kintoneとNitteで採用管理したらめちゃくちゃ捗りました

タイトルの通り、kintoneとNitte(日程調整ツール)、あとiPaaSのMakeを組み合わせて採用管理アプリを作ったら採用活動がめちゃくちゃ捗った話です！

採用活動はとにかく連絡が多い

通年採用や新卒採用は今までやっていなかった中、数名の中途採用募集をすることになりました。まずはどの求人媒体に掲載するかを検討し、3つの特徴の異なる媒体に求人情報を出すことに決めました。
私はこの採用活動のメイン担当になったのですが…やってみて思ったのですが採用活動ってめちゃくちゃ連絡することが多い！同時に何人もとやり取りするし、間違ってはいけないし、これを短期集中ではなく通年でずーっとやってる人ってすごい！！
ありがたいことに3媒体ともからたくさんのご応募をいただくので、だんだん誰が何次選考まで行ってるのか、書類はもらったのか、わからなくなってきました。
毎年採用をおこなっているような会社さんであれば、ATS（採用管理システム）を導入して応募者の一元管理を行うのでしょうが、そこまでの話ではなく、数か月の間、でも毎日複数媒体から集まってくる応募者対応を管理したい…そこで、kintoneで作ってみることにしました。

採用管理アプリを作ってみよう

※各画面は再現イメージです

パパっと作りたいので、一から作るのではなく何か参考にしたい。kintoneアプリストアで「採用」と検索してみると…

あるじゃないですか！ドンピシャ「採用面接管理」！

「このアプリを追加」をクリックするだけで、5秒で採用管理アプリができました。

レコード登録画面

あらかたはこれでいいですが、あとは選考フローに合わせて入力フィールドを修正していきます。

縦に長くなりましたが、記録したい情報をまとめることができました。
あとは、媒体から応募があったら、内容を確認し、アプリに手動で登録していきます。

一覧で状況が一目瞭然です。

日程調整の記録を自動化しよう

これだけでも十分なのですが、より大変なのが「面接日程の調整」です。面談担当者の空いている日程と、求職者の希望する日程、それを同時に何人も調整し、確定した日程を入力し…というのはなかなかの作業です。日程調整の自動化には、日程調整ツールのNitteを使うことにして、面接担当者の空き時間の中から好きな日程を選んでもらうようにしました。
この確定した日程を、自動でkintoneに入れられないか？…ここでMakeの出番です。
Nitteにはwebhookの機能があるため、日程確定時のwebhook送信をトリガーに、Makeを使ってkintoneに更新をかける→社内チャット(ChatWork)に通知するという設定を行いました。

実際の画面ではなくざっくりのイメージですがiPaaSでこういう条件設定をします。

日程調整URLが複数ある場合は、kintoneからメールアドレスを探した後、URLによって分岐させます。
webhookの機能がある日程調整ツールであれば、Nitteでなくても再現できます。
これで、日程調整完了後にkintoneに自動更新され、面談担当者も通知されたレコードURLをクリックするだけで、提出されている書類や今までの面接情報にすぐアクセスできるようになり、準備がスムーズになりました。

採用管理にkintone×日程調整ツール、おすすめです！

このアプリのおかげで、抜けもれなく、複数人の応募者の対応を採用担当側も複数人で行うことができました。
コメント機能もあるので、引継ぎも楽々です。
サンプルアプリがあったことですぐ作成できたので、ぜひ皆さんもお試しください。

おまけ

今回のnoteを書くために応募者のダミーデータを作りたく、Claudeさんに手伝ってもらいました。サクッといい感じに作ってくれたので、今後もダミーデータ作成に重宝しそうです。