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Photo by neko0629

不毛な会議にならないために

わらし

最近オンライン会議も増えてきて、会議への出席率は軒並み上がってきました。
しかしながら、その内容がかける時間に見合った成果が上がるかは、まちまちです。

主に、ファシリテーターとなる議長や中心的な人物のかたの采配の見せ所、とも言えるかもしれませんね。
今日はそんなお話。

●会議は長ければいいというものではない

「会議に時間をかければいい」と考えている方は、いまだに多い気がしていて。
その会議に何の意味があるのか。会議を終えての成果は何か。
いつまでになにをするのかが決まったか、などを振り返って、「あれ？」となる会議が少なくないです。

会議の種類として、いくつかあるとされていますよね。

【会議の種類】
　・情報を参加者に伝えることが大事な会議＜報告会議＞
　・多くのアイデア・意見が大事な会議＜ブレスト会議＞
　・参加者の合意形成が大事な会議＜承認会議＞
　・集まることが大事な会議＜井戸端会議＞
　・情報の整理のための会議＜情報統合会議＞

私がフラストレーションの溜まる会議が、いわゆる4つめの「集まることが大事な会議」なのかもしれないですね。

自分の気持ち的に、あるいは議事的に1〜3を想定していくのですが、結局振り返るとなにも決まっていなかったり、とても牛歩的に「これはまた検討していきましょう」「少しずつ整備していければいいですね」「とりあえずこれでいいんじゃないですか」と進まない。
これが結構なストレスになることが最近自覚してきたことです。

＜井戸端会議＞的な、会議に他の要素が入ってしまうと、とても不毛な時間が流れてしまうことが多々あるので、自身がファシリテータ側になる時には注意したいなと思ってみます。

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●単なる顔合わせも効果的なことがある

ただ、一方で「顔合わせ」という集まりも重要なことはとても多いなと思っています。

こと会議では、その内容に焦点が当てられがちなのですが、この「顔合わせ」は文字通り顔を付き合わせて、人と人のつながりを作る、自分とその人の関係性を作るうえでとても重要な意味を持つ、と思っています。

私もいくつかのプロジェクトのリーダーをやってきたりするのですが、メールや電話でのやりとりだけをするような相手よりも、一度顔を合わせてお話しすると、信用も信頼感も段違いによくなることがよくあります。
※本音を言うと、その顔合わせで逆にこの人は信用できないな、と言う人もいるのですが。

ただ、それをずっとやり続けること（顔を合わせるだけを続ける）ことは、とても不毛だと思っています。

会議ごと、話し合いでの目的があるので、その目的をまず共有してスタートする。
そして、スタートしたらゴールの目安と時間を配分する。

このようなその時間にどのような意味を付与するのか、あるいは意味を共有するのか、はとても大切な視点だと思っています。

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●意見を出し合いたい会議で身分や立場は関係ない

日本的な会議では、このような文化は少ないのかもしれません。

ブレインストーミング会議（ブレスト会議）では、母数となる意見の量がものをいうので、立場とか身分とかに縛られてしまうと、その後の進行に悪影響を及ぼしてしまうこともあったりします。
あるいは、効果的なアイデアを腐らせてしまうこともあるので、ファシリテータが意図的に質問を投げかけることも必要かもしれないですね。

また、重要な意思決定をする際に、「なにか意見がありますか？」ということの返答として、多角的な視点で良質な意見を言うことは必要になると思います。上記の会議の2つめの「多くのアイデア・意見が大事な会議」ですね。

その後の効率性を求めたり、リスク管理をする、あるいは効果の範囲を考える上でも、この点はとても重要になると思います。

私はまだどの会議でも下っ端の立場にあるような人間なので、この「意見をボーダーレスに取り扱おう」とするかしないか、でそのファシリテータの方の器量や度量が推し量れてしまうな、と常々感じます。

私が尊敬する方々は、総じてこの意見を取り入れようとする「器」のような受け口が広く、懐が深い方が多い印象です。

今後も会議は人同士のつながりの形成と、意見を出し合うような場であることは代わりないと思います。
その時間をより有効に、前に進むことのできる原動力とするために、考えをブラッシュアップさせていきたいですね。

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今日はここまで。

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●藁科 侑希（わらしな ゆうき）
　大学教員として、教育・研究現場で活動中。また、スポーツ現場でもトレーナーやコーチとして活動。選手や学びたい人にとって、最良のアドバイザーであることをモットーに、肩書きにとらわれない現場目線のサポートを模索中。 #西野亮廣エンタメ研究所 サロンメンバー

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【保有資格】

博士（スポーツ医学　筑波大学）
日本スポーツ協会公認バドミントンコーチ3
日本スポーツ協会公認アスレティックトレーナー
日本障がい者スポーツ協会公認障がい者スポーツコーチ
日本障がい者スポーツ協会公認中級障がい者スポーツ指導員
日本障がい者スポーツ協会公認障がい者スポーツトレーナー
NSCA認定ストレングス&コンディショニングスペシャリスト
NSCA認定パーソナルトレーナー
高等学校教諭専修免許（保健体育科　茨城県）
中学校教諭専修免許（保健体育科　茨城県）
赤十字救急法救急員

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