会議ファシリテートのコツ
みなさま、おはようございます 渡辺です。今日も朝からいい天気ですね！
この1か月間、プライベートでモデレーターファシリテータ講座を受講していました。
それで、この間の土曜日が卒業制作でのトークセッションのモデレーションがありまして、ひと段落＆引き続き学んでいかないとなぁというところでございます。
それとは、直接関係ないのですが、週末に「世界で一番やさしい会議の教科書」という本を読んだので、今週は会議のファシリテートのコツについて、共有したいと思います。
「決まったこと」、「やるべきこと」を確認
1.「決まったこと」、「やるべきこと」を確認する
→参加者全員の認識を合わせられる
→決まったこと、やるべきことが漏れなく確認できる
→やるべきことの、担当者、期限が明確になる
「誰が」「何を」「いつまでに」というのを明確にするというものです。
これは、必ずしも自分が主として会議をファシリテートしていなくても、進行している人が忘れてそうだなと思ったら、
「すみません、最後に確認させて頂いても良いですか？」
として確認するのもよいです。
さらには、
「今の、後でslackしときます！（メールでも送っておきます）」
とすると備忘録にもなってよいですね。この本では、このような人の事を「隠れファシリテーター」と呼んでいます。ぜひ、そんなスタンスからファシリテーションをスタートしてみて頂けるといいですね。
という訳で、今日会議がある人は、その会議の「決まったこと」、「やるべきこと」を確認すること、会議が無い人は、自分が最後に参加した会議の「決まったこと」、「やるべきこと」は何だったか思い出してみてください！
それでは今週もよろしくお願いいたします！
会議の終了条件を確認
みなさま、おはようございます 渡辺です。今日は曇ってますね。小説なら事件が起こりそうです（by Kさん）
さて、今週は「世界で一番やさしい会議の教科書」から会議のファシリテートのコツについて、共有しています。
2.会議の終了条件を確認する
・どういう状態になったら会議終了！といえるのか
例）定例会の終了条件：「対応方法と担当者が決まった状態」
・誰もがイメージできる状態を考える
→全員で一丸となって、終了状態を目指せる
要は、会議の目的を確認しましょう！という事にもなるのですが、「今日の会議の目的はなんなの？」というのは、中々言いづらいかもしれません。そんな場合、この本では、
「どうなったら会議終了！と言えるんでしょうか？」
と聞けばいいと書かれています。ONE COMPATH だったら、
「今日のゴールはどこら辺でしょうか？」
とかでも大丈夫そうですね。
時間については、大抵1時間とかで設定していると思いますが、偉い人の次の予定をサイボウズでチェックしておいて、「〇〇さんは次、××の予定が入っているみたいなので5分前（10分前）には終わらせましょう」とか言えると、最後に決定権者が居なくてFIX出来ないということも回避出来ます。
という訳で、今日会議がある人は、その会議の目的を確認すること、会議が無い人は、自分が最後に参加した会議の目的は何だったか思い出してみてください！
それでは本日もよろしくお願いいたします！
議題ごとの時間配分を確認
みなさま、おはようございます 渡辺です。今日は雨が降っていますね。朝散歩していたら、パラパラと降り出したのですが、公園で太極拳やっているお年寄りたちも解散して帰っていきました。
さて、今週は会議のファシリテートのコツについて共有していますが、3日目の今日は時間配分です。
3.議題ごとの時間配分を確認する
・時間内に収まりそうなのか確認する
・途中で残り時間を宣言する
→時間内に収める意識を最大化できる
皆さんが、部会に参加している限り、僕は時間配分とか考えていなそうですが、その通り部会では殆ど考えていません。
たまに、資料を共有するような時がありますが、実はそういう場合は少しだけ考えています。一方GM会はもう2年もやっているので大体の時間感覚がつかめているので、週報報告が大体1時間位なので、共有案件がこれ位だとみたいな感じで考えてます。
途中、共有案件が押しめの場合は、週報報告に入る時に、
「残り〇分なので、通常の▲割程度の時間でお願いします！」
とか言うようにしています。
ルーティーンな会議ではそれほど意識することもないかもしれませんが、議題が多いなと感じる時には、是非意識してみてください。それと同時に、自分自身の議題に想定した時間と実際の時間の差が出来るだけ縮まるように感覚を磨いていって頂ければと思います！
という訳で、最近あった会議で時間が足りなかったものを思い出し、どの議題の時間配分長かったのか考えてみてください！
それでは本日もよろしくお願いいたします！
書く
みなさま、おはようございます 渡辺です。今日は久しぶりの晴天です。やっぱり気持ちいいですね。この後、植物達をベランダにだそうかと思います。
さて、今週は会議のファシリテートのコツについて共有していますが、4日目の今日は「書く」です。
4.書く（スクライブする）
会議中に書く3つのこと
・意見：発言をそのまま書く
・論点：質問や議題を「問」として明記する
・決定事項：決まったことを「結」として明記する（終了条件、時間配分、結論、やるべきこと）
→議論が 見える ようになる
→みえるだけで、劇的に議論が楽になる
これに加えるとすると、2日目に確認した会議のゴールを少し大きめに書いて、〇で囲っておくと良いです。それをすることで、会議が空中戦からある程度地に足がついた議論になってきますね。
是非、どなたでも勇気をもって、ホワイトボードの前に立って欲しいのですが、中々難しいと思う場合は、先ずはノートに書いてみるところからでも良いでしょう。少し慣れてきたら、ぺんてるのサインペンとA3のコピー用紙に書くのもいいです。ちなみに、僕は企画時代からここ15年位、ぺんてるのサインペンとA3用紙は常に持ち歩いていて、ホワイトボードが無い場所ではそれを使って話し合ったりしていました。
コロナ禍の今では、例えばパワポの画面を共有してそこに記載するとか、Googleスライドを使えば、同時に複数人でも編集が出来るので、割とリアルなホワイトボードに近い体験もできますね。
という訳で、今度会議があった場合には、是非ホワイトボードに書くつもりでノートにメモを取ってみてください。タイミングがあえば、率先してホワイトボードの前に立ってみてください！
それでは本日もよろしくお願いいたします！
まとめ
みなさま、おはようございます 渡辺です。今日もまあまあ晴れてますね。
今週は会議のファシリテートのコツについて共有しましたが、最終日の今日はまとめとなります。ファシリテーションは会議中での進行は勿論ですが、事前準備も重要になってきます。そこで、4つのPを意識してください
1.Purpose（目的）：会議で何を達成したいのか？終了条件
2.Process（進め方）：終了条件にどのようにたどり着くのか？どの順で何を議論するか
3.People（参加者）：必要な人を漏らさず呼び、貢献しない人は呼ばない
4.Property（装備）：会議室、ホワイトボード、付箋、資料、事前調査・・・
毎回必ずやらなくてはならないという訳ではないですが、先ずは自分が招集する場合や通常よりちょっと多く人が集まる会議の場合、これらをおもいだして事前準備するだけでも、会議の進行がスムーズにいきますので、是非試してみてください！
という訳で、今週は会議のファシリテートのコツについてお話してきました。ファシリテートは必ずしも一人である必要はありません。会議に参加している全員がファシリテーションを身に付けていると、ぐっと議論が楽になってきます。参加者全員で上の4つを確認しながら会議が進行していくので、全員で会議を作っているような感じになって来ますね。なので、次回会議に参加する機会がありましたら、自分もファシリテーターの一人だと考えて今週共有したことを意識してみてください！
それでは、今週もあと1日。本日もよろしくお願いいたします！
（2021.04.12-04.16）
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