会議で使える、コーチング

あなたの組織の会議では、ただ集まっているだけで何の成果にもつながっていない。また、言いたいことも言えない、重い場になってしまってはいませんか。

今回は、そんな会議でのお悩みの解決に向けて、会議を生産的にファシル場に変えることができるかもしれないという、ヒントを発信していきます。

人や組織との関係性に悩みながらも、法人営業を15年継続し続け、コーチングを普及している立場から、情報を発信しております。あなたの肩のチカラが少しでも抜けて高いパフォーマンスの発揮につながれば幸いです。

あなたの組織の会議は成果につながっていますか

リモートワークにより移動時間が削減され、時間に余裕ができたと思ったのも束の間・・・今では、移動時間が社内の会議に変わっていたなんとことはありませんか。
そして、その社内の会議はいつの間にか、定例ミーティングへと変貌を遂げ、週1回、2回と徐々にあなたの時間を占拠しているなんてことはないでしょうか。
この打ち合わせに、私は必要ですか？と何度思ったことでしょうか。
いなくても成り立つ強制招集された会議、一方的な情報を受け取るだけの情報共有会議、何も決まらないウダウダした会議、お恥ずかしながら私の組織では横行しています。

成果につながる会議って何

組織において成果につながる会議とは、売上増加や利益改善（コストカット）につながる取り組です。まずは、その上で会議を行っているということを認識しておかなければなりません。そして、会議を行う上では2点を意識して行うことをご提案します。

①コスト意識を持つこと
組織に属している以上、拘束時間中は給与が発生しています。もちろん会議時間中も然りです。ということは、会議時間が1時間であればその1時間分のコストが発生しているともいえます。そして会議参加メンバーの数が多ければ多い程、掛け算でコストは大きくなります。また、その拘束時間で成果につながる行動に関しても、目に見えない機会損失として考慮する必要があります。例えば、私は営業職なのですが、会議の1時間があれば、もしかしたら顧客との面談を実施して、受注出来ていた可能性があります。

②次回行動につなげること
成果につなげるには、行動しなければ何も変わりません。ただ集まって、情報を共有して終わり、何だかよくわからない場で終わってしまい、また次回も同じことの繰り返しで終わってしまっては何も変わりません。
成果に結びつけるには、会議は具体的に誰が何をいつまでにやるのかを決めていくことが必要であると言えます。

そうはいっても忖度

では、コストも意識して次回行動も決めますので、もう解決ですね。となればいいのですが、そうはいきません。一人なら誰にも気兼ねなく即断即決なのですが、組織に属して以上はリスクを考慮し、メンバー間で合意を得ながら進めていく必要があります。

そう、時間を要するのです。そして、なにより、会議においては、気を遣う場面が多いのです。今回はソンタックと呼びましょう。ここからは、3つのソンタックに対して、コーチングの関わり方を通して対策につながる切り口をお伝えいたします。

脱ソンタック、３つのアプローチ

では、３つのソンタック病に対して、私が医者となり３つの処方箋をお伝えします。もちろん、活用するかしないかはあなたの自由です。

ソンタック①上司という肩書
部長、課長、だけじゃなく本部長も・・・う、気遣うわ～（心の声）
そんな時は、会議の目的を明確にして、アジェンダにも記載しておきましょう。加えて、ちゃっかりグランドルールなるものを記載しておき、会議の参加姿勢を共有して暗黙のルールに制定しておくことで、冒頭に、ビシッとルールありますと、ひと言いっておくだけで、その場の参加意識は変わってきます。

ソンタック②その場の空気感
「意見出しましょう」といったわりに、このメンツじゃ誰も気軽に発言できない（心の声）
そんな時は、ファシリテーターであるあなたが、開講一番の自己開示トークで、何でも話せる雰囲気をつくりましょう。私の例ですが、本部長には会議にはご遠慮いただき、事前に報告してきたのですが、いつもの口調で「で何が言いたいの？」と突っ込まれてきました、と自己開示で始めました。この後、不思議と意見が出てきました。

ソンタック③目的と感情
意見をまとめて提案書に落とし込みたいけれども、意見と感情が交錯してるな（心の声）
そんな時は、相手の背景を聴いて、ひと言でまとめていきましょう。
あなた「なぜ、そのように考えられたのですか？」
相手「実はね・・・なんだよ」
あなた「はあ～そうなんですね。つまり○○ということなんですかね」
相手、「そうだんだよ！」（分かってくれるね）
相手の気持ちを聴いた上で、どのように考えているのか整理するのを手伝うような感覚で聴き・問いかけることで、合意形成が取りやすくなります。

その人自身と状況、両面を扱う

目的を達成することも大切、そして、ヒトを動機づけながら進めることも大切、これって面倒なことだと改めて痛感します。

ただ、組織で働き、会議を運営するとは、そもそも面倒なことだと認識して、正式にお付き合いすることから始まるのだと思います。

よろしければ、ドクターふじわらの３つの処方箋をお試しあれ。