10周年を祝して、３年ぶりに対面型の全社イベントを開催しました
こんにちは。トレタで総務を担当している梅村です。
トレタは2023年7月に創業10周年を迎えました。
10周年イベントの運営ディレクターとして、3年ぶりの対面開催のために取り組んだことや当日の様子などを振り返ってみたいと思います。
開催方法の変遷
トレタでは、毎年7月（周年イベント）と12月（忘年会）に全社イベントを開催しています。私が総務担当として全社イベントの運営に関わるようになったのは、コロナ禍の2021年7月の8周年イベントの時でした。コロナ禍以前の全社イベントは、オフィスに社員の家族を招いてお祭りをしたり、飲食店を貸し切って新VISION発表会や表彰式などをしたりしていました。
2020年以降は在宅勤務中心の働き方になり、それにあわせて全社イベントもオンライン開催が続きました。コロナ禍以前であれば普通にできていた社内コミュニケーションが希薄になったことや、入社してから１度も顔を合わせたことがない社員がいることから、部署の垣根や勤続年数の違いを超えてお互いを理解するきっかけとなるような、参加者が楽しめるイベントにしたいと開催を続けてきました。
2023年3月、政府決定による新型コロナウイルス感染症対策の見直しをうけ、7月に開催するトレタ10周年イベントは急遽対面型で開催することになりました。
「有志」から「業務」としての運営チーム結成
全社イベントの運営は総務担当だけで行っているわけではなく、社内コミュニケーションの活性化を目的に、毎回、立候補、推薦や勧誘により集まった有志で運営チームを結成していました。
志ある人たちが集まって企画・運営を行うという体制は非常に好ましいものですが、一方で熱意に頼っている面も否めず、開催毎に運営への関わり方の意識（コミット力）に差が出たり、集まるメンバーの属性（部署）が偏って、全社的な意見の吸い上げに課題を感じたりしていました。
そこで、今回は各部署から1名以上選出してもらい、運営業務も人事評価に組み込むことにしました。これによって、他タスクとの調整に後ろめたさを感じることなく、メンバー全員が堂々と業務として取り組む土台ができました。
10週年イベント運営チームは、11名のメンバーで結成されることになり、2023年4月から企画・制作・運営の活動がスタートしました。
未来に向けて
週1回の定例ミーティングの第1回目では、まずはどのようなテーマにするかの話し合いからスタート。議論を重ねた結果、過去を振り返るよりも、前向きに未来をワクワクと語れるようなテーマ「未来に向けて」に決まりました。
第1部は、10年後の未来を希望に溢れるものにしたいという想いから、副題を「10年後の展望」としました。代表の中村から10周年に寄せたお話と、各サービスのプロダクトオーナーから10年後の展望についてお話ししました。
第2部は、コロナ禍でコミュニケーションが希薄化している課題を踏まえ、今回のイベントを「同僚を、同じ志をもつ仲間として捉えてもらえるきっかけにしたい」という想いがありました。はじめましての人はもちろん、顔は見知っている人も、お互いを信頼できる関係を作ってもらうことで、より意欲的に仕事に臨めるように、との願いを込めて、副題は「仲間を知り、明日からの活力に」としました。
「未来に向けて」というテーマを感じてもらうために、10周年ロゴも作成して、ステッカーにして全員に配布しました。キラキラと輝く未来を感じてくれたと思います。
第2部の制作「レクリエーション」仲間を知る
運営チームが制作に大きく関わったのは、第2部です。第2部では、第1部からガラリと雰囲気を変え、全社員参加型のレクリエーションを2つ用意しました。
1つ目は、普段は業務上でのやりとりしかしていない社員のバックグラウンドを見せることで、新しい気づきや意外な共通点を知ることができるゲームを展開し、2つ目では、1つ目で知ったことをコミュニケーションの武器にしてもらい、異なる部署の人とたくさん会話することがメリットになるゲームとして仕立てました。
1つ目は「社員プロパティビンゴ」です。
実は、このビンゴのために1ヶ月前に全社員に、アンケートを実施しています。まさかビンゴになるとは気がつかなかったでしょう。
当日、全社員の名前がランダムに書いてあるビンゴシートを配布しましたが、ルール説明によって、アンケート回答がビンゴになっていると初めて明かされる仕組みです。
一般的なビンゴと同様に配布されたビンゴシートに書いてある名前が一致したら◯をつけ、縦横斜めで列が揃ったらビンゴ。ゲーム終了時点でビンゴの列が多い人が勝利となります。
アンケートは、”いつか自分の飲食店を持ちたい人”、”格闘技の有段者の人”など、仕事だけでは知り得なかった、その人の内面やバックグラウンドを知る機会を意識して質問を設計しました。
該当した人の中から数名には、インタビュー形式でお話を聞きました。こちらも大変盛り上がりました。
2つ目は、弊社のサービスであるトレタスタンプを使った「トレタスタンプ発行競争」です。部署ごとのQRコードをカードホルダーの名札に貼り付けて、イベント当日に全社員に配布します。
会場を自由に歩き回り、名刺交換のように相手の名札の裏にあるQRコードをスマホで読み込むと自分のスタンプ帳に１ポイントGETできる仕組み。ゲーム終了時点で最も多くのポイントを獲得した人が勝利となります。全部署のスタンプをGETした人にもシークレット賞を用意しました。
司会者の「スタート！」の掛け声と共に約100人が一斉にテーブルから離れ、コミュニケーションを取る光景に、「初めて対面で会う社員同士が遠慮しあって会場全体がシーンとしたらどうしよう」と心配していた気持ちが安堵に変わりました。
オンライン上でしか会ったことのない人と、ようやく対面できて嬉しかったと参加者から喜びの声が多くあがりました。
トレタの導入店を体験できる賞品
レクリエーションで勝利した方には、トレタの導入店を体験できる賞品をご用意しました。
社員プロパティビンゴの賞品は、社員のいろんな側面を知ることができるゲームなので、より深くコミュニケーションを取ってもらえるようトレタ100（トレタをご利用いただいている導入店様での懇親会費用を100％補助）を5名の方に進呈しました。
トレタスタンプ発行競争の賞品は、導入店様のお取り寄せを5名の方に進呈しました。利用した社員から喜びの声も届き、運営した私たちも嬉しい気持ちになりました。
最後に
全社イベントの運営は何度経験しても本当に大変です。ああでもないこうでもないと議論を重ね、いくつものシミュレーションやリハーサルをして、壁にぶち当たっては軌道修正をしながら、どうにかこうにか形にしていく作業や工程を経て当日を迎えます。
当日もトラブル対応からタイムスケジュール管理など、常に気を張っていなければなりません。
当日の参加者の楽しそうな様子を見ても、開催後のアンケートで寄せられる回答を読むまでは落ち着かなかったのですが、92%以上がテーマどおり「『仲間を知り、明日からの活力に』繋がった」、100％が「満足した」という回答でした。10周年にあるべきテーマの設定とそれを実現するための運営にたくさんの共感を得られたのだと実感することができました。
今後も期待の声に応えていけるよう頑張ってまいります。
