズにできる。

仕事は種類ごとにまとめ、集中力を高めて取り組もう。

今回の一工夫：真ん中に「０」を取ったグラフにすることで、種類の違う仕事が混じると集中力がジグザグに変化してロスが多い様子を効果的に表現した

※図解パターンの説明はこちら

先日もつぶやいた通り今は別部署のヘルプで普段とは違う仕事をしているのですが、そこであらためて感じたことを図解にしたものです。

私は元々要領が悪いので、必要に迫られて「仕事のやり方」について本で学んだり自分なりに工夫したりしていますが、その中でもこの「同じ種類でまとめる」方法はシンプルかつ効果が高い方法だと感じています。

方法としては単純で、たとえば仕事Ａ（考える仕事）と仕事Ｂ（ルーチンワーク的な仕事）が入り乱れた状態で渡されたとして、これをこのまま取り組むと下のように何度も集中力のブレーキがかかってしまいます。

なので、まず仕事の種類を仕事Ａと仕事Ｂで並び替え、先に仕事Ａのグループをまとめて終わらせ、それから仕事Ｂのグループを行うと、集中力が高まりやすく早く終わらせることができます。

考える仕事は特に頭のエネルギーを使うので、考える仕事のグループから手をつけ、次にルーチンワークのグループを片付けるのがおすすめです

実際の仕事では仕事の種類はもっと多いと思いますが、「種類ごとにまとめる」という考え方自体は同じなので、下に再掲した3枚目の図解も参考にグループにまとめてみてください。

私が今している仕事も、当初は4種類の仕事（考える要素が多い仕事が2種類、ルーチンワーク的なものが2種類）が入り乱れたリストを渡され、最初はそれを頭からやっていました。

ただその方法だとあまりにも時間がかかってつらかったため、この方法を活用してグループごとにまとめ、それぞれ文例を作成してそれを「幹」にし、あとは個々の事例に合わせて「枝葉」部分を修正する、という形で取り組みました。

これにより仕事がかなりスムーズに進み、体感的には2倍近いスピードで仕事が進むようになりましたし、仕事を種類ごとの塊として認識しているので「この種類がこの数なら60分あれば終わりそうだな」というような見通しもつくようになり、ストレスが大幅に軽減しました。

特にルーチンワーク的な2種類は文例がそのまま使えるケースも多く、大幅な時間短縮になりました（もちろん「本当に文例をそのまま使えるか？」は毎回しっかりチェックしています）

「仕事は種類ごとにまとめる」、ぜひ試してみてくださいね！

この図解のアナロジー（類推。ここでは本質的な構造が似ている≒同じ図解で表現できるもの）は、「まとめると早くなる」と一般化することで、

・伝える時に種類ごとにまとめる（話が散らばるより、グループごとにまとめて話してくれた方がわかりやすいものです）
・車のアクセルとブレーキ（走行中にアクセルとブレーキを交互に踏むより、走る時はアクセルを踏み続け、止まる時はブレーキを踏み続ける方が当然スムーズです）

などが考えられます。

下書き。真ん中に０をおき上下に違う種類の集中力を取ることで、集中力の高まり方の違いを「ジグザグの小さな三角形」と「ゆったりとした大きな三角形」で一目でわかるように表現しました。

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