今日から使える！！ 初心者向け“ほうれんそう”術
こんにちは！ヤギダイチです！
普段から使えるノウハウとして、前回はアイスブレイクをまとめました。Twitterで固定表示させていたところ、100いいねを超えることができました。つたない文章にも関わらず、いいねをありがとうございます！
ブログ書きました！アウトプットって大変ですね！笑
— ヤギダイチ | 広告×ベンチャーのプロデューサー (@8gidaichi) May 10, 2020
アイスブレイクについて、
自分なりにノウハウをまとめました！
”普段から使える！？”
BtoB営業で学んだ、アイスブレイク術｜ヤギダイチ | 広告×ベンチャーのプロデューサー #note #スキしてみて https://t.co/IT5qyvmoxL
他のテーマを探していたところ、後輩向けに「ほうれんそう」のセミナーをしてほしいと社長から依頼を受け、頼まれごとは試されごとだと思い、結構しっかり資料を作ることができたので、このブログにもまとめようと決めました！笑
今回のテーマは、超基礎編になっているので、ぜひ諸先輩方は、自分のノウハウと一緒に、こういったやり方もあるといった形でシェアしてご活用いただけると嬉しいです。
ちなみにほうれんそうを受ける側向けの内容は、第2章の「先輩として意識するべきポイント」しかありません。
また、ぼくが働いている会社では、社内コミュニケーションツールにチャットワークを活用しております。
普段チャットワークなんて使ってないよ！という皆さま、先にお詫び申し上げます。自分たちならこのツールだなと読み替えていただければと思います。笑
大きく3つの章に分けて説明をしていきます。
第０章 ほうれんそうノウハウを作成した理由
第1章に入る前に、なぜこの資料をヤギダイチが作ったのかについて。
まずは、あるエピソードを紹介します。
お気づきかもしれませんが、このY君がヤギダイチです。笑
社会人2年目は、誰がどう見ても、ポンコツでした。
ちなみに、ぼくは120名ほどの広告制作会社に新卒から入社して働いているので、業務は営業や進行業務が多かったです。
これからの内容に、制作会社っぽい要素が入っていますが、ぜひ自分の業務に置き換えてご覧ください。
第１章 なぜほうれんそうが重要なのか
それでは第1章から進めていきます。
まずはなぜ、ほうれんそうが重要なのかについてです。
ほうれんそうをすることで、3つのメリットがあると考えています。
自分へのメリット①：プレッシャーがなくなる
複数のタスクが、整理されずに頭の中にあり続けると、見えないプレッシャーが襲ってきます。その状態では、目の前の仕事にも集中できず、中途半端な業務しかできません。
自分へのメリット②：タスク漏れがなくなる
ほうれんそうをすることで、あれやっておけば良かった…ということがなくなります。全ては自分自身では気づけないので、周りに教えてもらうことも重要です。
周りにもメリット：マネジメントされやすくなる
ほうれんそうをしていれば、マネジメントやメンターをしてもらっている人から、チェックされやすくなります。気づいてもらうための心がけも必要です。見えない牡丹餅は出来てきません！笑
ほうれんそうのやり方や、コツを説明していきますが、あくまでほうれんそうは手段です。
手段と目的をはき違えてはいけません。ただし、せっかく取り組むなら、手段も楽しみたいですよね。楽しく続けられるやり方を見つけていきましょう。
また、ポンコツ時代に先輩からアドバイスいただいた、「ほうれんそうができる人が、仕事を任せてもらえるような人になる」という言葉を今でも大切にしています。
「あれどうなった」と上司から言われないように、積極的にほうれんそうをやりましょう！
第２章 意識すべきほれんそうのポイント
第2章では、ほうれんそうのポイントについてまとめていきます。
ほうれんそうをする前に、大前提としてほうれんそうは他の人にするだけでは不十分です。
まずは自分にほうれんそうをしましょう。
・業務の棚卸し
・タスク管理
・ノートやメモ
やり方は人それぞれだと思いますが、自分の中で整理しないと、ほうれんそうが適当になってしまいます。
ただ、棚卸しやタスク管理もやり方がわからない場合は、先輩にやり方を聞いたり、最初のうちは一緒にやってもらったりしましょう。
