「会議」はここを変えるだけでうまくいく（応用編）
こんにちは、今回は前回の続編として応用編をシェアさせていただきます。
今回の応用編は会議を進行する型について紹介します。
1,今日の会議の目的を共有する
会議を始めるときにまず最初にやることは、今日の目的を共有することです。どんな成果を得るための会議なのかを共有し、その成果を得るための意見やアイデア出しを参加者に伝え合意を得る事が重要です。会議が脱線しそうになったら、ファシリテーターの人はここへ戻るように促すことができます。たとえば、「今日の会議の目的は、大阪営業所の売上を全国１位にするための解決策を共有し、実行計画、役割分担を明確にすることで参加者全員の情熱を手に入れることです」みたいな感じで最初に何のための会議かを参加者全員に伝え合意しましょう！
2,意思決定者の確認
いつも、なんとなく最終的に一番偉い人が意見をまとめて結論を出している会議が多いのではないでしょうか？それで上手くいっているのであればそのやり方でいいと思うのですが、「部長が言うから仕方ないよね」となっているのであれば、誰が最終的な意思決定をするともっとも生産性が上がるか見直すべきです。この時に大切なことは、「意思決定者が決めたことは、全員で決めたことが上手くいくように全力でサポートする」ということを全員で合意することです。未来のことは誰にも分かりません。もちろんＡかＢか選択を迫られたとき慎重に考えなければなりませんが、選択よりも選択したことが上手くいくように全員が全力で協力することが最も大切なことです。
3,心理的安全性の確保
最近は、多数の企業で心理的安全性について考えることが増えているようですが、この心理的安全性はgoogleが2012年から約4年間もの年月をかけて実施したプロジェクト、「プロジェクトアリストテレス」で検証され、「成功するチームを作り上げる5つの鍵」として成果報告したことで大きな注目を集めたものです。
①心理的安全性
不安や恥ずかしさを感じることなくリスクある行動を取ることができるか
②信頼性
限りある時間を有効に使うため、互いに信頼して仕事を任せ合うことができるか
③構造と明瞭さ
チーム目標や役割分担、実行計画は明瞭であるか
④仕事の意味
メンバー一人ひとりが自分に与えられた役割に対して意味を見出すことができるか
⑤仕事のインパクト
自分の仕事が組織内や社会全体に対して影響力を持っていると感じられるか
５つの鍵の一つとして心理的安全性があげられていますが、Google社は「成功するチームに含まれる単なる１要素ではなく心理的安全性はその他の４つの力を支える土台であり、チームの成功に最も重要な要素」であると綴っています。
4,事実と意見（感想）を分ける
会議で問題の解決策を出すときに意見や感想を取り上げて解決策をつくることが多くの会社で行われているのではないでしょうか？以下の2つの例を比べてみてください。
どちらの解決策が効果的に見えますか？Aの問題の捉え方だと山田さんがなぜ仕事が遅いのか、本質的な問題解決にならない感じですね。Bの方は山田さんの行動を時間という事実で捉えています。そうすると、解決策がより具体的な解決策になり、課長の行動により山田さんの本質的な問題を捉えることが可能になります。さらに新たな解決策が生まれそうですよね。このように問題を事実ベースで捉えることで解決策が大きく変わります。ただ、この事実で捉えるにはある程度トレーニング必要かもしれません。それはなぜかというと人は日常会話が自分の感想や意見、解釈で会話しているからです。会話の90％以上は自分が感じたことや意見で会話が成り立っています。
たとえば、「このチームは意見が出ない」は事実でしょうか？これは感想ですね。事実は「このチームは意見が２つしか出ない」です。このように事実だと思っていることが感想や解釈だったりしますので毎日意識して事実とは何か？とトレーニングすることをおススメします。
5,議事録と決定事項は本日中にシェアする
議事録は本日中にシェアすることをおすすめします。仕事の都合で翌日になる場合は翌日の○○時までにシェアすると宣言しましょう。特に決定事項はアクションを早く起こすように促すことができます。その際、決定事項はフォーマットでシェアすることが重要です。誰が、何を、いつまでに、何を手に入れるかといったフォーマットです。このフォーマットは毎回更新することで進捗が共有できますのでメンバー全員が常に見れる環境で管理することが大切です。もちろん、誰が管理者なのかも明確にしておきましょう。フォーマットのサンプルを参考に紹介します。
このフォーマットは作成して終わりではありません。成果を得るために決めた行動だけでは得たい成果が手に入らないのであれば行動の追加も必要です。ここでの注意点は「担当者まかせにならない」ということです。メンバー全員が決めた行動がうまくいくように協力することが最も大切なことなのです。
いかがでしたでしょうか？
基礎編と応用編は社内で出来ることをご紹介しましたが、成果を出せる方法はまだまだあります。もし、ご興味のある経営者の方がいらっしゃいましたら是非、お声かけください。全力でサポートさせていただきます。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
合同会社Realize 中野 浩之
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