『気づいた事』業務改善Idea

会社で毎日働いて、ルーティーン業務に追われ業務の手間や改善策に気づいても後回しにすることありませんか？

私は何度もあるなと感じています。

今回はプロトアウトスタジオの研修の一環でもあり『業務改善』のideaを考えていきたいと思います。

■個人的に■

①体調管理シートの自動化

コロナ過により毎朝出勤の際に入口で体温チェック、席に着いてからはExcelで当てはまる項目に〇か✖を入力するものです。各部署でExcelに分けていますが他の方が開いている場合中断されるため時間ロスになっています。

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自動化でLINE Botで毎朝体調管理チェックが届き、LINE上で回答したものがそのままスプレッドシート/Excelに管理されるとこの時間ロスは改善されると思いました。

②スケジュール管理の自動化

スプレッドシートに週間ごとシートに分けらているスケジュール管理表で、会議/商談/研修など毎回週のシートに行き、開始時間に入力し塗りつぶし色を選択する方法でやっています。

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LINE Botからいつでも入力出来るようにし、入力したものがGoogleカレンダーに自動的に入るととても見やすく手間も改善されると想像していました。

③店舗休業回数の自動計算

月単位の売上を締める際に毎回売上がゼロの日だけを出し手動的に計算又はExcelの数式を使用しています。

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毎月Excelシート内でPowerAutomateでボタン一つ又は初期設定のみで自動計算出来たらこの業務は完全に改善されると思いました。

④店舗日別報告の取りまとめを自動化

毎日130店舗以上から来た日報をい店舗ずつ確認し、新アイディアの面・商品面・販促面・競合店の面をとりまとめ関連部署に週間で発信しています。各店舗入力方法がバラバラで毎日1時間はこの業務に取られる状況です。

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日報は専用端末からPDFに落としAIで必要な情報を振り分けれるとすごく改善されると思います。また、今まで週に一度の共有が自動化により毎日の共有し店舗の声をすぐに改善することが出来ます。

■関連部署的に■

⑤売上/経費数字の自動化

月単位で売上を集計しますが、ベースの表だけではなくその後5回以上別の表に同じ数字をVLOOKで移している状態。月単位の売上締めだけで何日もかかる場合があります。

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power automateでベースに表には入力しそのた同じ数字が入力必要な表はボタン一つ又は自動的に入力される事が理想ですう。

⑥売場画像をリアルタイムに見れる

売場ノートという端末に毎週一度店舗写真が店舗からアップされるため、売場変更など行われた場合確認が出来ない状態。

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AIで店舗の売場をリアルタイム又は最低でも1日に1回見れると、売場の指示もリアルタイムで出来販売ロスが防げると思いました。

⑦書類まとめの自動化

まとめる書類の内容が何個かあったとしても、形式が違うと全て一つずつ編集をし各書類をまとめないといけません。同じ内容なのに二度手間になっている状態です。

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同じ内容の書類まとめをAIの認証で各書類に必要な内容を自動的に区別ができると、同じ内容の書類がたくさん来たとしても時間がとられず進める事ができると思いました。

⑧会員へのコミュニケーション/アンケート

会員とのコミュニケーションを今まではあまり取っておらず、どのような商品・サービス・体験が求めらるかを今会社では必要となっています。メルマガで送る事も出来ますが、今ではメルマガを見ない方も多いです。

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そこで、お客さまの声を政府から来るコロナのラインアンケートのように・又はGoogleフォームで会社に対しての声をLINE Botを使用してコミュニケーションを取り、その結果をExcelやスプレッドシート又はグラフ式に出来るとNPS（ブランドへの満足度）も確認出来ると思いました。

■会社全体的に■

⑨会員登録の簡素化

会員登録の流れは『APPダウンロード⇒WEBの会員登録フォーム⇒項目を入力⇒登録完了⇒APPログイン⇒会員証が完成』になります。ここ最近では時間がかかるので登録を断れる方も多く、新規会員登録数が減少。

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お客さまのほとんどが「ママさん」になるため、スピーディーに会員登録が出来る事がとても重要です。そこで、『APPダウンロード⇒会員登録ボタン押すとLINEに飛んで⇒LINE botでLINE（ID/PW）入力⇒LINEでの基本情報が勝手に会員システムに連携され⇒APPを開くと会員証が完成している状態』

⑩棚卸/商品移動業務の簡素化

棚卸/商品移動は全て一つ一つ手作業でスキャンして登録をしています。すごく時間がかかります。

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AI認証で商品をカメラで写し、勝手に棚卸/商品移動の登録をしてくれるとても便利だと思います。商品移動の場合は移動先の店舗を選択し完了ボタン押すとデータの移動が完了すると物流も店舗での業務も自動化・短縮化出来ると思いました。

■まとめ■

現状、会社全体ではルーティーン作業に追われ、新しいアイディアが出ない状態、改善したいことが合っても時間がないので後回しにしたりする事が多々あります。ルーティーン業務の自動化・簡素化・短縮化でアイディア開発など新たな取り組みに時間を使用でき会社の成長に繋がると思いました。

最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

上記にでたアイディアからさらな"ふかぼり"してみました。
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