自分へのほうれんそうができたら、周りへのほうれんそうをしていきます。
若手のうちは、自分ではちょっと多いのではないか？というくらいやった方が良いです。
ほうれんそうが少ないと、周りから心配されてしまいますが、多い場合は、ここについては任せるよと、言ってもらえるようになるでしょう。
ほうれんそうをする側として意識するべきポイントをまとめます。
ポイント①：ほうれんそうの段取り
唐突に今大丈夫ですか？と先輩に声をかけるより、●時から共有していいですか？と段取りが組めると、先輩も話を聞きやすくなります。
※緊急事態のときは、すぐにほうれんそうをしましょう。 「緊急事態」なんだということも伝えて、話を聞いてもらいやすくしましょう。
ポイント②：時間がかかりそうならスケジュールを抑える
時間がかかりそうなほうれんそうの場合は、先にスケジュール管理ツールを使って時間をロックさせてもらいましょう。入れて満足するのではなく、入れました！と一言先に伝えておくと、スムーズになります。
※直近（数時間後とか、当日）に入れすぎると、相手も困ってしまうので、緊急時以外は避けましょう。
ポイント③：チャットやメールで送るなら期限を
先輩方も忙しいものです。いつまでにご確認してもらいたいのか、いつアクションしたいから、このタイミングに返してほしいといった段取りも必要です。先輩たちも自分の業務や段取りがあるので、急ぎではない場合も、「急ぎではないです！」と伝えると親切です。
今回の資料で唯一、ほうれんそうを受ける側の部分についてまとめている部分になります。諸先輩方に恐縮ですが、何かの参考にしていただければと思います！
ポイント①：ウェルカム感を出しておく
ポンコツ時代の自分自身がそうであったように、先輩に相談するのが申し訳ない、ほうれんそうは先輩の時間を使ってしまうという後輩もいると思います。いつでも相談してきてね！というウェルカム感が大事だと思います。
※ただし、ビジネスマンとしての段取りは大事なので、ぜひほうれんそうのコツなどはこちらのブログをご案内ください！笑
ポイント②：定例MTGを組んであげる
朝一や、業務が終わるタイミングで5分でもいいので、MTGを組むと細かいほうれんそうができる良いタイミングになります。30分ほど取ってあげると、朝から1日の棚卸しができますし、夜なら次の日の棚卸しも可能です。
ポイント③：週ごとに1on1も組む
毎週1時間はしっかり話ができる機会となるので、ほうれんそうの漏れ防止にもなると思います。ほうれんそうにも大小あるので、ゆっくりほうれんそうを受けられる時間として設定することをおすすめします。
第３章 ツールを駆使したほうれんそう
いよいよ最後の章です。ツールを駆使したほうれんそうのコツをまとめます。
メールをほうれんそうで活用するタイミングを説明します。
タイミング①：履歴に残す必要がある場合
お客様や社内でのやりとりにも多用すると思いますが、メールは履歴に残るものなので、確認事項や、特に重要な契約などについては、メールでほうれんそうをしましょう。
タイミング②：情報に誤解が生まれやすいとき
メールは赤字や太字、下線、添付が比較的簡単です。この内容が重要です、締め切りは●日です、添付資料のやりとりなどはメールを活用しましょう。
タイミング③：タスクが発生したとき
外出中でメモがとりづらい、打ち合わせ中に急にタスクが生まれたときなどは、自分宛てにメールします。落ち着いたタイミングでタスクとしてメモを取りなおしましょう。
ほんれんそうを制する人は、メールをどのように活用できているのでしょうか。
一つは、とりあえず見るということだと考えています。作業しているときに見ると集中が途切れそうですが、メールを見て緊急では無ければ、未読に戻すか、返信もタスクにメモしておけば、忘れてOKです。
※「後でやろう」ではダメですが、「この後●時からやろう」は自分へのほうれんそう（計画的なタスク管理ができている）ができている状態です。
また、メールにてタスクの依頼や、締め切りがある内容が届いたら、すぐにスケジュール管理ツールに登録しましょう。登録するときは、締め切りだけではなく、作業時間も登録します。先輩に見てもらう必要があるなら、その時間も登録します。
