イベント運営で起こる『1割キャンセルの法則』とその対策

なんかサークルの話するの、大事だな、明確に言語化できるしな、ということでサークル運営の話を。
2009年に大学のサークルの延長で始まった社会人サークルLED（と言ってるけど開始当時は学生も多かった）も気付けば15年目とか迎えておりまして、メンバーが友人を連れてくる、ぐらいの繋がりでドンドン人が増えて、100人近いイベントをやったこともあります。
改めて振り返ると自分でも『ほんとに……？』となるんですけども←
その15年の中で様々なイベントを主催したりお手伝いしたりという経験の中で、なんとなく実感としてあるのが、今日の本題『1割キャンセルの法則』です

参加者1割キャンセルの法則

これ誰が言い出したんだったか、そもそもうちのサークルのオリジナルでもなかった気もするんですが、まあ発端はこの際なんでもいいや
イベントを行うと、大体1割ぐらいのキャンセルが発生するよ、というその名前の通りの法則です。

1割が人数分になる、10人を超えるぐらいのイベントになると、法則通りのキャンセル数が発生しがち、という経験則が僕らにはあります。

当然ながら、一応でも誰かの繋がりで来ている人がほとんどという参加者なので、全く繋がりのないネットで集めた参加者とかだと、より増えることになるんですけども。
加えて100人を超えるイベントを主催したことはないので、どこまでこれが通用するかは未知数でもあります。

そもそもなんで起こるのか

最初にサークルを始めた頃は、イベント参加者にいい加減な人がどうしても1割混ざるのかな、とか思ってたんです（実際そういう人もいますし
ただうちのサークルはメンバーが友人を連れてくる形で広がったので、（その友人たちを信じるとするなら）内訳を聞くことが容易でした

ではどういう要因で起こるのかというと…

• （家族や親族を含む）体調不良

• 急な仕事

• 葬儀などの急な要件

• 気分が乗らないなどメンタルの問題

上から多い順に書きましたが、大抵はどうにもならない理由と言いますか、致し方ない要因で起こっているわけです（最後のだってそういう人もいるのは仕方ない、となるので

1割キャンセルは起こる、と思ってイベントを主催するということ

そんなわけで、特に初参加の方がいるイベントを開催するときは、事前申込の1割ぐらいはキャンセルが発生してしまうんです
これはもう仕方ない、誰かを責めるべきでもない、諦めるしかない要因だと思ってます

であれば、それは前提としてイベントを行うことが大切だな、と考えを改めました

なので、まずイベントの参加費を、1割のキャンセルが発生しても良いように高くするようにしています。
これで、キャンセルが発生しても、誰も損しない
キャンセルが発生しなければ、費用が余ることになります

で、これをやってると、イベント主催経験のない方から『利益出してんじゃねーよ』みたいなツッコミもらうこともあるんですが、逆に聞きたい、「じゃぁ損失出たらどうすればええねん」と。

• その場で「キャンセル出たから今日の参加費○○円上がります」といって納得してくれる人がどれだけいるのか！？

• いきなり値上げってそれ印象かなり悪くなるよ！？

• そもそもキャンセルの発覚のタイミングが分からないので、会費集めた後かもしれない、再回収なんて手間過ぎるのに、それやる！？

みたいな、みたいな

企画者を優遇するよ、という制度作り

で、更に言えば、これも声を大にして言いたいのですが、そこで企画者や運営者が損失を被るような集まりは、まず長続きしません
だってイベントの度に赤字が出てるって、そんな不健全なこと、誰もやりたがらないから。
そもそも、イベント企画って楽しいことばかりじゃない、何なら面倒なことが多いのに、そこに更に金銭面でもマイナスがあるとして、それを続けられる人がどれだけいるのか、という話です。

我々のサークルLEDでは特に、企画者は、企画を発案、運営、実行しているだけで偉いという前提にしているので、利益が出ることはないにしても、金銭面で優遇されるようにしています。
それぐらいの対応があった方が、イベントを企画してくれる人が増えて、サークルとしてもメリットがあると思います。

とはいえ、厳密な話をしだすと、それこそ法律面も関わってくる話になってしまうので……（だからこそサークルを事業化しているんですが
大学のサークルや、何らかのゆるい集まりでやる際には、出た利益は二次会で使うとかすると、問題も起きなくて良いかと思います。

そして、『こういうふうにするよ』を事前に伝えること

更に問題が起こらないよう、後からモメることのないよう、企画者を優遇したり、キャンセルが発生する可能性のあるときは、事前に多めに参加費を集めるよ、という話を事前に告知しておくことが重要です

やっぱり、後から聞くのと事前に知ってるのでは、印象が大違いですし、大抵の人はこの状況を事前に説明すれば、納得してくれます
納得できないのは、知る順番や伝え方に問題があるときが大半、というコミュニケーションの基本に立ち返って、根回しをしておきましょう
それが面倒、という反論もわかりますけど、やらないと余計面倒なことが後から発生しますからね
キチンとしましょう

と、いう考えで15年目のサークルLED、愛知県三河地方に縁がない方も、何らかの機会に繋がることがあるかもしれませんので、ぜひよろしくどうぞ

ノンジャンルサークルLED公式サイト
http://ledwww.web.fc2.com/