オンラインでのカイゼン活動のポイント

こんにちは。カイゼン活動コンサルタントの小野司です。

QCサークル活動、働き方改革活動、企業変革活動に取り組む若きリーダーさん、経営者様に活動のヒントをお届けしています。

最近、Zoomなどのオンライン会議システムを使ったカイゼン活動が増えてきています。それを進める時のポイントについて、ご案内いたします。

１．人数は５名以内
・カイゼン活動は、ワイガヤという手法を用いることが多いと思います。この時、参加メンバー全員が平等に発言できるようになりますと、活動にエネルギーが生まれます。

・オンラインでは、ワイガヤの参加メンバーが５名を超えますと、発言までの間隔が空くため、頭の中に空白が生まれるように感じます。
・一方、リアルのミーティングでは、発言されてない方からの雰囲気や熱量を受け取れますので、７～８名以内まで大丈夫です。

２．発言回数の平等、発言時間の平等のルールを徹底する。

ワイガヤでは、経験年数や年齢、上下関係に関係なく、全員が平等に発言してもらいます。全員が発言することで、発言している方は、参加意識が高まりますし、発言を聞いている方も、多様な考えを共有できるためおもしろい発見があったりするからです。

詳しくは拙著『ちっちゃな「不」の解消から始めるカイゼン活動』日刊工業新聞社、ｐ８８をご覧ください。
https://pub.nikkan.co.jp/books/detail/00003599

オンラインの場では、お見合いの機会が多くなる傾向にあります。そのため、最初から平等をルールとしますと、発言が活発になります。
また、普段からリアルの活動の場で、平等のルールを用いていると、オンラインの場でこの平等の威力を強く感じるようになります。

３．発言を見える化する。

リアルの活動では、ホワイトボードなどで発言を見える化することが多いと思います。（ホワイトボードでの見える化について、詳しくは拙著『ちっちゃな「不」の解消から始めるカイゼン活動』日刊工業新聞社、ｐ１９２をご覧ください）

オンライン会議でも同じです。というより、オンラインの時の方が、発言を書き留めて見える化する必要性が高まります。発言者の熱量や雰囲気が伝わりにくいため（非言語でのコミュニケーション力が低下するため）、発言した”言葉”を書き留める必要が生じるのです。

私は、Zoomを使う時は、”画面共有”で、iPad画面を共有します。iPadでは、GoodNote5というアプリで、板書します。
ワイガヤの流れに一瞬乗り遅れて、思考が停止する場面も、人によりたびたび起こります。その時、キャッチアップできるようになります。

また、カイゼンリーダーなど他人のメモ書きを覗き込むようになりますので、それが、メンバーにとって参考になります。メンバーの中には、メモの取り方が分からないという方もいます。他人のメモを取る様子を観察することだけでも学びになります。

最近は、接触機会が減少していること、オンライン会議を使う人が増えたこと、地理的に離れた現場を連携しての活動が増えてきていることから、オンライン会議、オンラインワイガヤが増えてきていると思います。

そのようなみなさまの参考になりましたら、ありがたく思います。