決算をリモートで完結させる！

コーポレートサクセスチームのいわさきです。
4月にACALLにjoinして早いもので約9か月がたちました。
今日はリモートで完結した決算業務について書いてみたいと思います。
ベンチャーの経理ってどんな感じなんだろうと思っている方の参考になれば嬉しいです。

決算をリモートで完結させる！

オフィスへの出社をし始めた7月以降、オフィスでする業務とリモートでする業務の切り分けをしました。
書類の対応が多い労務、オフィスのメンテナンスや新しくjoinするメンバーへの備品送付といった総務の業務はオフィスで、集中したい経理の業務はリモートでといった具合です。
そんなスタイルが定着してきた9月末、私にとってACALLでの初めての決算がやってきました。

月次決算もある程度リモートで完結させていたので、年次決算もどうしてもオフィスに出社しないといけないことは少なかったです。
あるとしたら銀行から届く残高証明書の確認と監査対応ぐらいです。
監査対応も極力出社しなくていいように、月次決算の段階から準備をしていました。

①請求書はなるべくデータで受領し、紙で受領したものもデータ化して保存する
⇒郵送で届く請求書を確認するためのオフィスへの出社をなくす
②請求書、領収書といったエビデンスは仕訳伝票に添付する
⇒資料を探す時間を減らす
③監査法人に会計freeeの閲覧権限を付与
⇒提出するデータを作成する時間を減らす

①は請求書をデータでやり取りするツールが多数出てきているのでそう難しいことではないと思います。
前職で毎月200枚ほどの請求書をスキャンしてPDFにする、という不毛な業務を毎月スタッフに課していたのが嘘みたいです。
②は会計freeeの『ファイルを添付する』機能を最大限活用しました。
これをしておくことでエビデンスを探すという作業が圧倒的に少なくなりました。
③は監査対応にかける時間を劇的に削減できたと感じました。
エビデンスが仕訳伝票に添付してあるので資料を提出する手間もかなりなくなりました。

さらに監査法人とGoogleドライブを共有することでメールでのやり取りもなくしました。
質問や依頼はスプレッドシートに入力してもらい、回答はそこに追記、依頼資料はGoogleドライブで共有しました。

ベンチャーのバックオフィスの魅力

ベンチャーのバックオフィスは限られたリソースで本当にたくさんの業務をこなさないといけないという大変さがあります。
例えば最近は決算業務、新メンバーのオンボーディング、社員総会の準備を同時並行でやっていたりしました。
未整備なことが多く「これもないのか！」と驚くこともありますが、それは自分で一から作ることができるということなのでワクワクします。
新しいツールを導入したりといった自分のやりたいことがしやすく、またやったことの成果を実感しやすいのがベンチャーのバックオフィスの魅力だと思います。
常に新しいことをしていたい人や整備が行き届いた環境に物足りなさを感じている人にはオススメです。

最後に

昨日の吉元さんのブログに書かれていたACALL10周年全社総会での他己紹介ですが、私のひと言他己紹介は『安心感あふれる天然ドランカー』でした。
あれ、そうかな？と思わなくもないですが、『向上心あふれるACALLジェンヌ』、『利他精神あふれる凄腕ゲーマー』、『誠実さあふれる優男バリスタ』といったコーポレートグループの他のメンバーとともにこれからもACALLのメンバーがEnjoyできる環境を整えつつ、自分たちも日々Practice&Spreadしていきます。