【5W1H】で業務効率化のふかぼり

意図

前回の記事では『改善が必要な業務への気づき』について考えてみましたが、今回は以前思いついた改善案から5つを【5W1H】で"ふかぼり"を
していきたいと思います。

なぜ【5W1H】?

ジェームズ・ウェブ・ヤングの『アイデアのつくり方』によると
2つの方法でアイディアを発見する手法として非線形と線形があります。

今回は線形で課題の解像度を色々な要素で高めていくために、簡易手法
である【5W1H】で考え、社内の各担当部署にヒアリングをし色々な
要素を集めていきました。

What（どのような課題か）
Who（誰の課題か）
When&Where（いつ・どこで起こる？）
Why（なぜ解決されていない？）
How（解決方法のジャストアイデア）

■5つの案■

①体調管理チェックシートの自動化

■改善強化マーク■
What：
毎朝、出勤時にExcelの体調管理チェックシートを各項目[〇]か[✖]で入力。
各部署でExcelを分けているが、使用中の場合は時間ロスの要因に。
Who：総務部担当者
When&Where：毎日/月単位　＆　本部
Why：
毎日の業務で実際に毎日入力漏れもあります。個人的には日別の体調管理チェックの機能がなっていないのではと思います。改善するのに後回しにされがちの業務だと感じます。
ヒアリング：
ヒアリング先は総務部担当で毎月体調管理チェックをまとめている男性の方です。まとめが必要な店舗のみ毎月チェックしている。入力が「✖」な場合上長に確認する作業を実施。
改善出来るのであれば、WEB上のフォームなようなもので毎朝入力されていない場合お知らせが来て、入力された分は自動的に管理されるような物があるととても便利になるとご意見を頂きました。
How：GoogleフォームをPCバージョンのLINE Botで毎朝体調管理チェックが届き、回答は自動的のSpreadsheetに反映/管理。
各部署でシートが必要な場合はPower Automateで自動でまとめられている
のが理想。

②スケジュール管理の自動化

■改善強化マーク■
What：
スケジュール管理表は週間別で作られたSpreadsheetを使用。
会議・商談・研修などの入力は全て手動です。時間入力や業務区別は
色の塗りつぶしでしています。
Who：総務部担当者
When&Where：毎日/毎週　＆　本部
Why：
入力方法や管理方法は各部署で違い、すべての部署をまとめようとも
考えていないため、以前はExcelからSpreadsheetに変わりこのままで問題ないというご意見多いのではないと思います。
ヒアリング：
ヒアリング先は総務部担当でスケジュール関係の発信を担当している男性のかた。社内でスケジュール管理は電話対応の際に不在かどうか・用事があった場合空いている時間を確認するためのもの。形式は無精ご事に自由ですが、全く違いアプリや端末を使用している場合見る方が使用方法分からないと困る。ただ、今のスプレッドシートでそこまで困っていない場合は、変更する費用は無いのではというご意見でした。
How：シンプルにGoogleカレンダーの使用に切り替えるだけでも毎回入力するための時間を考えると大きな変化だと思いました。

③店舗日別報告の取りまとめを自動化

What：
社内端末からPDFに出力された130店舗以上の日報を読んでまとめる作業。
各店舗入力方法/内容もバラバラで毎日1時間ほど業務時間がとられている。
Who：私個人的に
まとめているのは個人的な業務ですが、営業部/商品部/統括/エリアー
マネージャーは毎日同じ方法で日報を確認しています。
When&Where：毎日　＆　本部
Why：
端末/システム上でPDFまでしか出せれなければ、それ以上は無いのでその後
の作業は手動でやるしかないという考えが多い。
How：
日報は専用端末からPDFに落で出力しPower Automateで必要な情報を
振り分け、振分けられた情報だけを確認できれば業務時間を短縮に繋がる。これが出来ると週別発信ではなく毎日すばやく店舗からの声を社内で共有
でき改善することが出来る。

④売上/経費数字の自動化

■改善強化マーク■
What：
月単位で売上/経費集計、ベースの表だけではなくその後も同じ数字を別の
表に何回も移す作業があります。毎月売上/経費集計作業だけで何日間も
かかる場合があります。
Who：経営管理担当者
When&Where：
主に日別/週間/月/くう年単位　＆　本部。
Why：
システムを導入するために膨大な経費が掛かる事とシステムを導入しても
臨機応変に使用が出来ず、初期で設定された固定のパターンのみしか使えないためずっと手動な方法でやっていた。
ヒアリング：
ヒアリング先は経営管理担当者で売上集計・報告を業務のメイン担当者です。コストがかからずボタン一つ又は自動化出来るのであればすごく良い。
経営管理だけではなく商品部・営業部など他部署の業務改善されるというご意見でした。
How：
Power Automateでベースに表のみ入力し、その他の表はボタン一つ又は
自動的に入力される動きが出来ると、各担当部署の業務が大きく改善されると思います。

⑤棚卸/商品移動業務の簡素化

What：
棚卸/商品移動は全て手作業でスキャンしPCへ登録。
商品移動はパッキンに印刷した商品詳細書を同梱。
作業時間と膨大な紙の経費が掛かっています。
Who：ディストリビューター担当
When&Where：
棚卸は年2回/商品移動は依頼しだい　＆　本部
Why(ヒアリング含む)：
棚卸/商品移動は膨大な経費が掛かるため、最新のシステム導入が
出来ない。
ヒアリング：
ヒアリング先はディストリビューター担当者で実際に商品移動や棚卸業務を実施されている方です。商品移動は印刷された紙がある事に慣れてしまい、紙が無いと作業が難しいや不安という声でした。
How：
・棚卸の理想としては大きいのでパッキンから出さなくてもパッキンに
　向けてスキャンするだけで棚卸完了のような電波棚卸システムの導入が
　必要だと思いす。
・商品移動は元々ある紙文化から少しずつデジタルに慣れてもらう必要
　がある。まずは、スキャンされた商品の詳細を紙印刷せずに移動先の
　店舗にメールで通知することが現実的に出来るのではないか。

まとめ

【5W1H】で考えてみる事によって、各案の使用者・使用法・改善方法・
問題点などが明確に見えて、前回で無かった発見が出てきたりしました。
今回ヒアリングをして感じた事は①有料なものでしか改善出来ないという
理由で改善していない考えがある・②今まで慣れてる作業を改善されると
逆に不便だと感じる人もいる。社内での業務を改善する事は人を動かす事
でもあると痛感しました。