通知が多すぎる！肝心な情報がタイムリーに伝わらない！そんな時はコミュニティに自律分散の仕組みを取り入れる

　通知が多すぎる。肝心な情報がタイムリーに伝わらない。こんな時は自律分散の仕組みをコミュニティに導入します。

通知が多すぎる／肝心な情報がタイムリーに伝わらない

　ボランティアで運用されるコミュニティ。昨今はオンライン会議でつながってプロジェクトが運営されることが当たり前になりました。
　Zoom/Microsoft Teams/Cisco webex Meetingなどでビデオ会議。リアルタイムの連絡はメッセンジャーやチャット機能。そして、簡単な質疑応対やファイルの共有にはSlack, Discord, Notion, Facebookグループ/メッセンジャーなどを使っているのではないでしょうか。
　それなりのコミュニティの場合グループが複数に分かれ、分担もしていると思います。私も現在50名弱がメンバとして名乗りを上げているとあるイベントの実行委員会コミュニティに属しています。すでに14のチームに分かれて活動をしています。
　そこで発生しているのが「通知が多すぎる」「肝心な情報がタイムリーに伝わらない」です。

メッセンジャー(チャット)の問題

　頻繁に通知される。見に行っても自分に関係がない。タイムラインが流れてしまうとスクロールをいくらしても必要な情報が見つからない。このような問題が発生します。
　Facebookメッセンジャーグループに約50名。異なるチームに属しているメンバを登録してしまったのが要因です。

チーム分けとチーム間連絡を用意する

　まずやったのはチーム間の連絡をするため専用のチーム作ること。これによりチーム内のやりとりはチームのメッセンジャーグループで。他のチームとの連携が必要になったら全チーム代表が所属するチーム間連絡用のチームに託す。

情報をフローとストックに分ける

　メッセンジャーグループ(チャット)にはフロー。Facebookグループに各チームのスレッドを立ててストック。それぞれの情報を入れていくようにします。
　チームの活動が多くなるとメッセンジャーグループのメッセージが増えます。当然通知も増えます。しかし、チームごとのメッセンジャーグループになっているのでそのチームに属する人だけに通知がいきます。フロー情報はこのカタチで対処します。
　一方、ストック情報はFacebookグループ内にチームごとにスレッドを立てます。冗長な情報を取り除きポイントだけを絞って情報を投稿(コメント)するようにします。本業やプライベートで忙しくて活動量が減っていた場合でも、このスレッドを読むことでキャッチアップできます。
　ストック情報が良いのはこれだけではなく、他のチームのメンバも関心があることであれば探して把握することができます。

自律分散の仕組みにすること

　ポイントは「自律分散」の仕組みにすること。
　ある程度の人数がいる場合、軍隊のような上意下達な仕組み・仕掛けが効率的です。一方、ボランティアにより運用されているチームでは上意下達にはなりあえません。自身のモチベーションで参加している人同士のやりとりで上意下達なやりかたを強制させることは相性が悪いです。参加意欲が一気になくなります。
　できるだけ多くの人が使えるサービスを活用する。そのサービスの機能のうちわかりやすい／使いやすいものを選ぶ。直感的に利用できるような運用をしてみる。だいたいこんな形になります。
　この時の一工夫。それが「自律分散」の仕組みにすること。良いやり方をいったんやってみせ、他の人も真似できるようにするところが肝です。
　上記を実現するためには手間はかかります。情報はできるだけ開示する。スキルやノウハウも惜しげもなく共有する。全員が理解し実行できるようになるまでしつくこく続ける。より直感的になるような見た目ややり方にする。

様々な人々やツールを触れ合っておく

　様々な人々やツールに触れる機会をつくる。そしてそこから経験を得ることが大事だと思っています。その経験を抽象化してスキル・ノウハウにする。そしてそれを他の人に伝える。ずっとこれをやっています。