スケジュールに作業時間を記入すると、スケジュール通りに動くことでタスク漏れは物理的になくなっていきます。
チャットワークをほうれんそうで活用するタイミングを説明します。
タイミング①：スピードが重要なとき
緊急度が高いものは、とりあえず上司だけ、とりあえず案件メンバーにだけチャットをしましょう。丁寧な報告はメールでも送るかもしれませんが、情報のジャブは大切です。
細かいジャブが効いてくるようになると、信頼を得られるようになっていくでしょう。
タイミング②：タスクを設定する必要があるとき
チャットワークはビジネス用に設計されているので、締め切り日程の設定や、タスクが発生したメンバーだけに設定などもしやすいですよね。フル活用していきましょう。先輩方への依頼を一方的にタスクで入れると、嫌がられる可能性もありますので、うまく使いましょう。笑
タイミング③：社内メンバーだけに連絡をしたいとき
基本的に社内メンバーへのほうれんそうだけで良い場合は、チャットワークを使いましょう。メールで宛先を消したつもりで社内にメールしたら、お客様も入っていた…という最悪のシナリオは避けましょう。
ほんれんそうを制する人は、チャットワークをどのように活用できているのでしょうか。
一つはメールと同じで、とりあえず見るということだと考えています。チャットも緊急では無ければ、未読に戻すか、返信もタスクにメモしておけば、忘れてOKです。
※「後でやろう」ではダメですが、「この後●時からやろう」は自分へのほうれんそう（計画的なタスク管理ができている）ができている状態です。
また、チャットワークは最初からマイチャットがあるので、自分へのほうれんそうに活用しましょう。アポ先から帰ったらすぐやること！や、簡単なメモにおすすめです。そのときは、いつまで、どのような作業といった具体性をもった記入を心掛けましょう。
続いて、スケジュール管理ツールをほうれんそうで活用するタイミングを説明します。
タイミング①：スケジュールが埋まりそうなとき
アポイントやプレゼンが入りそうになったら、すぐにスケジュールを（仮）をつけて登録しましょう。同行者や先輩を事前に登録しないと、直前になって一人で行かないといけなくなることもあるので若手のときは要注意です。
また、すぐに登録しないとダブルブッキングも発生しかねません。せっかくお客様が時間を調整してくれたのに、再調整を依頼となると胃が痛くなります。笑
タイミング②：スケジュールが確定したとき
①のスケジュール（仮）が確定したら、すぐに確定したスケジュールに変更しましょう。改めて同行してもらう人に一言かけたり、チャットでほうれんそうしたりすると、その後の段取りのアドバイスをもらえることもあるので、意識しましょう。
（仮）●●商事様打ち合わせ→確定●●商事打ち合わせ
タイミング③：締め切りのタスクが発生したとき
社内業務やお客様とのやりとりで依頼事項が発生したら、スケジュールに締め切りを先に登録しましょう。作業時間も先に登録することで、自分へのほうれんそうも先取りで進んでいきます。
ほんれんそうを制する人は、スケジュール管理ツールをどのように活用できているのでしょうか。
一つは自分のタスクも全て登録することだと考えています。他の人からスケジュールを見られたときにも、今は何をやっている時間とわかってもらえますし、自分の作業の優先順位もわかってもらえます。自分へのほうれんそうが、結果的に周りにもほうれんそうできている状態をつくることができます。
このときに重要なポイントは、ざっくり登録しないことです。できるだけ細かく登録するか、まるっと数時間で登録する場合は、備考などに細かい作業を登録するようにしましょう。具体的に登録しないと、スケジュール上の時間がずれていき、その後のスケジュールがタイトになってしまいます。
第3章の最後に、複数ツールを活用するというコツをまとめます。
ポイント①：各ツールにも得意・不得意がある
自分が使っているツールには、何が得意で、何をほうれんそうするときに使いやすいのかをまずは把握しましょう。1個のツールを活用するというやり方でも、問題はありませんが、せっかくなら切り札は多い方が良いと思います。
自分との相性もあると思うので、自分なりのルールを決めましょう。
ポイント②：アナログツールも便利
