【フリーランス】Web系フリーランスのタスク管理はこうすると楽になるよ！

こんにちは、加藤若菜（@wk624）です。納期がかぶってバタバタしたり、パンクしそうになったことはありませんか？フリーランス時代からいまだに続けているタスク管理の仕方を今日はお話ししてみようと思います。

フリーランスでタスク管理ができていないとこうなる

そもそも納期がかぶったり、明日までの納期に間に合わない！となってしまうのは、タスク管理が上手にできていないから。そんなタスク管理ができてない人の特徴はこんな感じです。

・タスクを把握できていない
・今日やることを把握していない
・家でだらだらと続けてしまい、結局タスク消化できない
・Twitterなど、ついつい余計なことをしてしまう
・今日は乗り気じゃないなぁーと後回しにしてしまう

タスク管理ができていないと、確実にパンクします。ですので、フリーランスでも上手なタスク管理方法というものをまとめたいと思います。

スイッチを切り替える「何か」を作る

だらだらと家の中でパジャマで過ごしていませんか？フリーランスではそんなだらだら生活もできてしまいます。それは絶対NG！朝起きたらしっかりと切り替えるスイッチを作りましょう。

スイッチの切り替え方法としては、「朝シャワーに入る」「朝カフェを毎日徹底する」「普段着に着替える」「メイクをする」などなど。私は実際に朝必ず8時に起きて朝近所のカフェでタスク整理をしていました。

つまり私の切り替えスイッチは「朝カフェ」。今流行っている「朝活」ですが、ちゃんとできている人は6割と聞きます。あとは二度寝しないこと、ですね。

TODOツールやタスク管理サービスを使って管理する

こればかりは人それぞれ使いやすいツールがあると思うので一概には言えませんが、私は「Omnifocus」を使っています。また、会社全体では「Trello」を使っています。

タスク管理ツールを選ぶ上で重要なのは「カレンダー形式で見れること」「カテゴリーが設定できること」「時間が決められること」。１日に何個もタスクがある場合は、何時までにやる、という工数計算をして時間期限を決めましょう。だらだらやる癖が治ります。

毎日タスク整理する癖をつける

自分に合ったタスク管理ができるようになったら、無理のない範囲でタスクを整理しましょう。できれば毎日できるとなお良しです。習慣がない場合は1週間に1度でもいいです。「この案件はどこまで進んでいるか」を見える化することによって、自ずと「やらなければいけないこと」が見えてきます。

私の場合は、「商談中」「ヒアリング中」「制作中」「確認待ち」「修正中」「納品」という分け方で分けています。カード型でも、リスト方でもできます。

そうすることで、案件がどこに今あるのかが全て把握できるようになります。今まであやふやに目の前の仕事をしてきた方には若干難しいかもしれませんが、こうすることで自分のボールなのか、相手のボールなのかがハッキリとわかります。

グーグルカレンダーやタイムトラッカーで無駄な時間を見える化

私はグーグルカレンダーを、打ち合わせの時間だけでなく毎日のタスク消化時間に沿って記入しています。この案件は何時間でできた、ということと、何も書いていないときは無駄な時間を過ごしていたと言うのがわかりやすいからです。

特にグーグルカレンダー（日）や「Toggl」を使うと楽です。その日一日の無駄な時間が分かりますし、制作の時間も把握できます。「あー、この時間真っ白。休憩長すぎたなぁ」とか、そういう感じで、どんどん無駄な時間が減って行くのではないでしょうか。

「Toggl」は特におすすめです。やることを書いてスタートし、終わったら止めるだけ。それでかかった時間がリスト化されるだけでなく、１日ごとに見れるからです。

納期がかぶったり、パンクしそうになる人はこうするのが○

1日何個タスクを消化する、というのを決めて、ある程度納期をずらせるように最初から商談することで、納期がずれていい感じにスムーズに進められるようになります。

例えば・・・
「今週はタスクが詰まってるから来週着手にする」「仕事が一気に決まって、納期がずらせない時はヒアリングを長めにとる」「とにかくトップページだけを先に出して確認待ちの状態に持っていく」などなど。

確認待ちの間は絶好のチャンスです。その間にタスクをバンバン消化していくことができるので、ボールがクライアントさんにある間に違う案件を進めましょう。

実際の私のタスク管理方法

私はOmnifocusを使って、今日やること、明日に回すことを期限を決めながら設定しています。そして、突然修正や連絡が来たらすぐに対応できるように当日のタスクに追加していきます。

打ち合わせもタスク管理に入れておき、その時間は作業ができないと把握しておきます。大体1時間〜3時間単位でやることを決めています。お昼の時間は大体1時間空けておきます。

Omnifocusを使った私のタスク管理方法はこちらを見てみてくださいね！
【タスク管理】フリーランス時代から今もずっと行っている、私なりのタスク管理方法

さいごに・・・

フリーランスのいいところは、まぁ良くも悪くも「自由」なところ。通勤時間もなければ就業時間の指定もない。だからだらだらしてしまう人が多いのです。私はそうなるのは嫌なのと、自分にかなり厳しいので、会社員と同じ生活を送っています。

・・・まぁ今は法人化して会社なので、就業時間はきちんとあるのですが、タスクが終わった人から帰っていいよ、という方針なので、私もタスクが終わったら仕事をしないようにしています。

タスク管理が苦手な人は、「スイッチ」を決めて、「やること」を見えるかして、「確認待ち」を増やし、「今日やること」を整理するようにすると楽になりますよ！