業務効率が驚くほど上がる～攻めのタスク管理講習を行いました！

こんにちは。
toridori広報担当です。

「営業資料作らなきゃ」「クライアントの対応をしなきゃ」「このあと新人教育もやらなきゃ」…と毎日多くの業務を抱えているというみなさんは、どのようにタスクを管理していますか？

今回は、若手メンバーを集めて行った、業務効率が驚くほど上がる『攻めのタスク管理講習』についてご紹介します。是非今、タスク管理に悩んでいる方は参考にしてみてくださいね。

大きな目標はどうやったら達成できるの？

1年や半期に1度、業務上の目標を設定する方は多いと思います。その際に大きな目標を書いたとします。例えば営業職として目標を「前年度売上150％超え」と設定したとしましょう。
では、果たしてその目標はどのようにしたら達成できるのでしょうか？

①とにかく営業に打ち込むこと？
②大きな案件を取ってくること？

確かに、日々の営業や大型案件の獲得は必要となります。しかしそれだけだと解像度が低いですよね。

①とにかく営業を打ち込むこと？
→営業活動にかまけて、報連相すらできていない。
②大きな案件を取ってくること？
→大きな案件は取ってくるけど、なかなか案件が進まない。

これで「前年度売上150％超え」という目標が達成できるでしょうか？できないですよね。

①とにかく営業に打ち込むこと？
→営業活動にかまけて、報連相すらできていない。
➡仕事が漏れている
②大きな案件を取ってくること？
→大きな案件は取ってくるけど、なかなか案件が進まない。
➡仕事が遅い

ということになりますよね。
みなさんお分かりかと思いますが、ここで重要になるのが、そう、”タスク管理”なのです。

毎日タスク管理をすることで、漏れなく＆業務効率を上げ、そして大きな目標を達成しましょう！
それではタスク管理の方法について、具体的にご説明します。

タスクは4種類に分けられます

全てのタスクは、重要度と緊急度によって大きく4つに分けられます。この表を『アイゼンハワー・マトリクス』と呼ばれる、アメリカ第 34 代大統領のドワイト D アイゼンハワーが考案し、実際に活用していた方法に基づく、時間管理方法のことです。

着手する順は

①重要だし必ずやるべき（重要度高×緊急度高）
②重要ではないが必ずやるべき（重要度低×緊急度高）
③重要でやれたらやるべき（重要度高×緊急度低）
④重要ではないがやれたらやるべき（重要度低×緊急度低）

になります。

感覚的にはこのような分布になります。何となく、割り振りができましたね。

具体的に見てみましょう。
例えば営業であれば、クライアントへの広告初稿の提出、インフルエンサー担当であれば、インフルエンサーから上がってきた初稿を営業に提出する、といったように分類されます。

重要度が把握できるタスク管理方法

緊急度は締切やスケジュールが決まっているため把握しやすいですが、重要度はなかなか管理しづらいですよね。では重要度を視覚的に把握するためには何をすべきなのでしょうか？

それは…《紙に書いて管理すること》

紙に書く事で頭の中が整理されます。また、完了なのか、未完了なのかも一目で把握できます。

また紙に書き出すにあたって、4つのポイントがあります。

ポイント①前日終業前にガッツリ書き出す＆始業前に軽くおさらい

もちろん当日の始業開始と同時にタスクを整理するのも良いですが、前日の終業前にまとめておくと、次の日焦ることなく業務を進めることができます。
また当日確認して、下記足りないタスクは追加しましょう。

ポイント②クライアントごとに書き出す

例えば営業職であれば一人で複数のクライアントとやりとりする場合があると思います。その際、業務のカテゴリごとにまとめるのは管理がかなり難しく、こんがらがってしまうこともあるため、クライアントごとに分けて書くのがオススメです。
採用担当は求人媒体ごと、エンジニアであれば開発機能ごとというように応用して対応タスクを分けましょう。

ポイント③タスク漏れ0へ！社内使用ツールを一巡

タスク管理をする上でタスクに”漏れがないか”の確認は最も重要です。そのため社内で使用している連絡ツールを一巡しましょう。特に自分宛に来ている内容や期日は入念に確認しましょう。

ポイント④クライアントや上司からの依頼は2種類で分ける！

タスクを書き出す基準は、「1分以内で対処できることはその場で行う、1分以上かかるものは書き出す」と決めておくと整理しやすいですよ。
そして、相手の対応待ちの場合でも、自分が担当の仕事であれば追っていきましょう。

着手順をおさらい

先程もご説明した通り、タスクを書き出せたら①～④の流れを確認します。

具体的にはこんな風に整理が可能です。優先順位が高いものからどんどんこなしていけば、明日から驚くほど業務効率が上がるはず…！
そしてタスク管理を毎日コツコツ積み重ねることで、毎日の生産性を上げ、大きな目標を達成しましょう！！

今回のように、toridoriでは若手メンバ－向けに「スキルアッププロジェクト」、マネージャークラスメンバー向けに「マネージャー研修」等、メンバーの成長を支援するような研修を多数開催しておりますので、今後もレポートしていきます。

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