誰が会議をひらくのか？

　誰が会議をひらくのか？それは最終的に困ると思った人です。

よくわからない会議に呼び出される

　最近若手であるAさんに会議招集されたので会議に参加しました。ファシリテーションもAさんに任せたのですが…。漫然と会議が始まってしまったのです。
　結論から申しますと、この会議には二つの問題がありました。

1. 目的やゴールが明確になっていなかった

2. アジェンダが設定されていなかった

　今回は１番について述べていきます。

会議を開くのは最終的に困る人

会議を開くのは誰か

　目的やゴールが明確になっていない。その割には関連部からは代表者が全員集まっていました。それはなぜか。
　結局のところ、関連部はそのテーマに関して「問題意識」があったのです。とはいえ誰も言語化していない。そんな状況でした。
　参加者の行動パターンから言うと「とりあえず問題があるのだから関係者に言うだけ言っておきたい」というモチベーションがあったのだと思います。

会議の全体像をあきらかにする

　まずはじめたこと。それは会議の全体像をあきらかにすることです。
　この会議の参加者は50ぐらいのタスクを役割分担しながら対応しています。Aさんはその中のひとつの問題について具体的に問題点を述べ始めたのです。
　これはまずいと思って進行を止めました。そして会議の全体像を参加者全員が理解できるようにしました。具体的には参加者全員に質問をして引き出すというやり方です。
　明確にしていったのは以下の項目です。

• 参加者ごとの問題意識とゴール

• 対象となっているタスクの数（全体、対象となっているものの数）

• 緊急度、重要度

• 発生頻度（低いものはタスク化せずに発生した時に暫定対処すればよい）

• 会議の進め方と会議のゴール

• 最終的にネクストアクションを設定すること

アジェンダがなかったのがそもそも問題

　ということで、明日はアジェンダについて述べていきたいと思っています。

まとめ

• やらないよりはやった方がよい

• やるのであれば会議の全体像を把握／共有／合意する

• アジェンダを予め共有し会議前に調整を図る