第11期下半期 社員総会のB面〈企画～運営編〉
トリニアス広報担当の鈴木です。
前回2本に渡ってレポートさせていただいた第11期下半期 社員総会ですが、今回は特別編として企画から運営のアレコレをまとめたB面を公開していこうと思います。
テーマ決めや表彰項目・投票方法の決め方をはじめとした社員総会の裏側について紹介します📢
▼ぜひ総会レポートもご覧ください〜🗒
企画チームメンバー紹介
なんだかんだ、こういったメンバー紹介はこれまでしてこなかったので、まずは企画チームの紹介から！
※皆さんの名前部分を押すと、個人noteに飛べます🐧
ここでは企画チームのメンバーを紹介していますが、当日の運営には他のメンバーにもご協力いただいています。（大感謝🙇）
人事部 奥脇さん
採用全般、トリニアスメンバーの面談や社内の研修などを幅広く管理を行なっている。新卒採用の選考では説明会や一次面接、選考途中の面談を担当。
デジタルマーケティング事業部 ビジネスイノベーション部 見澤さん
元広報部メンバー。細井専務のもとでデジタルマーケティング事業部のサービス設計をはじめ、新規プロジェクトの立ち上げにも携わっている。デザインやコピーライティングはお手の物。
人事部 塚田さん
中途・アルバイト採用担当として、面接から内定後のフォロー、入社後のサポートなど業務は多岐にわたる。新入社員に向けた社内研修も担当している。
人事部 鈴木
21卒社員としてトリニアスに入社。広報担当として、主に採用をメインとした広報の仕事を行なっている。社員インタビュー・noteの記事執筆やInstagram運用、社内イベントの運営、社内広報などを担っている。
トリニアスでは、半期に1回社員総会を開催しているので、企画から携わる運営チームのメンバーは、「今回も頑張ろう…！」と決起しています。その図はまさに、トリニアスの風物詩です。
社員総会テーマ決め
コンテンツを決めていく前に重要なのが、社員総会のテーマ決めです。
まずは、第1回目のミーティング前に、各々ワードを出してきてもらいました。
＼こんな案が出ました！／
・RETURN
・原点
・成長痛
・Hopeful
・超、BEYOND など……
そして、これまでの社員総会のテーマを振り返りながら、そのテーマに続いていくイメージで決めていくことに。
▢第10期上半期｜NEO WAVE 2021（新たな波）
▢第10期下半期｜RE!BORNE（生まれ変わる）
▢第11期上半期｜Jump Up！（ステップアップする）
「生まれ変わる→ジャンプ→？？？」
となると次に続いていくのは、現状を飛び越えていくこと。
そして「これから新しいトリニアスに向かっていくために、常識に囚われることなく挑戦していってほしい」という意見に固まり、決定したのが、「Break Through～枠を越えろ～」。
コンテンツ決めを行うにあたって…
「社員全員が楽しめるコンテンツが良い！」
「テーマに沿ったアワードを新設したい！」
という意見が企画チーム内で複数出てきたので、今回の社員総会は表彰項目に力を入れることになりました。
日頃からトリニアスを陰ながら支えているメンバーを評価したいという想いから、「アンサングヒーロー賞」という定性面表彰の項目も新設。
決めていくことは、ざっとこんな感じ。（他にもありますが端折ります！）
①テーマ決め
②コンテンツ決め（表彰項目／ムービー制作）
③メインビジュアル／プログラム制作
また、受け身で参加するメンバーが増えないよう、プログラム内に参加型の仕掛けを考えていくことになりました！
メインビジュアルの制作
今回、広報担当をしている私がメインビジュアルの制作を任せていただいたのですが、最初はなかなかイメージが掴めず…。
ひとまず制作した後にメンバーにご相談することに。
なんといっても素人なので、ちょっとしたデザインの物足りなさは企画チームメンバーのアイデアを大参考にしました。
と、アドバイスをくださる見澤さん。
そして、何とか（周りの力を借りまくって）完成。
表彰項目・評価基準を事前に発表
トリニアスグループメンバー全員に「社員総会の表彰に向けた行動を、日頃から心がけてほしい」という想いから、事前に表彰項目と評価基準を公開することにしました。
