アジェンダで一番大切なのは目的
「誰が会議をひらくのか？」、「「目標」「目的」「夢」「ゴール」「ビジョン」の意味を合わせよう」ときまして今回は会議の前に準備するアジェンダ。特に「目的」の大切さについて考えていきます。
アジェンダを会議の前に準備する
アジェンダとは
もともとの意味は以下の通りです。
アジェンダという言葉は「プラン・計画」という意味で使われることが多いです。元々はラテン語で「実行に移されるべき事柄」というような意味があり、単なるスケジュールのことを指すというよりは、必ず実現するべき計画やプランに対して使われます。
ビジネスでは「会議の議題として予定している内容をまとめたもの」になります。
会議名、開催日時、場所（ビデオ会議の接続方法）
会議の基本情報です。会議が実施される建物の住所／フロア／会議室名などどの場所もしくはビデオ会議の接続方法をあきらかにします。
オススメは会議名をキャッチーなものにすること。「運用保守定例会議（議第○回）」などというものよりは「認証サーバ不調に伴うリスク分析と対策」などとできる限り具体的にすると良いです。
参加者
「誰が会議をひらくのか？」にも書きました。会議を開催するのは最終的に困る人。参加者は当該業務の利害関係者となります。大事なのその参加者だけで合意し決定することが可能なことです。
ほとんどの議事がこの会議の参加者だけで決めれるようにすることが大事です。
目的
目的を明確にしましょう。改めて言語化することをオススメします。
万が一のケースを想定して予防措置を行うのか、発生確率は低い対策を行うためのコストが莫大なので様子見なのか、そもそも発生確率も問題発生時の影響度もわからないから改めて検討するのか。
目的によってやることは変わります。何よりも準備が変わります。
目的が曖昧なままだと会議の質が下がります。アジェンダ自体のピントがボケます。すると集まるべき人が集まらない。準備をしてこない。などの不都合の原因になります。
議題と資料
ポイントは目的に即した議題を列挙することです。また、その議題や次のアクションを決めるために必要な情報が書いてある資料を用意します。
自分で用意できないものがある場合はアジェンダの発出と合わせて先方に頼んでおきます。
参考文献
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