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【仕事】相手の業務を理解することはその人を理解することに比例する

久保智 | HELP YOU カスタマーサクセス

皆さんこんにちは！

Twitterを中心に「仕事やライフスタイル」について発信をしている久保智と申します。現在は主に株式会社ニット（HELP YOU）にてカスタマーサクセス（CS）を担当しています。

「未来を自分で選択できる社会をつくる」をビジョンに掲げながら、自らも365日ホテル生活をしながらフルリモートで業務を行っています。

本日は【相手の業務を理解することはその人を理解することに比例する】というテーマを取り上げたいと思います。

組織内の業務整理や相互理解の参考になりますと幸いです。

①こんな状況に陥ってないか

世の中には数えきれない数の企業があるが、もしかしたら組織や業務課題は共通する課題なのかもしれない。

「メンバーがミッション達成に苦労してそう」「上司が大変さを理解してくれない」「他の人も忙しそうだから自分も耐えて頑張ろう」、、こういった各々の悩みを放置した状態だと組織全体にも下記のような悪循環が生まれてくるかもしれない。

・忙しくて人を採用してもその人もすぐパンパンになってしまう
・人数が増えても事業推進速度が変わらない
・もしろ人数が増えた分だけ複雑化してしまう

さらにこういった業務や組織課題が「上司からは数字だけ評価されどうしてよいか分からない」「ミッションだけ詰められるが誰もミッションに集中できてない」といった、人間関係にも影響を及ぼしてしまう。

全ては繋がっているので経営指標/売上/退職率など各数字が低下してしまい、気づいた時には手遅れでどこから手を付けて良いか分からない状況になるかもしれない。

そういった最悪のケースを逃れるため、どのようなことができるのだろうか。

②1人1人の業務とミッション集中度を把握し環境を整備する

まずは「人は見えてる範囲より見えてない範囲の方が業務量が多い」ことを各人が認識する必要がある。

そしてその人にしか見えてない業務も全体で把握するため、「1か月の業務時間と分類を可視化し、ミッションのために投下してる時間割合を把握する」ことが一つの解となる。

例えばマーケティング担当を例に挙げ下記の状況だと仮定すると

■ミッション
・顧客獲得のためのリード数を増加させる

■実施施策
・WEB広告運用
・オウンドメディア運用
・アフィリエイト
・オンラインセミナー
・HP上コンテンツの充実化 等

■投下時間の割合（全体160時間）
・施策の立案や分析：40時間
・広告運用データ集計：5時間
・メディアの記事ライティング：20時間
・アフィリエイト素材作成や報酬管理：15時間
・セミナー実施と参加者管理：40時間
・HP上コンテンツ制作：20時間
・打ち合わせや会議：20時間

上記の場合だと、かなりざっくりな分類だが、ミッションを推進するための思考業務は40時間（25％）、制作系業務55時間（約35％）、集計管理業務45時間（約28％）、MTG20時間（約12％）となる。

実際に割合を見てみるとおそらく本人は「この業務にこんな時間かけてるのか」という気づきがあり、他の人は「こんな業務までしてたのか」と驚くかもしれない。

今回の例の場合、ミッションに紐づく一番大事ないわゆる「コア業務」は実は25％しか投下できていないことになる。

これではミッションや事業推進に加速がかかるわけがない。

③可視化したデータをもとにお互いで会話する時間を設ける

可視化するだけでは気づきで終わってしまうので、データを元に相談できる相手と話し解決策を見い出す必要がある。

解決策としては、「ミッション実現に貢献度が高い施策に絞り業務量を厳選する」「他の人に業務を引き継ぎコア業務に集中できる環境を作る」「ミッション担当とオペレーション担当など各人得意な業務に分担する」などいくつかある。

具体的な解決策に関しては以前の記事を参考までに。

もちろんすぐに実施できる解決策であれば良いが、今回のテーマである【相手の業務を理解することはその人を理解することに比例する】をポイントに考えると、少なくともお互いの業務を理解することで、「なんでか分からないけどメンバーが目的達成できない」「上司が理解してくれない」といった感覚的なモヤモヤが少しでも解消されるのではないかと思う。

本記事の考え方が組織内課題解決の参考になれば幸いです。

いかがでしたでしょうか。今回は少し短めの文章になりましたが、最後まで読んで頂きありがとうございました。

もしコア業務に集中できる環境に興味がございましたら、オペレーション業務をオンラインでアウトソースできるHELP YOUよりお問い合わせ頂けますと幸いです。

最後にもう一度、折角のご縁ですので、ぜひTwitterやnoteで絡んで頂ければ幸いです。今後ともどうぞ宜しくお願いします！

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