静岡県焼津市｜2週間かかっていたふるさと納税業務を1日へ短縮
今日はふるさと納税に関する市役所の業務効率化についてです！
ふるさと納税をやっている方は多いのではないでしょうか。
私もふるさと納税をやっています。
やったことのある方であれば分かると思うのですが、ふるさと納税でお礼の品を選んで注文するサイトは1つではありません。複数のサイトがあり、どこからでも注文することができます。
利用者からすると選択肢が増えて便利な半面で、ふるさと納税の対応を行う市役所側としては結構大変です。それぞれのサイト毎の対応が必要だからです。扱う品数が多いと、より大変です。
ということで、ふるさと納税でお礼品数日本一の静岡県焼津市が、ふるさと納税の業務をサイボウズ社のクラウドサービスである「kintone」を使って大幅に業務効率化したという事例をご紹介します。
ふるさと納税とは
ふるさと納税とは、生まれた故郷や応援したい自治体に寄付をすることで、住民税の控除できたりお礼の品をもらえたりする制度です。
昨年11〜12月頃、ふるさと納税の「さとふる」のTV CMがよく流れていました。お笑い芸人の東京03さんが出演されていたCMですね。
税金が控除される上にお礼の品がもらえるため、寄付する金額以上のメリットがあるのでやった方が良いと考える方が多いですね。
※ふるさとチョイスHPより
お礼の品をWebサイト上で選択して注文するのですが、注文できるサイトがいくつかあります。楽天でも注文できます。
今回ICTの活用事例としてご紹介する静岡県焼津市では、お礼の品数が日本一で約1,800もの品数です。
焼津市は漁業・水産業が非常に盛んで、漁港の近くには焼津さかなセンターという市場もあり、まぐろ、かつお、しらす、桜えびといった海産物が有名です。
お礼品として登録する業務に時間がかかる
お礼の品については、各企業が市役所に対して申請を行い、承認されたものが焼津市のお礼品として各サイトに登録される、という流れになっています。
ここで時間がかかっていた業務は2つあります。
◯ 申請情報の転記作業
各企業からの申請は紙で行なわれていました。そのため、紙の申請書類を市役所が受領した後は、手作業でExcelへ転記する作業を行っていました。
しかも、1つのExcelファイルで申請情報を管理していたため、複数人で同時更新することができず、転記作業は常に1人しかできない状況でした。
とても時間がかかっていたというのが目に浮かびます…。
◯ 各ふるさと納税のWebサイトへの登録作業
ふるさとチョイス、楽天、さとふる、JAふるさと納税……などなど、ふるさと納税のお礼品を注文する各Webサイトに対して、お礼品の登録作業を行う必要があります。
しかし当然ながら、各Webサイトは運営会社が異なりますので、登録するデータ形式も異なります。
あくまでもイメージ（例）ですが、例えば以下のように登録する際の項目の並び順が違っていたり、日付や金額の形式が違っていたりします。
Aサイト→登録日：2021/2/1、品名：まぐろ、金額：10,000円
Bサイト→番号：1、品名：まぐろ、金額：10,000、登録日：2021年2月1日
この問題はECサイトでも起こっていまして・・・
Amazonと楽天とYahooに出品する場合、それぞれが定めている形式で商品情報を登録しなければいけません。商品登録だけでなく、注文が入ったときも、各サイトで注文データの形式が異なりますので、自社の基幹システムに取り込める形式に変換しなければいけないのです。
ECサイトを運営している会社では必ずと言ってよいほど発生する課題です。
ECサイトの課題に対しては、複数のサイトの情報を一元管理して手間を省くことができるシステム（ネクストエンジン）も出ていたりします。
kintoneで情報を一元化して課題を解決
焼津市では、サイボウズ社の「kintone」を導入して課題解決を行いました。
kintoneを使った事例は過去にもいくつかご紹介しました。
◯ 申請情報の転記作業
kintoneはWebブラウザベースで使えるクラウドサービスですので、複数人が同時に入力することが可能です。そのため、申請情報を複数人が一斉に入力できるようになりました。
◯ 各ふるさと納税のWebサイトへの登録作業
ボタン１つ押すだけで、サイトごとに求められる形式でデータをダウンロードできるようになりました。
このように業務が効率化されたことで、元々2週間かかっていた業務が「1日」で対応できるようになりました。
※出典：焼津市役所様の導入事例
私もkintoneは何度も使ったことがあり、企業様への導入支援もさせて頂いたことがあるのですが、今回のような「入力作業」「データ出力作業」「情報の一元管理」といったキーワードにおいてkintoneの活用で効率化できるケースが非常に多いです。
入力・転記・登録作業で時間がかかっているという課題に対しては、ほとんどkintoneで解決できるのではないか…と思っているほどです。
（私はkintoneの代理店でも何でもありませんが…）
また、kintoneはプログラミングスキルがなくても、ある程度自由にカスタマイズもできるため、広く受け入れられているということもあります。
kintoneを利用するというのは手段の話しですが、具体的な事例がないと、課題解決のイメージが湧きづらく、業務改善に着手しにくいという問題もありますので、kintoneに限らず、様々なシステムの活用事例を見ていただくと良いかもしれません。
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