ノートや紙に書きだすといったこともおすすめです。データで残しやすいからPCやスマホを使うことを優先しがちですが、タスクで頭がパンパンになったときなどは、とりあえず紙に頭の中のタスクを書き出してみると、それだけでスッキリすることができます。
悩んでいたけど、話しただけでスッキリしたという経験ありますよね。脳は記憶する部分と思考する部分が違うので、思考する脳を使うためにも、容量をあけて、記憶脳を休ませてあげるためにも空っぽにしてあげましょう。
少し話が脱線しますが、アイデアを出すときも一緒です。いろいろな考えが頭の中にある間は、アウトプットはうまくいきません。PPT資料を作るときは、まずは紙に書いてみるというアドバイスも同様の理由です。
ポイント③：重要な情報はダブル活用
お客様から来た重要なメールは、CCにメンバーが入っていたとしてもチャットでジャブを打つのも大切です。メールが来てるから安心ではありません。特に緊急度が高い内容については、メールをコピペしてチャットで共有してもいいくらいです。
このポイントは「しつこい」のではなく、丁寧で確実な仕事の進め方だと思います。
第３’章 ツールを駆使したほうれんそう
第3‘章として、さらに忙しくなったときにおすすめのほうれんそうをご紹介します。
若手のうちに会社の繁忙期に突入すると、タスクオーバーになることがあります。業務の棚卸しというと、ハードルを感じたり、棚卸し時間がもったいなく感じますが、優先順位やタスクの見える化できていないと、タスク漏れが多発します。タスクは時系列的に増えていくからです。増えていくタスクをこなしながら、予定していたタスクも進めないといけなくなると、パンクするのは当然です。そんなときこそ自分へのほうれんそうをして、頭を空っぽにしましょう。
ほうれんそうはローテーションがポイントです。タスクが生まれたら、タスクを分析します。タスク分析とは、
・いつまでに完了させるのか
・何をするのか
・誰とするのか
・どれくらいかかりそうか
・どうやって実施するのか
といった点を考えます。自分へのほうれんそう（スケジュール登録など）ができたら実行します。完了し、結果をほうれんそうすると、新たなタスクが発生するものです。スムーズなローテーションできているか意識してみましょう。
また、若手のうちは途中経過や、自分へのほうれんそうが完了した時点で、今後この流れで進めようと思っていますといったほうれんそうもできると、軌道修正や、タスク実施の間違いなどが起きなくなっていきます。
自分へのほうれんそうは、自分に一番向いているやり方を見つけることも大事です。楽しく実施できるほうれんそうを選ぶことをおすすめします。
また、タスクをバラバラに管理するのは絶対NGです。あちらこちらにタスクがあると、タスク漏れの原因につながります。ただし、重複はOKです。重複させる場合は、最新の情報は何を確認すれば良いのか自分でルールを決めておきましょう。
1日のスケジュールを朝つくることも避けましょう。朝一は体力がありますし、元気でモチベーションが高い状態です。その勢いで1日のスケジュールを作成してしまうと、ハイパフォーマンスなスケジュールになってしまい、1日が終わる頃にタスクが全然終わっていない…となってしまいます。
1日頑張って、体力もあまり残っていない状態で、次の日のスケジュールを作成するようにしましょう。次の日への自分に対して、ほうれんそうをするイメージです。
また、次の日のタスクが頭の中にある状態で睡眠に入ると、睡眠の質も悪くなります。明日の自分へのほうれんそうが完了したら、一旦忘れてOKです。ぐっすり眠るためにも、前日に終わらせておきましょう。
最後のまとめです。若手の皆さんにメッセージを送ります。
第1章でも書きましたが、ほうれんそうは手段であり、ゴールはそれぞれの目標の達成などにあるはずです。
手段が目的になってしまうとおかしくなりますが、手段にこだわるのは大切なことだと思います。
結果を出すこともプロのあるべき姿ですが、途中の過程に信頼を得られるのが真のプロフェッショナルだと考えています。
ぜひ自分自身が楽しく続けられるやり方を見つけてみてください！
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