バーチャルオフィス利用時に気を付けるべきこと5つとトラブル例
昨今、利用者が増えるにしたがい運営会社が増えているバーチャルオフィス。
バーチャルオフィスを利用しての開業・起業を考えている方にとって、利用する上での注意点や、過去のトラブルにどんなものがあったのかなど、マイナス面を知ってくのも大事ですよね。
どんなサービスにもデメリットというのはあるので、あらかじめどんな可能性があるのかということを知っておくだけで未然にトラブルを防ぐことにもつながります。
この記事を読むと以下のことがわかります👇
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィス利用時に気を付けること
選定時の確認ポイント
過去のトラブル例
バーチャルオフィスとは
仮想のオフィスのことで、開業・起業とビジネスの運営に必要な以下を提供するサービス。
基本サービス：
所在住所
固定電話番号
電話の転送
郵便の転送
会議や打ち合わせスペースの提供
有料オプション（運営会社による）
電話受付対応
来客対応
法人登記代行
コンサルティング
スタートアップやベンチャーなどの立ち上げたばかりの法人には特に、以下のメリットがあることから特に非常に有用なサービスです👇
手間がかからない
通常賃貸だとオフィスの内見、検討選定、審査、契約まで手間がかかる。コストが抑えられる
賃貸やコワーキンングスペースに比べ格安時間がかからない
最短一週間ほどで契約が可能万が一の顧客などとのトラブルの際、直接ストレスに晒されない
自宅まで来られるかもしれない、という不安感から抜け出せます。
以上のように、上手に利用すると多くの恩恵があることがわかるバーチャルオフィス。
それでは、次に早速メインの「気を付けること・過去のトラブル例」を見ていきます。
バーチャルオフィス利用時に気を付けること
バーチャルオフィスを登記できる業種なのか
基本料金／有料料金のサービス
ほか事業者と住所が同じになる
郵便や荷物の受け取りが遅れる
契約期間
融資や許認可が受けられない可能性も
バーチャルオフィスを登記できる業種なのか
中には登記が出来ない業種も存在します。
物理的オフィスの存在が必要であったり、設備や面積が必要であったり・・・。
以下は通常のオフィスが必須な業種です：
・古物商
・人材派遣業
・一部の士業
・建設業
・廃棄物処理業
・不動産業
・探偵業
・金融商品取引業
・風俗業
自身の業種が、そもそもバーチャルオフィスでの登記が可能なのかどうか？確認が必要です。
事前に所轄官公庁の担当部署に住所の利用確認をしましょう！基本料金／有料料金のサービス
いわゆる『格安バーチャルオフィス』を謳っている運営会社では、住所のレンタルのみが基本料金として設定されていて、ひとつひとつのサービスに料金がかかってくるので、結局は他会社と似たような金額がかかる・・・ということもありがちです。
基本料金に何が含まれるのか、確認をするとともに自分の利用したいサービス内容が何なのか？ということをはっきりしておきましょう。ほか事業者と住所が同じになる
バーチャルオフィスの住所は、様々な業種・職種の他会社がひとつの住所を共有するということなので、もしもお客様がインターネットで住所を検索したら他会社も検索結果に表示されるということです。
人によっては、「この会社は信用できるのか？」と不安になられるかもしれません。郵便や荷物の受け取りが遅れる
バーチャルオフィスには、届いた郵便や荷物を転送してくれるサービスがあります。
一度バーチャルオフィスを経由して郵便物が届くため、送り主から直接送られてくるより多少受け取りに時間がかかってしまいます。
急いで郵便物を受け取らなければならない業種は注意が必要です。契約期間
バーチャルオフィスの利用期間にいつでも解約できない、違約金が発生する場合などの縛りがあることが考えられるため、契約前にきちんと確認をするようにしましょう。融資や許認可が受けられない可能性も
バーチャルオフィスの住所で法人登記、口座の開設や融資が可能とは言っても、やはり一般企業と比べるとどうしても信用の点は劣ります。
