対面じゃなくても仕事を上手に進める方法

こんばんは。今日は、家に閉じこもって、こんな時に保全現場で求められていることって何かなと考えていました。結論としては、どうしても対面の打ち合わせの数は少なくなる中で、タイムリーにお客様のニーズに応えていくことかなと思いました。

これを実現するための課題として「対面で話さないと話が進まない問題」についてを整理し、どうすればうまくいくのかを考えてみました。

いままで無意識に対面で打ち合わせしていたので不具合に気づかなかったけど、今後あぶりだされてくる問題だと思います。保全現場じゃなくても必要なスキルと思います。ぜひ読んでみてください！

対面で話さないと話が進まない問題とは

例えば、電話会議などで「〇〇やってほしい」と頼まれるとNOというけれど、直接足を運んで、話をすればちょっと助けてくれる人っていますよね。

これは、典型的に情で仕事を回している人なのですが、意外と多いと思います。特に工場とか現場側で多いのではないでしょうか。情で仕事を引き受ける人も悪いですが、逆に情で仕事を依頼している人も悪いと言えます。

今回こういう状況になってあらためて、対面じゃなくてもうまく仕事ができることの重要度が増してくると思います。これまでのうまく行ったケース、ダメだったケースを思い出し、うまく行ったケースを以下の通り整理しています。

〇話が論理的・具体的

話がフワフワしている、もしくは論理的じゃない時、これは面着でなければうまく行きません。いやむしろ面着でもほとんどの場合ダメです。ただ、懐が深い人、すでに信頼関係がある場合、事業計画の策定、新規事業・製品のアイデア、ニーズのヒアリングなど方向性やビジョンだけ協議する場合は、抽象的な議論であっても比較的面着で話をしてうまく場合があると思います。

一方、個別の商談、契約条件など実務の現場に近い話になってくると、より具体的、論理的なものが求められます。こういったテーマをオンライン会議などで打ち合わせする場合は、抽象的、非論理的な話はまずアウトです。具体性、論理性に注意したいですね。

これまで自分がどれだけ情に頼って仕事を依頼していたか、振り返る良いチャンスかもしれません。一方、きちんと論理的、具体的な話をしても、情が湧かないと動けない人には、あまり近づかない方が良いと思います。

〇資料を準備している

面着で打ちあわせをする場合は、会話で発する言葉に加えて、身振り手振り、表情からわかる相手の反応にもとづいて臨機応変に話を変えたりすることができますが、オンライン会議の場合、音声とパソコンの画面共有だけというケースもあります。こういう時は、しっかりと伝えたいことを資料として準備してから会議を始めるとうまく進んでいます。資料の準備は当たり前のことなのですが、面着で用意する資料レベルに対して、３０％くらいしっかり目に資料を準備すると意外とうまく行きます。

〇いちいち確認する、指示語は減らす

オンライン会議でなにか説明をしていくときは、相手の表情が見えないので聞いている人は、置いてきぼりになってしまうことがあります。なのでスライド１枚つづくらいのイメージでひとまとまりの単位について説明が終わったら「ここまでいいですか？」と言うなどの工夫が必要です。

また、タイムラグなどの問題で、画面共有はしていてもマウスのポインターの位置が必ずしも説明する側と聞いている側で同じなっているとは限りません。「えーとこれなんですけどー」と言われても相手は「これってどれ？」となったりします。なので、これ、あれ、それという言葉はなるべく使わずに、〇〇は、△△はといった形で具体的な言葉を使って説明したほうがよいと思います。

〇参加者をしぼる、参加者はしゃべる

当然ですが、参加者が多くなるとオンライン会議でも面着でも同じでうまく行きません。その議論をするために必要最小限の参加者を意識しましょう。本当はAさんとBさんは不要でCさんが事前にその二人に確認しておければ会議の人数を減らせるなどのケースでは積極的に人の数を減らしましょう。特に会議に参加してほとんどしゃべらない人はもう出席してもらわない方が良いかもしれません。

いかがでしょうか？とかくオンライン会議にはトラブルがつきものです。音声が切れたり、VPNが切れたり、なぜか画面共有ができなかったりといったトラブルは日常茶飯事です。そんな時に、「じゃあSkypeにしようか」、「Teamsにしようか」、「資料メール送るよ」など臨機応変に対応できるメンバーで会議しているとうまく行くケースが多いです。だれか一人がオンライン会議をアレンジしているのではなく、参加者全員が今回書いたようなスキルが高いと相当生産性高そうですね。

以上です。最後までお付き合いいただき、ありがとうございました！よろしければぜひスキ、フォローよろしくお願いいたします！