ペーパーレスの今までとこれからについて考えてみた
こんにちは。
プロモーションチームの古川です。
ワークスHIのnote運営を担当していて、普段は広告の運用やコンテンツの作成、コーポレートサイト関連のお仕事などを行っています。
note内での記事を書く機会も多いと思いますので、これからどうぞよろしくお願いいたします。
最近の私は、昨今の状況を受けて在宅での勤務をしています。
通勤時間がなくなったりチームメンバーに伝えたいことがあるときに伝わるようにまとめることを意識するようになったりと、以前とは働き方に対する意識が変わったなと感じています。
ただ、その反面いままでのやりかたのままでは業務がスムーズに遂行できないなと思うことも時々あります。
そのうちの一つが、「今まで紙でやりとりをしていた業務」。
実際、在宅勤務を取り入れている企業も多いので、同じことを思っている方も多いかと思います。
弊社では、続々と今まで紙でやりとりをしていた業務が電子化していて、取り入れるスピードの速さに驚いています。
きっと、同じように現在の状況を受けてペーパーレス化を実現した企業も多いのではないでしょうか....？
ペーパーレス化の歴史から知ってみる
ペーパーレス化が提唱され始めたのは1970年ごろ。
コンピューターの開発や電子メールなどの情報技術が発展するにつれて、徐々にその波は広まっていきました。
そして、2010年以降になると、無線LANやクラウドサービスなどが私たちの身近で取り入れられていったことで、インターネットの環境が整っていき、よりペーパーレス化について叫ばれるようになりました。
更に昨今は単なる紙の電子化だけでなく、RPA（Robotic Process Automation）といった、電子化された業務の中でもルーティン業務をロボットに任せてしまう技術なども普及しています。
紙の受け渡しや紙からシステムへの転記作業をなくすどころか、もはやルーティン業務に至っては人間がする必要もなくなってきているなど、技術的には随分と進んできているのが明らかです。
…とはいっても、長年の紙文化から抜け出すことは簡単なことではありません。
・光熱費をコンビニに払いに行く
（手続きをすればクレジットカード払いできるけど、その手続きをするのも億劫でなかなか進まない....）
・マイナンバー通知カードしか持っていないので、郵送で給付金を申請しなければいけない
・稟議書の承認をもらうとき、ハンコを押してもらわなければいけない
私自身が感じたことがある「紙」の障壁から考えても、日常においてもオフィスにおいても、あまりペーパーレス化が進んでいないのが現状だとわかります。
ペーパーレス化で実現できること
では、これらの障壁を取り払うと何が実現できるのでしょうか？
今回はオフィスで実現できそうなことにポイントを当てて考えてみました。
コストの削減
紙とは言え、印刷代だけでなくプリンターの維持費、電気代までかかるので、長期的な目線で見ると大幅な費用削減につなげることができます。
紙とはいえ、ちりも積もれば山となる、ですね。
また、紙を保管する場所も必要なくなるので、保管場所のコストの削減にもなります。
（オフィス内の掃除をした際に、不要な紙で溢れているロッカーやデスクをみかけたことがあるような…）
業務効率化
情報がデータ化されれば、面倒な作業ややりとりがなくなります。
自分が求めている情報を探したい時、WEB上でなら保管場所をきれいに整理できて、さらに検索までできるような仕組みも組み込まれていたら一瞬で探し出せてしまいますよね。
また、ハンコでの承認が必要な書類なども、WEB上で完結させることができれば、スピード感をもって申請～承認を完了させることができて非常に効率的です。
やったほうがいいのはわかるけど進まない…！
ペーパーレス化をしたら上記のメリットも享受できるしいいことはわかっている。ただ簡単そうに見えて実際はなかなか実行に移すことが難しい…
そんな風に悩める現場の方へ。
ペーパーレス化が進み、もっと私たちが効率的に働くために、ペーパーレス化が進まない原因をどのように乗り越えればよいのか？
どのような形でペーパーレスを実現すればいいのか、そして業務効率化やコスト削減だけではない、ペーパーレス化のもう一つのメリットとは…？
詳しくはこちらの記事で解説されています。
ペーパーレスが当たり前の未来へ
冒頭の話に戻ってはしまいますが、これからの働き方の中において、今までの当たり前を当たり前だと思っていては、前に進むことができないと思っています。
働いている側としても、会社にどんどん新しいやり方が取り入れられて変化していくことは、面倒な業務がなくなる！と、少し心が躍ります。
これからの働く環境が楽しみです。
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