生産性を高めたい営業マンにおすすめのツール10選
はじめに
はじめてnoteを書きます。若林駿典です。
AWSの導入・活用支援やモバイルアプリ開発を行うクラスメソッド株式会社でセールスをしています。
今回私自身・会社で使っている効率化ツールをnoteに書こうと思います。
周りの営業職の友人と会話しても利用しているツールが本当に様々だなと感じていて、自分が利用しているツールを紹介したら役に立つ人がいるかも、と思ったのがきっかけです。
いつの間にか慣れてしまっている煩わしい作業をなくす参考になれば幸いです！
1.日程調整を爆速にするツール：eeasy
G SuiteやOffice365と連携して自分の空き予定を抽出してくれる日程調整ツールeeasyを使っています。理由としては以下を解決できるからです。
・候補日を予定表をみてピックアップ、送付して予定が合うまで何回も繰り返す
・仮予定でカレンダーが埋まってしまう
・送付する(される)日程候補の日付と曜日が合っていなくて確認の手間が増える
eeasyはこれらを解決してくれ、初めて使ったときは感動しました。eeasyから発行されるURLをお客さんに送って日程を選択してもらえれば自動的にカレンダー登録してくれます。カレンダーとリアルタイムで同期してくれるので予定が重複してしまうことはありません。
個人プランは社内の複数名との予定調整や会議室確保はできませんが、無料で使えるので試しやすいと思います。
2.顧客のニュース収集&電話帳登録からの解放：SanSan
名刺管理はSanSanを導入しています。社内の名刺が1箇所に集まることでの情報集約、情報へのアクセスのしやすさはもちろんですが、以下の点も便利だと感じています。
・SanSanモバイルアプリを入れておけば電話がかかってきた際にSanSanの情報を元に誰からの電話か表示してくれる(電話帳登録の必要がない)
・自分が名刺交換した、SanSan上でフォローした会社のニュースが毎日メールで届く
今は在宅からのWeb会議が主で直接名刺交換する機会は少ないですが、6月開始がアナウンスされているオンライン名刺交換機能も楽しみです。
3.返信を早くする：ユーザー辞書登録/返信定型文
よく使う単語・定型文は辞書登録・Gmailの返信定型文機能をつかっています。早く返信ができるのはもちろんミスタイプが減るのも嬉しいポイントです！
■ユーザー辞書登録
これは言わずもがなかもしれませんが、日々1番使っている機能です。PCで定型的な文字を打つ機会のある人なら必須で使うべきものだと思います。
・「よ」→「宜しくお願いいたします。」
・「くら」→「クラスメソッドの若林です。」
のようにメールでかなりの頻度で使う単語以外にも自分の電話番号やメールアドレス、お客様から振り込んでもらう口座情報など定型的で打つのが面倒なものはどんどん登録しています。
私が仕事用PCに登録してる単語数を確認したところ、50個ほどでした。以下の複業研究家 西村さんの記事がわかりやすかったです！
■返信定型文
新規のお問い合わせをいただいた際の最初の御礼メールや、キャンペーン案内を複数のお客様に送る時など、メール内容自体を定型化できる時はGmailの返信定型文機能に登録して使っています。
件名も含めて登録できるのがありがたいですね。
4.コピー&ペーストを便利に：Clipy
Mac向けのクリップボード拡張アプリとしてClipyを使用しています。大きく以下2つのことができるので重宝しています。
・過去のコピー履歴を貯められる
複数の情報をコピー&ペーストする必要がある際に、コピーして別のどこかに貼り付けて、また元のページに戻って。。という面倒を解決してくれます。まずは必要な情報をひたすらコピーして、貼り付けしたいところにClipyの履歴機能でどんどん貼っていくことができます
・スニペットを登録しておける
ユーザー辞書登録機能に近いですが、ヒアリング項目など改行して保存しておきたい内容はClipyに登録しています。
Windowsでも「Clibor」など近しいものがいくつかあるようです。
5.誤送信を防止しよう：Gmail送信前チェッカー
メール送信内容のダブルチェックにChromeの拡張機能を入れています。
メールを送ることが多い場合、誤送信が怖いですよね。Gmail送信前チェッカーは送信ボタンを押すと宛先メールアドレス、メール件名、添付ファイル名をチェックの上でクリックしないと送信できないようすることができます。
6.Excelの経費精算にさよなら：マネーフォワード クラウド経費
経費精算に会社ではマネーフォワード クラウド経費を導入しています。
毎月の経費精算、地味に時間を取られますよね。。
2016年の入社時、交通費等の経費精算はExcelに記入・印刷して上長に提出していました。交通費は月末に何日にどこに行ったか確認し、電車代を乗換案内サイトで検索し、記入するということをしていて毎月月末の1時間くらい時間を使っていたと思います。
MFクラウド経費は電車の区間を入力すると定期区間を除いた交通費を算出してくれますし、アプリとモバイルSuicaを連携することでモバイルSuicaの履歴・費用を取り込むこともできます。
7.ビデオ会議：Google Meet / Zoom/Chime
G suiteを使っており、Google Meetが標準ツールです。全オフィスの会議室にChromeboxを導入しており、会議室の予約からGoogle Meetでのビデオ会議の参加まで、Googleカレンダーで行えるようになっています。
在宅勤務によりお客様との会議はWeb会議になっており、お客様希望によってZoomやAmazon Chime、Microsoft Teamsを使うケースも増えてきています。
8.社内の情報を1つのツールに：Confluence
社内WikiはConfluenceを使っています。社内向けの各種ドキュメント整理や、営業活動時のFAQページを用意して各メンバーが更新できるようにしています。また各チームの週報や月報など、基本的に社内の全ての情報をConfluenceに集約しています。
https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
9.CRM(顧客管理)：SalesForce
SalesForceに営業メンバーが案件情報・フェーズ・行動内容を登録し、お客様の情報や案件の動向、受注管理を一元で行っています。レポートをいろんな軸で作成できるのでチームとしての動きの把握にも役立っています。
10.リード管理：Pardot
CRMとしてSalesForceを使っているため、リード管理には同社のPardotを使っています。セミナー参加や資料をダウンロードしていただいた方の情報を登録し、フォローアップにつなげています。
名刺交換させていただいた場合は名刺情報をSanSanに取り込みPardotに連携する、といったことも可能です。
※2020/5/15追記
誤送信防止ツールは、チェックなしでのショートカットキーでの送信も防止できる、という観点で営業部門で「GMailSend Address Checker - 誤送信防止 -」を利用することになりました。
さいごに
会社で導入しているものから個人的に使っているものまでよく使うものを紹介させていただきました。
初noteで読みづらいところもあったかもしれませんが、どなたかの助けになれば幸いです。
それぞれのツールの細かい使い方はまた別で書いていきたいと思います。
それではまた。
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