ワンオペ事務員⑮

業務にツッコミ入れてみよう！のコーナー

今回はブラック企業の業務にツッコミを入れていきます。

・来客対応

→いつお客様が来てもいいように朝たっぷりとコーヒーを淹れる。
・・・ためのコーヒーメーカーを購入できたのが年明けてから。
それまでは家庭用のコーヒーメーカーで淹れていたが、一日の最初に淹れる分はきちんと動作するが二回目以降挙動がおかしくなり、コーヒー豆から挽いてドリップするはずが途中からコーヒー豆もうまく挽けず、お湯はあふれてまともなコーヒーが淹れられないというポンコツ。なんでこんなもの買ったんだ（その①）

ちなみに、お客様は事前に予定がわかっている人もいれば、勝手に来ちゃう人もいたし、なんなら副社長が予定忘れてて1時間以上わたしが間を持たせた気まずい来客もあった(しかも大手企業)

・備品発注

最初会社の備品をなんでも密林ビジネスで購入していた。
→なんで明日来る使わないの・・・？と、登録して使用。
密林ビジネスで購入したものって到着日がまちまち。
明日来るなんか、朝発注したら最速だと夕方来るからね。
会長がバカスカ消費してた布テープも100個単位で発注した。

・書類作成

書類作成は事務作業の基本。
書類については前の事務員さん作成のテンプレがあるものもあったけど、ないものは自作。送付状とかね。

・郵送物準備、手配、発送

郵便物もかなり多かった。
毎月100通近く発送しなけらばならなくて、それを作成して、印刷して、折って、封入して、切手を貼って・・・。
手間がひどい。

・宅配便発送準備、手配、発送

宅配便の手配って聞くと簡単そうだが、これは宅配業者にダンボールを発注するところからしなければならない。
ダンボールもすぐに枚数が揃えばいいが事業所にはあんまり沢山置いてないみたいで10枚頼んでも5枚しかないとかザラだった。
なのでついでがある時には毎回頼みながらダンボール確保しておく必要があった。

そんで、なんか副社長が弱みでも握られているのかかなり言いなりになっている取引先があって、そこに依頼されて「○○を1箱に◎個入れて××県に△箱遅れ、なるはやで」とか言われることがあって。

それ、全部わたしがやらされるやん。

①箱詰めして、
②送り先：指定の宛先、発送元：取引先の名前　で複数伝票書いて
③宅配便の集荷手配して
④元払いして
⑤元払い伝票管理して
⑥月末に来た請求書からそれらをピックアップして「送料のみ請求」
※資材代は・・・？手数料は・・・？やっぱ弱み握られてんの？？

・・・みたいなのが、何度も何度も何度も何度も・・・
いい加減にせぇよ、お前（副社長）が引き受けたことはお前がやれや！！
っていうね。

・問い合わせ一次対応

問い合わせの対応もさせられてました。
ご要望聞いて、商品提案して、商品案内のパンフレット送って・・・っていう。

・クレーム対応

一般顧客からのクレーム対応。
大体、大至急案件。
お昼休みに入るとご飯食べてる時間なくなる。
インスタントラーメン系だと悲惨。
はっきりいって、ほかの社員の尻ぬぐい。
コールセンター同様の感情労働だから、電話キライ。

・社外対応（顧客対応含む）

これ、例のヤツも含みます。あの、罵詈雑言の取引先対応。
あと、取引先さんが来た時の商品説明とか、連絡せずにやってくる取引先の突発的な対応とか。

・納入商品発注、受け入れ、管理

小さいほうの商品の発注
大きな単位で届くので倉庫に受け入れて管理も必要。置き場がなくなりそうとか、そろそろ商品がなくなるかも・・・とか。

・納入機械発注、受け入れ、管理

機械系も発注。
同じ倉庫に届く場合と違うところに届く場合と。
管理番号を割り振られているが、この管理番号を割り振っている会社(機械の販売元)の管理がガバガバなので高確率で間違っていて問題になっている。

・○○機受注、搬出・搬送ルート確保、設置指示、客先との調整

機械の受注が入ったら、搬出・配送のためのトラック等の手配が必要。
近場だったら頼れる会社があるけれど、長距離の場合はすぐには来てくれないし、会社自体が嫌われてるから（本当に）引き受けてくれる会社が1社しかない。かなり塩対応気味。
ルート確保したら設置の支持や設置先のお客さんとの日時調整等も必要。
なぜなら、副社長が「設置先」とか言ってるところが間違ってる可能性があるから客に自分で最終確認しないと事故る。

・○○端末付属申込対応

主にルートBのシステム会社とのやり取り。
その後付属端末の設置業者に連絡して設置してもらう。
退職のあいさつをした際には「あなたがいたから、ようやくうまく回り始めていたのに・・・」と言っていただいた。
ほら、やっぱねー(ﾌﾌﾝ)

・制作物発注、デザイン指示

デザイン会社への発注業務。
イメージを伝えて、素材を渡して、デザインを出してもらって、客先に見てもらって、機械にデザイン反映してもらうための作業日程調整して・・・というかなり面倒くさいやり取り。
退職のあいさつをした際には「あなたがいなくなって、その会社大丈夫なんですか？？」と言っていただいた。
ほら、やっぱりねー？！(ﾎﾗﾎﾗｧ)

・制作物作成、データ作成、印刷、カット等デザイン業務

これも全部デザイン会社に頼んでやってもらえばいいやん。
デザイン会社だと高くつくからなるべく自社でやりたいんだろうけど、デザイン会社に発注するって言ったやん。
Illustrator、Photoshopでのデザイン作業→複合機で印刷→カットする作業。この作業が中心ってことで採用されたんですけどね・・・？？

・請求データ確認

請求データを確認してくれと何度言ってもキッチリ確認してくれないという謎のループをしていたが、今思えば副社長もはっきり把握してなかったんだと思う。お前が知らんことをわたしが知るか！！

・小口経費精算

宅配便が月末請求書払いではない時期、本当に本当に大変だった・・・着払いも元払いもあるし、小口経費のデータもつけないといけないし。金庫からジャンジャン金が減っていくから「追加してください」って頻繁に言わなきゃいけないし。なんであんなに宅配便使うのに月末請求書払いにしてなかったんだか・・・。

・請求書取り込み、システム登録

一番最初に請求書はスキャンで読み込んでフォルダに入れるだけって言われてたのに、最終的には「システムに登録」ということになった業務。
結構名前を聞くシステムを使ってたけど、かなり使い勝手が悪い。登録しづらい。スキャンした請求書を添付するシステムなんで、請求書を全部読み込まねばならない。読み込んだだけだとリネームされないから、こいつがまた地味に面倒な作業・・・。全国の経理事務員さんってどうやってるんだろう（きっと会社にちゃんとしたシステムが入ってるんだろうな）

・請求書発送準備

請求するためのデータを精査して、システムに登録してネット上で送付準備→ボタン押下しておけば発送してくれるというシステム。
だけど、その請求データがさ。グダグダでね？副社長がブラックボックスなのでいつも「この請求は正しいのか？」と思いつつ請求。

・・・っていう、この業務。

一人でやる量ですか・・・？？？

さて、退職は決まったものの、辞めるまでも一筋縄ではいきません・・・。