#230 手元にずっと仕事を置いておかない

こんにちは、皆さん。今回の記事では、僕が普段から意識している仕事術についてお話ししたいと思います。僕たちは日常生活でさまざまな仕事やタスクに取り組む中で、大小関わらず課題や問題点が毎日のように出てきます。その度に今現在の仕事を中断して問題解決に対処する必要が出てくるのですが、そのうちにどんどん仕事が自分のもとに集まってきてしまい、本来やるべき仕事の進捗が大幅に遅れてしまうこともあります。脳という器官は判断は速いものの、記憶媒体としてはそれほど有能ではないので覚えられる容量には限界がありますし、隙あればすぐに忘れようとするので、本来の重要な目的からどんどん離れていき、着地点がわからなくなってしまうことも。これには多くの皆さんにも心当たりがあるのではないでしょうか？そこで、今回は「手元にずっと仕事を置いておかない」というアプローチに焦点を当てて記事を書いていきたいと思います。
#仕事術

「ボールを持つ」とは？

まず、ビジネスの世界でよく使われる表現、「ボールを持つ」という言葉をご存知でしょうか？これは、現在の担当者がどの仕事やプロジェクトに取り組んでいるかを示す言葉です。例えば、「あの案件は、今誰がボールを持っているの？」という風に使われます。しかし、仕事がかぶり、自分の手元にタスクが重なることは、効率的な仕事術においては避けるべき状態です。
完璧主義は素晴らしい資質ですが、時には効率を優先することも大切です。僕たちが仕事を完成させる際、相手がどのように受け取るかを考えることは重要です。完璧さを追求し過ぎると時間がかかりすぎることがあります。例えば、50％の完成度で資料を提出し、その段階で方向性を確認し、それから80％の完成度に向けて調整することは、時間を節約する方法です。しかし、残りの20％の完成度を追求するためには、同じ時間以上の投入が必要です。特にパワーポイントのようなツールでは、完璧さを求めることが難しいことがあります。文字の位置や色、大きさ、フォントなど、完璧さを求める対象が無限に広がります。そのような細かい点に時間を費やす代わりに、自分が納得する程度で作成し、最後の20％は依頼者に微調整をお願いすることも、効率的な方法の一つです。
#相手時間も考える

次の担当者にボールを渡す

仕事を効率的に進めるためには、次にボールを渡す担当者のことを考えることが重要です。「ずっと自分がこの仕事をしていなければいけない！」というプレッシャーから解放され、仕事を手放すことで、効率を向上させることができます。脳は判断は速いものの、記憶媒体としては限界があり、すぐに忘れることがあります。そのため、仕事を次の担当者に引き継ぐことで、効率的な作業が可能になります。大体の細かいミスは、次の相手の返球で指摘してくれますから、むしろそうやった方が仕事が早く終わる可能性が高く、また仕事の精度も上がりやすいです。完成度アップのためには、度重なる議論によるブラッシュアップが必要ですが、その議論を同じ時間でより多く繰り返すことによって、プロジェクトそのものは確実に段々と良くなっていくと思います。
#ともに創り上げる

まとめ

仕事を効率的に進めるためには、手元にずっと仕事を置いておかないことが大切です。仕事が山積みになってしまうのは、仕事を依頼されたとき、受けた仕事をそのまま放置してしまうからであり、完璧主義よりも効率を重視し、次の担当者に仕事を引き継ぐことで、効率的な作業が可能になります。塵も積もれば山となるので、早く仕事を終えてできた少しの空き時間が、積もり積もって、大きな余裕となります。細かいタスクを迅速に処理し、日々の雑務に追われないように心がけましょう。これらの方法を実践することで、仕事の効率が向上し、精神衛生上とても良い充実した日常生活を送ることができると思います。
#メールよりLINE