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リモートでもカルチャーづくりを。社員180名が一堂に会したイベントの裏側

みなさん、こんにちは!note編集部のかりんです。

新型コロナウイルスの流行により、4月7日に緊急事態宣言が発令。その影響でリモートワークに移行した企業も多いのではないでしょうか。

ウエディングパークも、緊急事態宣言が解除された現在もリモートワークを継続しています。今まで対面でのコミュニケーションを大切にしてきた会社だからこそ、リモートワークになって感じることがいくつかありました。ここに関しては、ウエディングパークnote編集部のあっこが書いたWantedlyをぜひご覧ください!


リモートワークになり、特に気になったことが「会社のカルチャーづくりはどうなっていくんだろう?」ということ。ウエディングパークはカルチャーを大切にする企業です。私自身が社内活性化チーム「WPPJ」に所属していることもあり、カルチャーは「会社という同じフィールドで同じ時間を過ごし、共に協力し共に戦ってこそ、つくられるもの」という意識がありました。そのため、社内活性化の取り組みにも力を注いできました。

リモートワーク導入後、WPPJメンバーで「リモートワークでどのようにカルチャーづくりをしていくのか」をテーマに、何度も会話を重ねました。「在宅勤務となっている社員を巻き込むのは無理があるんじゃないか」や、「再開してから実施をしていったらいいんじゃないか」などの意見もありましたが、「リモートになっても、オンラインでできるカルチャーづくり(社内活性化)を継続していく」ということをみんなで決めました。

早速取り入れたのが、社内向けライブ配信「FMウエパ」
毎日お昼の時間にZoomを使って行っている15分ほどのライブ配信で、ラジオ風の進行になっており、お昼ご飯を食べながら誰でも自由に聞くことができます。パーソナリティーを務めるのは、WPPJメンバー以外に有志で集まった社員。Zoomのコメントで気軽に会話に参加できるのもポイントです。

そして、カルチャーと言えば、半年に一度、全社員が集まる祭典「ウエディングパーク社員総会」です。総会は、全社員で参加するからこそ、カルチャーを全身で感じ、新しいカルチャーが生まれる場でした。

先日ウエディングパーク史上初となるオンライン社員総会「WPA2020」の企画運営をWPPJが任されました。

「WPA2020」は全社員が参加する初のオンラインイベントで、会社としても大きなチャレンジ。果たして「オンライン総会」は、新たな会社のカルチャーを生み出せたのでしょうか。今回は、WPPJのリーダー成田さんに「WPA2020」の裏側を聞いてきました!

リモート開催でも、ブラしたくなかった2つのこと

WPA2020サムネ

2月末までは、今まで通り結婚式場で開催をする方向で全て準備を進めていました。ですが、まもなく開催の中止が決定。3月末には全社リモートワークに切り替わりました。

リモートワークが完全に解除されるまで開催を延期にするか…?
時間短縮にし、受賞者の発表のみで終える進行に変更するか…?

様々な案が上がりましたが、やはりこれまでWPPJとして社員総会という場をつくりあげてきた身としては、大切にしたい、ブラしたくない想いがありました。

それは大きく2つあります。
・受賞者、社員にとってポジティブな意味で“メモリアル”な総会になること
・リモートワークの中でも全社のつながり=「チームウエディングパーク」
を感じられること。

“メモリアル”な総会にするために、今回新しく制作・導入したのが「受賞ムービー」です。これは、今回晴れて受賞した社員の半期の功績と、上司からの祝福コメントを5分程度にまとめた動画です。

全社員が同じ場所に集まり、その前で社長から名前が呼ばれ、会場の真ん中にあるレッドカッペートを歩き、壇上にて表彰状を受け取る…という、オフラインイベントだからこそ感じられる価値のひとつが今回はどうしても創出できない…。だからこそ、新しく、且つ形として残る「受賞ムービー」の制作をサプライズで決定しました。

そして、チームウエディングパークという一体感を社員に感じてもらうために、全社でZoomをつなぎながら、リアルな表情を社員同士で見られるようにしました。また、総会中は進行を妨げないよう音声はミュートに。チャットを用いて、受賞者への祝福コメントなど全社コミュニケーションを図れる仕組みにしました。

本来であれば、Zoomでの画面共有にて配信をしたほうが臨場感の創出が見込めるのかもしれませんが、今回最優先したのは受賞ムービーという「動画演出」。

ここはWPPJで最もこだわっていたポイントなので、動画の再生がスムーズにいきにくい画面共有での配信は、方法として除外したという経緯がありました。

「せーの!」の合図でWPA2020がスタート

WPA2020は、全編約50分のテレビ番組風の動画として完成しました。MC役が進行を務め、半期の振り返り映像や社長からのメッセージ動画、そして受賞者の発表と目玉の「受賞ムービー」などで構成しました。