表彰の対象となる基準や選定方法まで細かく記載しました🏆
表彰によっては、アンケート投票から受賞者が決まる項目も用意していたので、社員総会当日までを一つのイベントとして捉えてもらえるようにする狙いもありました。
“参加型”を意識した仕掛け
社員総会といっても、60名近くが参加することもあり、全員がジブンゴトとして捉えることはなかなか難しい。
どんな組織でも“受け身”のメンバーは少なからず出てきてしまうものです。
ただ今回は、それを少しでも払拭できればと思い、ちょっとした仕掛けを用意しました。
1｜当日の投票で決定する表彰項目を導入
事前に集計したアンケートで投票数が多かったメンバーをノミネート者として選出し、総会当日は名前を伏せて投票理由だけを公開しました。
そして、そのエピソードを見てどのノミネート者が受賞者にふさわしいかを判断してもらい、投票する仕組みに。
これまでの社員総会では事前に表彰者が決まっていたので、表彰者の発表を知る場として自然とメンバーが“聞く側”になっていました。
だからこそ、投票という行為を通して、“参加している”意識づけができるように工夫しました！
2｜各テーブルに「写ルンです」を準備
このアイデアを実際に導入するにあたって、こんな日常会話が繰り広げられていました。
そのスレ内で1つの参加型コンテンツが決定📷
そして、フィルムカメラを各テーブルに設置して、メンバーに写真撮影をしてもらうことに。
当日メンバーに撮影してもらった写真たちはまだ現像できていませんが、今後社内で展開予定となっています💭
3｜初！ドレスコードを指定
「今回の総会ドレスコードは“ブルー”でお願いします！」と、ある日突然伝えられたメンバーたちはどんな気持ちだろう…？
といった想いを馳せながら、人事部メンバーで決めたドレスコードを指定させていただきました💎
ワンポイントOKにしたので、少しハードルを下げられたと思うのですが、実際はどうだったのでしょうか（笑）
オープニングムービー制作
これまでの総会と同様、今回もビジネスイノベーション部の見澤さんがオープニングムービーを制作してくださいました！
今回の社員総会テーマ「Break Through」。トリニアスメンバーに向けたメッセージがギュッと詰まっています。
【ステートメント🎬】
常に進化を求めたその先は、
すべてが上手くいったわけじゃない。
それでも前へと進むその足は、
傷つきながら、強くなる。
「常識」という枠
「価値観」という枠
「環境」という枠
全部ぶち破れ。
限界を作るな、これから先がおもしろい。
おまけ｜参加メンバーの声📢
次回の企画・運営に向けて、社員総会後に振り返りアンケートを実施しました！参加メンバーが満足してくださっていたようで、嬉しかったです。
これから改善すべき点も明確になったので、次回にも繋げられるアンケートでした🙌ご協力ありがとうございます！
そんなアンケートの一部をご紹介します☟
目標数値の共有、役員や他部署メンバーとの交流、表彰など、士気と競争心が掻き立てられたように感じました。
総会後の仕事中に「ブレイクスルーしよう！」などの声が聞こえてきたので、効果があったなと思います。
事業部ごとに目指していく方向性の説明が明確になりました。
また、お互いの称賛していく思考や表彰によってライバル意識が芽生え、自分自身も成長して舞台に立ちたいと思いました！
おわりに
第11期下半期 社員総会のB面として、企画の裏話をご紹介してきました。
そして、運営チームの皆さん。
通常業務と並行での準備でしたが、本当に本当にお疲れ様でした！
当日まで緊張していた運営チームの1人としては、無事に社員総会が終了して安心しています…（笑）通常のお仕事が戻ってきたので、引き続き採用・社内広報に力を入れていきます🏴
ここまでご覧いただきありがとうございました！
皆さん少しお疲れ気味のお顔なので小さく…（配慮）
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たくさんの方にお会いできることを楽しみにしております👫♡