しかし、審査が普通よりも厳しくなってしまっている、ということなので、銀行など相手側からこちらが信用できる相手と判断されれば可能です。
事業の計画や内容をしっかりと説明できるようにし、信用を得られるようにしましょう。
また、保険についても申請がスムーズにできない可能性があるので、バーチャルオフィスの利用で許認可が受けられるのか自治体に確認しておく必要があります。
選定時の確認ポイント
規模の大きさ・拠点数
規模が大きい運営会社で会ったり、利用者が多かったり、拠点数が多い
というのは判断材料になります。
ある程度経営状態が安定していたり、サービスも安定していると言えるでしょう。スタッフの対応
対応してくれるスタッフの対応が丁寧か、社会的な常識を感じられるかなどについてもチェックしましょう。審査の甘さ
バーチャルオフィスを過去に詐欺団や反社会的勢力が利用していた事例もあり、審査が甘い運営会社には注意が必要です。建物の外観・住所のイメージ
住所の建物の外観も重要な事項です。
融資の際など、担当者が実際に現地を訪れてチェックすることもあり、また清潔な空間でないと商談スペースとして取引先を招いて恥ずかしい思いをすることになってしまい、信用も落ちてしまいます。
住所は、企業イメージに大いに関わってきますので、事業内容にふさわしいイメージの住所を選ぶということも大切です。
トラブル例
実際にバーチャルオフィスのトラブルにはどのようなものがあるのか見てみましょう🙄💨
運営する会社が倒産、または解散後も支払いを求められた
バーチャルオフィスの会社が解散したため、当然、契約も解除であると認識して解約や更新の手続きを行わなかった。しかしバーチャルオフィスの元運営者より次年度分の支払いを求められた。解約後も住所を使用してしまっていた
バーチャルオフィスを解約したのち、自身の運営WEBページから住所を削除していなかったとのこと。そのため解約日から数カ月分の使用料を請求された。一方的なサービス利用料金の値上げや利用規約の変更
一方的に法人契約へ変更され、サービス料金を値上げされた事例。郵便物を別の顧客に渡してしまっていた
バーチャルオフィスの代理店が、利用者宛ての郵便物を別の第三者に誤って渡してしまった事例。バーチャルオフィススタッフによる来訪客への対応が悪い
多くの場合有料オプションである来客対応や電話対応だが、運営会社によってはサービスの質が悪く、悪い心象をお客様や取引先に与えてしまう。無届けでの運営
無届で運営していて、摘発され突然倒産した事例。
再度の選定や、登記し直しの手間や手数料がかかる。
まとめと弊社バーチャルオフィスのご紹介
以上のように、バーチャルオフィスには確かに実際の事務所を構えるよりかは社会的信用が得にくい面もある、ということがおわかり頂けたでしょう。
しかし、マイナスポイントを加味してもバーチャルオフィスの利用にはメリットの方が多いと言えるでしょう。
あなたに合った、使い勝手の良いオフィス形態を選んであなたのビジネスが成功するようお祈りしています！😊🏦✨
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弊社でもバーチャルオフィスをオープンしました！
当バーチャルオフィス代官山は、代官山創業のコンサルティング会社兼老舗アパレル会社が運営しており、既存取引先200社以上のコンサルティング運営を誇ります。
コンサルティング企業だからこそできる目線から、お客様の多様なニーズに応えるサービスをご用意しております。
また、元々アパレル会社だったため、スタイリッシュな寛ぎ空間の提供には自信を持っています。
洗練されたイメージを良い意味で裏切るような低価格でご利用いただけます。
バーチャルオフィスの基本機能である法人・事業所登記の他、以下にも対応しております↓
✔来店受取
✔郵便物の転送
✔TEL・FAXサービス
✔レンタルオフィス
✔プライベートロッカー
✔展示棚
✔ビジネスラウンジ
✔ビジネスWiFi
✔プリンター・FAX
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