当日は、全社員でZoomをつなぎ、WPPJのカウントダウンからスタート。
「せーの!」の合図と一緒に、事前にYouTubeにアップされたWPA2020の動画を全社員で一斉に再生するという手法で実施しました。

リモートでも臨場感を感じてもらうために、間の調整やBGMの音量など、違和感なく飽きることなく見ることが出来るよう、細部までこだわりを持って作りました。

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実は、イベントの最中にYouTube動画が一斉にストップしてしまうトラブルがありました。そのときすぐに、多くの社員が止まってしまった再生時間を共有してくれたおかげで、全員同じ時間に合わせなおすことができ、再び同時再生させることができました。

最初に行った「せーの!」という合図のもと再開したのですが、そのとき「またカウントダウンできるじゃん!ワクワクする!」というような、前向きなチャットが飛び交うほどの社員のポジティブな姿勢にも救われました。

無事に大成功で終了したWPA2020ですが、事前に閲覧環境の整備など細かいシミュレーションを行ったことが成功した秘訣のひとつだったと思います。

各部署にWPPJのメンバーがいるので、Zoomに繋がりづらい人がいないか、接続はスムーズにできるかなど、前日までに確認していきました。また、全社が盛り上がるように仕掛けも準備。各部署でお揃いのZoom背景を用意し、当日の一体感を醸成しました。

また、前日には、盛り上げ上手な社員数名に「当日のチャットを盛り上げてほしい!」と依頼も。そのメンバーの手助けもあり、当日は良いスタートダッシュを切ることができ、終始チャットが活発に動いていました。

みんなで同じ動画を一斉にスタートするという、少々アナログな方法を取りましたが、再生ボタンを押すあのドキドキ感は、社員の記憶にも残る社員総会になったと思います。

悩んでも考え続け、決めた芯を絶対にブラさない

今回のWPAから学んだことが大きく2つあります。
1つは、しっかりと悩みきること
そしてもう1つは、その悩んだ末に決めた“芯”をブラさないこと

何もかもが初めての挑戦だったので、正直毎日悩んでいました。運営チームで、メリットデメリットやあらゆる可能性について何度も議論を重ねた結果、冒頭に記載した2つの「大切にしたい想い(芯)」にたどり着きました。

その後、具体的に動画の制作やオペレーションの整備など進めていきましたが、その中でもその芯はブラさずに進められたことで、結果として社員にも“伝わる”内容になったかなと思っています。

この今回学んだ2つを含めて、今後の施策も“何のために”実施するのかという部分はこだわっていきたいと思っています。

オンラインとオフラインで変わらなかったことは、式を作り上げる社員の“熱量”だったと思います。従来のオフライン形式では実現できなかった仕掛け(Zoom上で全員の表情がリアルタイムでわかる、そのとき感じた思いをチャットを通じてリアルタイムで共有できる)をつくれたことで、新しいカタチの「一体感」を創出できたことが大きかったと思います。

リモート開催の「WPA2020」を終えた社員の声

「WPAとっても最高で素敵な会でした。ご準備くださったみなさまありがとうございました!オンラインでも変わらず、臨場感があり、胸が熱くなる、カルチャーを感じられる時間でした。本当にありがとうございました!」
「WPAとっても良かったです!在宅ワークで皆さんに会えず、寂しい思いをしておりましたが、久しぶりにチームウエディングパークを見れて元気が出ました!各受賞者の皆様おめでとうございます!」
「そしてWPA運営に携わられたみなさま、ありがとうございました!きっと今日までに沢山沢山悩まれたと思われますが、間違いなく歴史に残る授賞式でした!ウエパの一体感を感じながら、受賞者のみなさまのエピソードに胸が熱くなりました。」
「社長から名前が呼ばれた時、驚きと、嬉しさの感情で震えました。皆さんからのお祝いのコメントが胸に響いてすごくうれしかったです。皆さんに支えられて取れたものだと思いますし、これからも更に頑張っていこうと強い気持ちになれたので、次はベストプレイヤー賞を取れるように頑張っていきます!」

(日報より)

当たり前が当たり前ではなくなった世の中は、新しい時代の“はじまり”なのかもしれません。組織として、アジリティ高く今のこの状況に順応していこうと思います!

※WPA2020の詳細はこちらの記事も是非ご覧ください!


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